Зачем нужен PMO современному бизнесу: управляем портфелем проектов
Управление портфелем проектов без современного подхода имеет низкую производительность. На помощь руководству компании может прийти проектный подход и проектный офис (англ. Project Management Office, PMO) — как оптимальный формат для организации и контроля проектных процессов.
Соответственно для успешного PMO необходимы современные инструменты и понимание важности автоматизации и оптимизации процессов. В материале разбираемся:
- зачем современному бизнесу нужен проектный офис,
- как улучшить управление портфелем проектов в собственной компании за счет современных инструментов,
- как оценить преимущества и эффективность современных инструментов в организации и управлении PMO.
Содержание
- Зачем современному бизнесу нужна организация проектного офиса
- Как построено управление портфелем проектов в проектном офисе
- Как сделать управление портфелем проектов эффективным: инструменты и практики для проектного офиса
- Какие эффекты и преимущества получает бизнес благодаря внедрению ИСУП в работу проектного офиса
Зачем современному бизнесу нужна организация проектного офиса
Более десяти лет внедрение проектного подхода и организация проектного офиса для его реализации становятся все более распространенной практикой для средних и крупных российских компаний. Именно за этим форматом в бизнес-среде закрепилась слава наиболее эффективного, жизнеспособного и перспективного.
В чем ценность проектного подхода?
Проектный подход в бизнесе ценен своим фокусом на достижении конкретных целей в определенные сроки, что позволяет организациям гибко реагировать на изменения рынка и потребности клиентов.
Этот метод работы способствует:
- более эффективному управлению ресурсами, позволяя точно распределять их в зависимости от приоритетов и актуальности проектов,
- четкой постановке временных рамок и определению контрольных точек,
- быстрому выявлению и решению проблем,
- повышению качества продукции и услуг, и пр.
Проектный подход помогает в достижении оперативных бизнес-целей и формирует динамичную корпоративную культуру, ориентированную на постоянное улучшение и рост:
- стимулирует командную работу и кросс-функциональное взаимодействие,
- позволяет объединять разнообразные навыки и экспертизу сотрудников,
- создает возможность для генерации инновационных идей и решений.
Организация проектного офиса (PMO) как рабочего формата
Организация проектного офиса в современном бизнесе играет ключевую роль в достижении стратегических целей компании, успешном управлении проектами, портфелем(-ями) проектов. В дополнение к базовым аспектам управления, современный проектный офис делает ставку на автоматизацию рутинных процессов и проводит оптимизацию ресурсов.
Централизованное управление портфелем проектов
Централизованное управление портфелем проектов или множеством проектов способствует более высокой степени контроля и координации. Для крупных коммерческих или государственных организаций, где одновременно реализуется множество проектов, это становится спасением.
Благодаря систематизированному подходу к управлению проектами, PMO:
- обеспечивает эффективное распределение задач,
- помогает избежать дублирования усилий,
- гарантирует, что все проекты движутся в одном направлении, соответствующем стратегическим целям компании.
Автоматизация рутинных процессов
С помощью современных программных инструментов и технологий проектный офис может автоматизировать множество административных задач, таких как
- составление отчетов,
- мониторинг выполнения задач,
- планирование ресурсов.
Это освобождает ценные человеческие ресурсы от рутинной работы — в первую очередь, руководство компании и подразделений, позволяя им сосредоточиться на более сложных и творческих аспектах проектов.
Автоматизация также минимизирует вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных, что в свою очередь повышает доверие к получаемым результатам.
Оптимизация и контроль ресурсов
Проектный офис способствует оптимизации временных и человеческих ресурсов. Эффективная система управления проектами позволяет:
- выявлять узкие места и разрабатывать стратегии для их устранения,
- управлять распределением задач,
- учитывать загруженность сотрудников,
- оптимально выделять ресурсы на основе приоритетов проектов.
Это, в свою очередь, приводит к сокращению времени, необходимого для достижения результатов, более эффективному использованию человеческого потенциала, материальных и нематериальных ресурсов.
Мониторинг и оценка результативности проектов
Проектный офис
- собирает и анализирует данные о ходе выполнения проектов,
- своевременно выявляет проблемы и риски,
- адаптирует планы в соответствии с актуальными условиями.
