Сценарии использования ADVANTA: как управлять проектами с системой

Планирование

Сценарии использования системы управления проектами ADVANTA

Календарное планирование

С системой ADVANTA календарное планирование в проекте будет максимально простым и понятным как для руководителей, так и для рядовых сотрудников.

Планируйте все, начиная от задач и поручений, заканчивая стратегически важными инициативами и проектами. При изменении сроков внутри проектов система сама сигнализирует о сдвиге сроков и по проекту в целом, поэтому любые отклонения от первоначального плана будут прозрачны и предсказуемы.

Управление человеческими ресурсами

ADVANTA позволит быстро получить полную картину по загрузке ваших сотрудников и по распределению нагрузки внутри команд или отделов. Кроме того, вы сможете:

Получить сводку распределения ресурсов на одном экране
Планировать трудозатраты
Вести табели
Анализировать загрузку сотрудников
Рассчитывать проектную составляющую заработной платы

Вы всегда будете в курсе того, чем занят каждый из сотрудников, сможете своевременно прогнозировать пиковую загрузку и предпринимать меры по минимизации негативных последствий.

Управление рисками

С помощью системы ADVANTA вы легко сможете настроить управление рисками проекта. Система позволяет всем участникам проектной деятельности выявлять и фиксировать риски. Для каждого риска можно завести отдельную карточку, в которой указывается вероятность возникновения, сумма возможного ущерба, область действия и другие важные параметры.

Учитывая вероятные суммы ущерба, вы сможете грамотно планировать необходимый для каждого проекта резерв. В дальнейшем ответственные за проект просто уточняют вероятностные оценки с помощью сбора автоматизированных форм, направляемых им по заданному расписанию.

В последующем можно создать реестр типовых рисков, который, при необходимости, можно пополнять, анализируя опыт реализованных проектов. Таким образом, вы сможете эффективнее планировать нужные мероприятия, застраховать проект от неожиданных трудностей и грамотнее спланировать действия, направленные на борьбу с рисками.

Совещания и мероприятия

Проектное управление часто требует проведения совещаний и других мероприятий, необходимых для достижения общей цели. Теперь вы легко сможете назначить их в удобное всем время – просто посмотрите загрузку нужных сотрудников в календаре и назначьте встречу в один клик. Вы можете пригласить сотрудников по отдельности или отдел целиком. После окончания мероприятия вы легко сможете прикрепить протокол встречи или другие нужные документы, зафиксировать поручения или поставить задачи. Ответственные сотрудники увидят их на рабочем столе в режиме реального времени.

Мониторинг и контроль

Мониторинг реестра проектов

Наглядные дашборды обновляются в режиме реального времени, что позволит быстро разобраться в текущей ситуации и контролировать состояние дел, а разнообразные отчеты добавят ясности даже в самых запутанных проектах. ADVANTA поддерживает синхронизацию с другими системами управления проектами и системами учета, поэтому вы всегда будете видеть актуальную информацию.

Управление по контрольным точками

Реализуйте управление проектами и портфелями проектов по одной из самых удобных методологий. Данный подход отлично показал себя на Олимпиаде в Сочи, именно на нем строится управление на нескольких десятках предприятий, входящих в ТОП 500 по версии РБК. Мы поможем вам настроить систему таким образом, чтобы управление проектом по контрольным точкам было простым и понятным.

Управление финансами

ADVANTA позволяет настроить и контролировать основные
аспекты управления финансами проектов:

Планирование и учет затрат
Управление бюджетами проекта
Управление закупками
Внедрение методики освоенного объема

Так процесс из трудозатратного и утомительного станет для вас простым и понятным.

Контроль задач и поручений проектов

Назначайте задачи сотрудникам с возможностью проверки ее актуального статуса в любой момент времени. Вы также сможете проверить результат: в системе его можно зафиксировать в виде документа, описания, приложенного к поручению или к дискуссии, если требуется совместное обсуждение.

Коммуникации

Коммуникации и совместная работа

ADVANTA поможет организовать прозрачный и удобный механизм совместной работы, чтобы обсуждения, решения и идеи были зафиксированы, и у всех сотрудников была «единая версия правды». Это поможет повысить уровень управленческой дисциплины и сделает процесс коммуникации простым и понятным для каждого сотрудника, будь то топ-менеджер или рядовой исполнитель. Приглашая людей к обсуждению, вы можете быть уверены в том, что ваш запрос увидят. Также вы упростите процесс согласования важных решений и документов, ведь задать все интересующие вопросы можно прямо под главным обсуждением.

Хранение информации

Управление знаниями по проектам

Сделайте базу знаний удобной и доступной каждому сотруднику компании. Структурируйте информацию по разделам, сохраняйте документы, шаблоны, презентации или видеофайлы. При необходимости, вы можете создавать обучающие курсы с возможностью отслеживать прогресс каждого их участника, добавляя материал в систему или сопровождая его ссылками на внешние ресурсы. Система геймификации поможет всем сотрудникам включиться в процесс, а поддерживать базу знаний в актуальном состоянии сможет любой сотрудник компании.

Протестируйте возможности системы в демоверсии продукта