Сценарии использования платформы

Система ADVANTA покрывает все процессы проектного управления, обеспечивая реализацию множества сценариев применения для любых типов проектов

1. Управление портфелями и программами
2. Планирование проектов
3. Исполнение и контроль
4. Аналитика
5. Коммуникации и документы
6. Типы поддерживаемых проектов

1. Управление портфелями и программами

1.1. Реестры проектов, продуктов, активов

Выстраивание удобной структуры проектов, легкое управление большим количеством продуктов и активов в одном месте.

Назначайте задачи сотрудникам с возможностью проверки ее актуального статуса в любой момент времени.  Вы также сможете проверить результат: в системе его можно зафиксировать в виде документа, описания, приложенного к поручению или к дискуссии, если требуется совместное обсуждение.

1.2. Управление по контрольным точкам

Наглядное отслеживание рисков и прогресса по промежуточным результатам проектов.

Реализуйте управление проектами и портфелями проектов по одной из самых удобных методологий. Данный подход отлично показал себя на Олимпиаде в Сочи, именно на нем строится управление на нескольких десятках предприятий, входящих в ТОП 500 по версии РБК. Мы поможем вам настроить систему таким образом, чтобы управление проектом по контрольным точкам было простым и понятным.

1.3. Показатели портфелей (NPV, IRR и др.)

Повышение эффективности инвестиций в проекты.

ADVANTA автоматически анализирует ключевые финансовые показатели проектов (NPV, IRR, ROI) и сравнивает их с портфельными целями. Система выделяет проекты с низкой отдачей и предлагает варианты перераспределения бюджета. Например, вы можете увидеть, что инвестиции в проект А принесут 15% ROI, а в проект Б — всего 5%, и оперативно скорректировать стратегию.

1.4. Связь стратегии и проектов

Отслеживание мероприятий по достижению стратегических целей и влияния на них конкретных проектов.

Система строит «карту влияния»: каждый проект привязывается к KPI компании (например, «Увеличение доли рынка на 10%»). Вы видите, какие инициативы вносят максимальный вклад в стратегию, а какие — тормозят ее выполнение. Это помогает быстро перераспределять ресурсы между проектами.

1.5. Обеспечение работы по стандартам компании

Контроль соблюдения корпоративной методологии проектного менеджмента.

Выстраивание уникальных для компании этапов контроля проекта с учетом методологий. ADVANTA позволяет настроить этапы контроля, шаблоны документов и чек-листы в соответствии с методологией компании (например, PMBOK или Agile). Система автоматически проверяет, все ли этапы пройдены, и напоминает, если процесс отклоняется от стандарта. Доступны широкие возможности согласования документов, задач, проектов. Возможности управления задачами через канбан-доски, списки, Ганта, иерархию проектов и задач. 
 

2. Планирование проектов

2.1. Содержание и декомпозиция проектов

Быстро фиксируйте, управляйте и планируйте: задачи, поручения, стратегические инициативы.

Широкие возможности управления содержанием проекта и его декомпозиции при помощи специализированных инструментов:  иерархическая структура, диаграмма Ганта, канбан-доски, списки. Доступно быстрое создание новых задач и проектов. 
В системе ADVANTA элементами иерархической структуры и плана проекта могут быть не только этапы, задачи и контрольные точки, но и любые другие объекты управления, например: риски, контракты, поставки, продукты проекта и т.д.

2.2. Сроки и календарное планирование

Автоматический расчет длительности проекта с учета связей, версионирование базового плана.

С системой ADVANTA календарное планирование в проекте будет максимально простым и понятным как для руководителей, так и для рядовых сотрудников. Планируйте всё, начиная от задач и поручений, заканчивая стратегически важными инициативами и проектами. При изменении сроков внутри проектов система сама сигнализирует о сдвиге сроков и по проекту в целом, поэтому любые отклонения от первоначального плана будут прозрачны и предсказуемы. Построение БП, изменение дат в объектах влияет в режиме реального времени и на БП. 