Такой аналитический подход способствует не только повышению качества управляемости текущими проектами, но и улучшению планирования будущих инициатив.
Создание единого информационного пространства для всех сторон
Проектный офис служит центром, где хранятся все документы, отчеты и информация о проекте. Это обеспечивает доступ к актуальной информации для всех заинтересованных сторон, способствует повышению прозрачности процессов и облегчает коммуникацию между командами и руководством.
Формирование новой корпоративной культуры
Ориентация на эффективность и инновации, понимание ценности и преимуществ проектного подхода — от проектного офиса зависит, смогут ли сотрудники компании перестроиться и по-новому оценить перспективы компании, в которой они работают.
Проектный офис
- стимулирует обмен опытом и лучшими практиками,
- способствует обучению и развитию сотрудников,
- повышает общий уровень компетентности работников компании.
Организация проектного офиса в современном бизнесе является необходимым шагом для повышения общей эффективности управления проектами, оптимизации ресурсов и внедрения современных технологий автоматизации, что позволяет значительно повысить конкурентоспособность компании.
Как построено управление портфелем проектов в проектном офисе
Управление портфелем проектов включает множество функций, каждая из которых играет важную роль в достижении стратегических целей, обеспечении эффективности и выполнения проектов.
Определение стратегических приоритетов
Содержание работ Анализ текущих бизнес-целей и приоритетов для формирования стратегии выбора проектов
Пример работ Проводятся регулярные встречи с руководством для обсуждения актуальных целей и определения, какие проекты соответствуют этим приоритетам
Оценка проектов / Управление инициативами
Содержание работ Проведение всесторонней оценки потенциальных проектов с точки зрения рисков, затрат и ожидаемых выгод
Пример работ Использование методик, например, анализа затрат и выгод или SWOT-анализа, чтобы определить, какие проекты стоит включать в портфель
Управление ресурсами
Содержание работ Оптимизация распределения ресурсов между проектами для достижения максимальной эффективности
Пример работ Создание единой базы данных о доступных ресурсах и их загруженности для планирования максимального использования
Мониторинг и оценка результатов
Содержание работ Постоянный контроль за ходом выполнения проектов, включая сроки, бюджет и качество
Пример работ Использование дашбордов и отчетов для отслеживания ключевых показателей успешности (KPI) и своевременной коррекции действия в случае отклонений
Управление рисками
Содержание работ Идентификация, анализ и разработка стратегий минимизации рисков, связанных с проектами
Пример работ Создание реестра рисков и регулярное его обновление с проведением семинаров по управлению рисками для проектных команд
Коммуникации и отчетность
Содержание работ Обеспечение прозрачности и регулярное информирование заинтересованных сторон о ходе проектов
Пример работ Разработка шаблонов отчетов для регулярно обновляемой информации о состоянии портфеля проектов и проведении встреч с ключевыми заинтересованными сторонами
Управление изменениями
Содержание работ Организация процесса обсуждения и согласования изменений в проектах и портфеле в целом
Пример работ Разработка процедур для подачи, оценки и утверждения изменений в рамках проектов и их интеграция в общий процесс управления портфелем
Постоянное улучшение процессов
Содержание работ Оценка и оптимизация методологий и инструментов проектного управления на основе полученного опыта
Пример работ Регулярные обзоры и презентации завершенных проектов для выявления успешных практик и уроков, которые можно применить в будущем
Как сделать управление портфелем проектов эффективным: инструменты и практики для проектного офиса
Эффективность управления портфелем проектов может значительно повысится благодаря использованию различных инструментов и практик в проектном офисе. Максимального результата помогают добиваться различные методологии и технологические решения.
