Внедрение системы управления проектами: как побороть сопротивление
Внедрение системы управления проектами — один из ключевых вопросов модернизации управления проектами и развития проектного подхода. Этот процесс нередко сопровождает сопротивление: со стороны сотрудников, подразделений и даже руководства.
В материале делимся,
- с какими проблемами сталкиваются команды проектных офисов при внедрении инструментов проектного управления,
- как провести успешное внедрение специализированной информационной системы управления проектами (ИСУП) как базового инструмента,
- как вовлечь большее количество участников проектов в проектную деятельность и работу в ИСУП.
Содержание
Особенности внедрения системы управления проектами
Внедрение системы управления проектами — сложный и многоэтапный процесс, требующий тщательного планирования и исполнения.
Основные ключевые особенности этого процесса включают в себя
- определение целей и требований,
- выбор подходящей системы,
- подготовку команды,
- настройку и адаптацию системы,
- обучение пользователей и мониторинг результатов.
Определение целей и требований
Необходимо четко понимать,
- какие задачи должно решить новое программное обеспечение,
- какие функции являются приоритетными,
- как система будет интегрирована с уже существующими процессами.
Это поможет избежать ненужных затрат на функционал, который не будет использоваться.
Выбор подходящей системы управления проектами
На этом этапе важно провести анализ доступных решений на рынке, чтобы найти ту систему, которая отвечает требованиям организации. Нужно учитывать такие факторы, как удобство использования, стоимость, возможности интеграции и поддержку.
В материале вы найдете более подробную информацию, как выбирать систему.
Подготовка команды
Ваши коллеги будут работать с новой системой. Готовы ли они к изменениям? Как воспримут новый инструмент?
Подготовка в себя не только привлечение IT-специалистов из техподдержки, но и формирование группы пользователей из разных подразделений. Эти люди будут не только обучаться работе с системой, но и давать обратную связь на всех этапах внедрения.
Настройка и адаптация системы
Настройка под конкретные нужды организации может включать в себя конфигурацию интерфейса, создание шаблонов проектов, настройку отчетности и других функций.
Важно обеспечить, чтобы система была максимально удобной и эффективной для конечных пользователей.
Обучение пользователей
Один из наиболее критических этапов внедрения. Необходимо организовать курсы, тренинги и различные обучающие сессии, которые помогут команде овладеть новыми инструментами.
Удобный доступ к обучающим материалам, поддержка со стороны Проектного офиса и техподдержка со стороны разработчика ПО во время первых месяцев использования системы также способствуют успешной адаптации.
Мониторинг результатов
Этот этап, который позволяет оценить эффективность внедренной системы.
Важно регулярно собирать отзывы пользователей, проводить анализ выполнения проектов и вносить необходимые изменения для улучшения работы. Возможно, команда Проектного офиса выберет метрики, которые помогут оценить эффективность процесса внедрения.
Это поможет не только оптимизировать текущие процессы, но и повысить удовлетворенность сотрудников и клиентов.
Факторы успеха внедрения СУП
Наличие вызова «Нашей проектной деятельности требуется упорядоченность / масштабирование / единое пространство для фиксации и контроля / новый подход к управлению»
Осознанная необходимость «Мы знаем, что СУП станет эффективным инструментом для достижения нашей цели»
Наличие заказчика «Мы в Проектном офисе вместе с топ-менеджментом заинтересованы в том, чтобы найти лучшее ПО для управления проектами»
Сильная команда внедрения «Наш Проектный офис принимает все вызовы, с которыми мы столкнемся при поиске и внедрении СУП»
Внедрение системы управления проектами требует комплексного подхода и тщательной проработки всех этапов, что позволит достичь максимальной эффективности и улучшить результаты работы всей команды.
Страхи перед внедрением системы управления проектами
Руководители проектных офисов нередко сталкиваются с рядом проблем на разных уровнях проектной деятельности. Кратко их можно обозначить следующим образом:
- отсутствие компетенций,
- страх потери управляемости,
- неготовность к системной работе,
- критика,
- игнорирование.
Конечно, все эти вызовы связаны с человеческим ресурсом, участниками проектной деятельности, а также заинтересованными сторонами.
К примеру, многолетний опыт Анны Телицыной, эксперта-практика, руководителя проектного офиса и одного из клиентов ADVANTA, подтверждает: проектное управление подчиняется принципу 20/80.
20% успеха внедрения проектного управления зависит от правильной реализации процессов. 80% — от человеческого поведения.
Если глубже разбирать страхи сотрудников, то в этом ключе можно сделать выводы, что внедрение системы управления проектами:
- выявит все больные места в компании / в бизнесе / в отдельном подразделении или коллективе,
- покажет (не)компетентность руководителей,
- не даст быстро результатов, на которые рассчитывают в команде,
- приведет к выгоранию как сам Проектный офис, так и сотрудников,
- ослабит контроль из-за повышенного уровня страха и даст обратный результат — не систематизируем проектную деятельность, а наоборот ее дестабилизирует,
- создаст дополнительные расходы и бюрократизацию процессов
- не окупится в малых масштабах
Преодолеть страхи, а также справиться с адаптивными и техническими вызовами, в первую очередь, может помочь коллективу руководитель проектного офиса — как лидер внедрения изменений.