2.3. Ресурсы

Расчет плановых трудозатрат для задач и проектов. Управление пулом доступной мощности.

ADVANTA позволит быстро получить полную картину по загрузке ваших сотрудников и по распределению нагрузки внутри команд или отделов. Кроме того, вы сможете:

• Получить сводку распределения ресурсов на одном экране
• Планировать трудозатраты
• Вести табели
• Анализировать загрузку сотрудников
• Рассчитывать проектную составляющую заработной платы

Вы всегда будете в курсе того, чем занят каждый из сотрудников, сможете своевременно прогнозировать пиковую загрузку и предпринимать меры по минимизации негативных последствий.

2.4. Финансы

Формирование бюджетов в разрезе этапов, задач, контрактов, статей затрат, периодов и т.п. Автоматическое перепланирование графика платежей с учетом изменения сроков в проекте.

ADVANTA позволяет настроить и контролировать основные аспекты управления финансами проектов:

• Планирование и учет затрат
• Управление бюджетами проекта
• Управление закупками
• Внедрение методики освоенного объема

Так процесс из трудозатратного и утомительного станет для вас простым и понятным.
 

3. Исполнение и контроль

3.1. Управление рисками

Учет и отслеживание рисков при планировании и реализации проектов.

С помощью системы ADVANTA вы легко сможете настроить управление рисками проекта. Система позволяет всем участникам проектной деятельности выявлять и фиксировать риски.  Для каждого риска можно завести отдельную карточку, в которой указывается вероятность возникновения, сумма возможного ущерба, область действия и другие важные параметры.

Учитывая вероятные суммы ущерба, вы сможете грамотно планировать необходимый для каждого проекта резерв. В дальнейшем ответственные за проект просто уточняют вероятностные оценки с помощью сбора автоматизированных форм, направляемых им по заданному расписанию.

На основе опыта реализованных проектов можно создать и регулярно обновлять реестр типовых рисков. Такой подход позволит своевременно выявлять угрозы и выстраивать эффективную систему защиты от них.

3.2. Постановка и контроль поручений

Фиксация внеплановых решений по отдельным проектам, проколов встреч и различных комитетов. Обеспечение исполнения поставленных поручений.

Система автоматизирует документирование всех ключевых решений: начиная с обсуждений, заканчивая формальными заседаниями и проектными комитетами. Каждое собрание/обсуждение/встреча фиксируется в системе, есть возможность связывать собрания/обсуждения/встречи с конкретным поручениями, задачами, рисками, проектами и другими объектами системы. Связи дают четкое понимание процесса выполнения задач и поручений на проектах, а также исключают возможность потери информации.

3.3. Мониторинг отклонений от плана

Автоматический сбор данных, расчет прогнозных и фактических отклонений, оперативные уведомления для руководства.

ADVANTA непрерывно анализирует сотни параметров выполнения проектов, выявляя аномалии по заложенным алгоритмам. Руководители получают персонализированные оповещения и конкретные данные о состоянии задач и ходе работ в проекте. Индикаторы отклонений могут быть легко включены в отчеты, электронные паспорта проектов и карточки отдельных задач, контрольных точек, других элементов проекта.

3.4. Прогресс и статусы

Актуальные статусы задач и проектов во всех местах системы, удобные инструменты для отслеживания прогресса.

Назначайте задачи сотрудникам с возможностью проверки ее актуального статуса в любой момент времени. Вы также сможете проверить результат: в системе его можно зафиксировать в виде документа, описания, приложенного к поручению или к дискуссии, если требуется совместное обсуждение.
 

4. Аналитика

4.1. Дашборды

Настраиваемые аналитические панели показателей в реальном времени с возможностью погружения в детали.