Применяйте системный подход
Применение Внедрение системного подхода в первую очередь необходимо для оценки и приоритизации проектов
Возможные методы 1. Матрица приоритетов: проекты оцениваются по критериям, включая их стратегическую важность, потенциальный доход и риски
Нацеленность Помогает определить, какие проекты следует продолжать, а какие могут быть заморожены или отменены
2. Регулярные сессии по пересмотру портфеля, чтобы своевременно учитывать изменения во внешней среде и внутренние ресурсы компании
Налаживайте управление коммуникациями
Применение Привлечение и своевременное информирование всех заинтересованных сторон, вовлеченных в проектные процессы
Возможные методы 1. Дашборды и визуализация обеспечивают представление о состоянии проектов
Нацеленность Необходимо для высокой видимости проектного управления, быстрой скорости реакций и принятия решений
2. Программы для совместной работы, такие как аналоги Trello или Asana, упрощает процесс управления задачами и взаимодействие между командами
Контролируйте выполнение проектов и просчитывайте риски
Применение Назначение ответственных лиц / распределение проектных ролей для успешной реализации проектов и контроля портфеля проектов
Возможные методы 1. Внедрение ключевых показателей эффективности (KPI) для стандартизации и быстроты оценки текущих процессов
Нацеленность Выявление потенциальных рисков и их воздействия на проекты, снижение вероятности попадания в критические ситуации
2. Создание и обновление реестров рисков для быстрой реакции на негативные события
Разработайте управление изменениями
Применение Создание четких процедур для запроса и одобрения изменений
Возможные методы 1. Ротация проектных команд с целью получения нового опыта
Нацеленность Поддержание структуры управления и минимизация хаоса
2. Регулярное обучение и переобучение сотрудников новым технологиям, подходами т.п.
Улучшайте процессы и формируйте новые ценности
Применение Влияние на корпоративную культуру организации, поиск и адаптация лучших практик для будущих проектов
Возможные методы 1. Проведение ретроспектив по завершении проектов для изучения успешных практик и неудач в целью улучшить будущие проекты
Нацеленность Общий рост, эффективность и успех для бизнеса и причастных к его развитию людей
2. Методы Agile для увеличения скорости выпуска и повышения качества продукции
С учетом всех этих аспектов, наиболее оптимальным инструментом для управления портфелем проектов является система управления проектами.
Информационная / Корпоративная система управления проектами (ИСУП или КСУП)
- обеспечивает интеграцию всех вышеперечисленных практик и инструментов в одной платформе,
- структурирует и упрощает процесс управления,
- повышает его прозрачность и отчетность.
Именно с помощью надежной системы управления проектами можно добиться максимальной синергии между проектами, что в конечном итоге приведет к успешной реализации стратегических целей компании.
Какие эффекты и преимущества получает бизнес благодаря внедрению ИСУП в работу проектного офиса
| Эффекты внедрения ИСУП | Результаты |
| Единый источник информации | Информация о проектах доступна всем в одном источнике |
| Четкое планирование по срокам | Соблюдение и сокращение сроков |
| Эффективное управление ресурсами | Довольные и мотивированные сотрудники, сохраненные материальные ресурсы |
| Ранняя идентификация рисков | Оперативное управление рисками и преодоление кризисных ситуаций |
| Планирование бюджета | Финансовая стабильность и увеличение прибыли |
| Управление поставщиками | Отлаженная коммуникация и производственная цепочка |
| Увеличение прозрачности | Прозрачные процессы на разных уровнях, в первую очередь — прозрачная картина по портфелю проектов и финансовым показателям для ТОП-руководства |
| Рост количества проектов при тех же ресурсах | Рост результативности и масштабирование проектной деятельности |
| Стандартизация проектных процессов | Единый подход к ведению и управлению проектами в разных подразделениях |
| Автоматизация рабочих процессов и отчетности | Экономия временных ресурсов всех участников проектных процессов |
Выгоды
От 7 до 52% снижения отклонений по срокам проектов
От 5 до 34% сокращения отклонений по проектным бюджетам
От 45 до 200% больше проектов единовременно при тех же ресурсах
Какие результаты можно ожидать?
На 16 – 54% уменьшаются трудозатраты проектного офиса на контроль
На 10 – 28% увеличивается скорость принятия решений
На 40 – 71% повышается скорость эскалации проблем и согласований
На 13 – 49% экономится время руководства на совещания и контроль
На 50 – 77% сокращаются трудозатраты на рутинные процессы
На 18 – 53% снижается количество рабочих ошибок