6 способов преодоления страха перед изменениями
1️⃣ Обучение
Обучение и информирование персонала в ходе процесса внедрения СУП должно быть стабильным, регулярным и продуманным, а также обязательно поддерживаться обратной связью и обменом мнений.
Главную роль в этом процессе играет Проектный офис, который может заручиться поддержкой с стороны разработчика ПО (внешний источник) и HR-отдела (внутренний источник).
2️⃣ Участие
Внедрение системы управления проектами требует участия и вовлеченности разных сторон. Опыт подсказывает, что топ-менеджмент нередко отслеживает именно фактор вовлеченности своих сотрудников, когда речь идет о запуске СУП.
3️⃣ Помощь и поддержка
Команда Проектного офиса должна быть готова к тому, что адаптация каждого сотрудника может проходить по-разному. Кому-то обновления и новые навыки даются легко, а кто-то может уйти в полное отрицание и бойкотировать процессы.
4️⃣ Обсуждение условий
Обмен мнения и регулярная обратная связь необходимы, в первую очередь, для обсуждения дальнейших условий работы.
Изменятся ли рабочие и проектные процессы? Станут ли проще и эффективнее? Или на некоторые аспекты придется посмотреть с другой или вовсе новой стороны? Все эти вопросы необходимо обсуждать, и здоровая открытая коммуникация — ваш козырь.
5️⃣ Кооптация
Кооптация, т.е. пополнение штата дополнительными кадрами при необходимости, также может помочь быстрее и спокойнее реализовать внедрение системы управления проектами.
Возможно, вам потребуется дополнительный IT-специалист, который будет отдельно отвечать за состояние системы внутри компании. Или вы пересмотрите и расширите состав Проектного офиса, включив в него авторитетного коллегу и лидера мнений, который смягчит сопротивление.
Последний вариант, кстати, можно отнести к психологической работе. Манипуляция не самый полезный и правильный метод, к которому стоит прибегать часто. Но иногда именно сотрудничество с лидерами мнений и учет их влияния на коллектив может облегчить процесс внедрения.
6️⃣ Принуждение
Вслед за манипуляцией более жестким методом психологического воздействия может стать явное или неявное принуждение. Например, в рамках компании / организации вопрос внедрения системы управления проектами можно решить на уровне приказа высшего руководства и соответствующей документации.
Опыт подсказывает, что принуждение как метод также потребует большой внутренней работы с командой, т.к. в этом случае процесс внедрения может саботироваться не одним человеком, а целой группой несогласных.
Что сделать Проектному офису, чтобы помочь процессу внедрения: советы эксперта
По мнению эксперта Анны Телицыной, внедрение системы управления проектами может пройти слаженно и без нареканий, если команда Проектного офиса сделает всё, чтобы стать лидером мнений в своей компании.
Для доказательства своей востребованности и реальной пользы Проектному офису и его руководителю необходимо:
1. Фиксировать и показывать потери, т.е. открыто говорить об убытках компании с руководством и сотрудниками («как и когда внедрение СУП поможет восполнить потери»).
2. Располагать антикризисным планом, т.е. быстро реагировать на кризисные ситуации, проблемы и предлагать их решения в моменте («что мы можем сделать прямо сейчас») и с учетом будущих шагов («как мы можем избежать подобных ситуаций»).
3. Проводить регулярную оценку проектного бюджета, т.е. выявлять рентабельные и нерентабельные проекты. Само внедрение СУП, по сути, является таким же инвестиционным проектом для любой организации.
4. Фиксировать договоренности, т.е. изначально составить план внедрения и адаптации СУП для сотрудников, утвердить его и планомерно следовать каждому пункту.
Заключение
Внедрение системы управления проектами и адаптация сотрудников компании, реализующей проектный подход, возможна при соблюдении ряда условий.
Главным из них является достижение Проектным офисом флагманского статуса — лидера мнений, чьи действия и стремления к переменам несут благо для всей компании.
Для этого необходимо подходить к процессу внедрения с понимаем, что это небыстрый процесс. Он требует:
- прозрачности,
- постоянной открытой коммуникации,
- критического мышления,
- умения смотреть в будущее,
- исоздания условий полного доверия.
В рамках процесса внедрения важно работать с корпоративной культурой компании, создавать условия для роста сотрудников через обучение и поддержку.
Стоит помнить, что изменения — это взаимный процесс. В иерархии компании убедительное обоснование сверху вниз позволит побороть сопротивление и даст положительный отклик снизу вверх.