В системе можно создавать высокоинформативные и детально персонализированные дашборды, которые в режиме реального времени демонстрируют статус портфеля и отдельных проектов, план, прогнозы и фактические результаты работ (КТ, статусы задач, процент выполнение плана, бюджеты, ресурсы и т.д.). Дашборды позволяют получить глубинное исследование любых данных о проекте буквально в пару кликов.

4.2. Отчеты и выборки

Представление данных из системы в виде табличных перечней и реестров с визуальной настройкой фильтров, колонок и группировок

Наглядные дашборды обновляются в режиме реального времени, что позволит быстро разобраться в текущей ситуации и контролировать состояние дел, а разнообразные отчеты добавят ясности даже в самых запутанных проектах. ADVANTA поддерживает синхронизацию с другими системами управления проектами и системами учета, поэтому вы всегда будете видеть актуальную информацию.

4.3. Сводные отчеты

Консолидация и анализ показателей в различных разрезах на базе встроенных в систему OLAP-кубов.

ADVANTA предоставляет мощные инструменты многомерного анализа данных через OLAP-технологии. Система автоматически агрегирует показатели проектов по любым измерениям: временным периодам, подразделениям, типам проектов. Особенность — мгновенный пересчет всех метрик при малейших изменениях в проектах и связанных с ним данных.

4.4. Отчеты на базе XLS

Построение отчетов на основе данных из системы с их выводом по шаблону из XLS-файла.

Пользователи могут создавать профессиональные отчеты за минуты, используя библиотеку готовых XLS-шаблонов. Особенность — возможность настройки «живых» связей между шаблоном XLS и актуальными данными системы при помощи периодической выгрузки данных.
 

5. Коммуникации и документы

5.1. Совещания, протоколы, мероприятия

Ведение в системе повестки, протокола, принятых решений по встречам и совещаниям.

Проектное управление часто требует проведения совещаний и других мероприятий, необходимых для достижения общей цели. Теперь вы легко сможете назначить их в удобное всем время — просто посмотрите загрузку нужных сотрудников в календаре и назначьте встречу в один клик. Вы можете пригласить сотрудников по отдельности или отдел целиком. После окончания мероприятия вы легко сможете прикрепить протокол встречи или другие нужные документы, зафиксировать поручения или поставить задачи. Ответственные сотрудники увидят их на рабочем столе в режиме реального времени.

5.2. Обсуждения и согласования

Согласование и обсуждение документов, работ, трудозатрат через специальный интерфейс.

ADVANTA поможет организовать прозрачный и удобный механизм совместной работы, чтобы обсуждения, решения и идеи были зафиксированы, и у всех сотрудников была «единая версия правды». Это поможет повысить уровень управленческой дисциплины и сделает процесс коммуникации простым и понятным для каждого сотрудника, будь то топ-менеджер или рядовой исполнитель. Приглашая людей к обсуждению, вы можете быть уверены в том, что ваш запрос увидят. Также вы упростите процесс согласования важных решений и документов, ведь задать все интересующие вопросы можно прямо под главным обсуждением.

5.3. Хранение информации и документов

Единый реестр файлов и информации о проектах компании.

Сделайте базу знаний удобной и доступной каждому сотруднику компании. Структурируйте информацию по разделам, сохраняйте документы, шаблоны, презентации или видеофайлы. При необходимости вы можете создавать обучающие курсы с возможностью отслеживать прогресс каждого их участника, добавляя материал в систему или сопровождая его ссылками на внешние ресурсы. Система геймификации поможет всем сотрудникам включиться в процесс, а поддерживать базу знаний в актуальном состоянии сможет любой сотрудник компании.

5.4. Уведомления на почту и мессенджеры

Своевременные уведомления о событиях.

Будьте всегда в курсе изменений ваших задач, проектов, документов — система оповещений детально проинформирует вас даже о малейших изменениях или правках. Все оповещения находятся в специализированном месте и доступны в любой момент работы с системой.
 

6. Типы проектов, которыми управляют в ADVANTA

6.1 Проекты развития