Управление ИТ-проектами: как выводить их в срок и бюджет с помощью ИСУП

Почему ИТ-проекты проваливаются: основные причины

Зачастую корень проблемы лежит не в коде, который пишут разработчики, а в других более комплексных проблемах. Их понимание является критически важным шагом для любого руководителя.

• Коммуникации как главная боль. Большинство проблем в ИТ‑проектах — коммуникационные: бизнес и ИТ говорят на разных языках.
• Сопротивление и интересы стейкхолдеров. Часть участников не заинтересована в прозрачности и изменениях процессов. Если не разрешить эти вопросы сразу, то проект столкнется с рядом проблем, что приведет к его провалу.
• Завышенные ожидания. Трейлерный эффект презентаций и интерфейсов формирует нереалистичную картину легкости внедрения. На практике требуется трезвое планирование и управление ожиданиями по версиям.
• Архитектурный долг. Точечная автоматизация без общей архитектуры порождает несогласованность и конкуренцию за ресурс: архитекторы, админы, разработчики.
• Дефицит кадров. Нехватка узких специалистов и долгий процесс поиска.

Нужна сквозная картина: приоритеты, согласованная архитектура и этапность, чтобы фронт и бэкенд развивались синхронно. Трансформацию лучше дробить на короткие этапы (6–12 месяцев), регулярно пересматривать цели или дорожную карту, удерживать реалистичный уровень амбиций.

Коммуникации — главный вызов: как навести порядок в процессах

Эффективная коммуникация — ключевой фактор успешного выполнения задач и достижения поставленных целей. Налаженные каналы обмена информацией и единый источник актуальных данных помогут избежать большинства проблем: непонимание требований и целей проекта, недостаток обратной связи, отсутствие четких зон ответственности, конфликты внутри команды.

Чтобы коммуникации работали необходимо создать единую для всех участников среду, где статусы, риски, решения и роли понятны всем. На установочную встречу стоит обязательно позвать юристов, представителей информационной безопасности, финансистов. Это снизит риск блокировок ИТ-проекта. В ADVANTA коммуникации команды на ИТ-проекте полностью закрываются при помощи следующих инструментов.

Инструменты управления ИТ‑проектами: какой функционал ИСУП критически важен

Cистема управления ИТ-проектами — минимум для сложных ИТ-инициатив. Она не заменяет методологию и людей, но снижает нагрузку и обеспечивает единый источник правды. Ключевые акценты: интеграции с внешними системами, одна точка входа для статусов, финансов, документов, рисков и удобное переключение от портфеля к деталям. При этом ADVANTA регулярно фиксирует, что после внедрения ключевых инструментом ИСУП, компаниям удается повысить показатели в портфеле ит-проектах.

Единый дашборд для контроля портфеля проектов

Проблема: руководство не видит общей картины по всем проектам.

Решение: портфельный дашборд в системе ADVANTA дает единую точку входа для статусов, финансов и рисков.

Портфельный дашборд показывает в какой зоне проект, что именно происходит, и куда погрузиться для разбора причин. Важно, что дашборд превращается в единый источник правды для принятия решений.

В ИСУП ADVANTA дашборды помогают руководителю проанализировать данные по бюджетам, срокам, загрузке ресурсов и рискам, понять здоровье проекта

Детальное планирование: карточка проекта, диаграмма Ганта, формы статусов

Карточка ИТ‑проекта

Проблема: информация о проекте разрознена и не видно его связи с портфелем.

Решение: карточка ИТ‑проекта в системе ADVANTA концентрирует ключевые данные в едином формате.

Карточка ИТ‑проекта отражает место в программе трансформации, показатели, жизненный цикл, реквизиты для документов и артефактов. Отсюда видна вся проблематика конкретного проекта и то, как он связан с портфелем.

Карточка ИТ-проекта в ИСУП ADVANTA отображает всю необходимую информацию для его мониторинга и поддержки

План‑график и диаграмма Ганта

Проблема: решения и поручения теряются между совещаниями, а ход проекта становится непрозрачным.

Решение: план‑график и диаграмма Ганта в системе ADVANTA отображают план и поручения с возможностью выгрузки протоколов.

План‑график и диаграмма Ганта нужны не ради красоты, а как операционная доска. В них ведут и план, и, при необходимости, набор поручений по совещаниям с возможностью выгрузить протокол во внешний документ. То есть решения не теряются между встречами, а попадают в управляемый контур.

Диаграмма Ганта в ИСУП ADVANTA: планирование этапов, контроль зависимостей и отслеживание прогресса в реальном времени.

Формы сбора статусов

Проблема: ручной сбор статусов занимает много времени.

Решение: формы сбора статусов в системе ADVANTA сокращают затраты времени и превращают отчётность в управляемый запрос ресурса.

Формы сбора статусов экономят время и легализуют эскалацию. Система показывает в оперативном окне только то, на что нужно ответить. Измерения в ADVANTA подтверждают, что на 6 проектов уходит примерно 25 минут в неделю. Варианты ответа включают: «проблемы нет», «решу сам», «нужна помощь», что превращает статус в управляемый запрос ресурса.

Создание формы для сбора статусов в ИСУП ADVANTA позволяет отследить, как двигается работа по определённым задачам

Управление рисками и ресурсами в ИТ‑проектах

Каждый третий ИТ‑проект сталкивается с серьёзными перерасходами бюджета из‑за непредусмотренных рисков. Например, смена требований, сбой в интеграции или уход ключевого специалиста могут увеличть стоимость проекта на 20–30%. При этом устранение рисков на поздних стадиях может стоить в 10–30 раз дороже, чем если предусмотреть их заранее. Поэтому включайте обязательную оценку рисков каждого проекта и настройте в ИСУП единый реестр рисков и ресурсных ограничений. Это позволит отслеживать потенциальные угрозы, фиксировать план действий, видеть узкие места по людям и вовремя перераспределять нагрузку.

Реестр рисков

Проблема: отсутствие контроля за рисками приводит к разрозненности информации и потере управляемости.

Решение: реестр рисков в системе ADVANTA обеспечивает централизованный учёт.

Реестр рисков — отдельный объект с оценкой влияния, ответственными и мероприятиями. Его можно смотреть как верхнеуровневую панель по портфелю, так и детально — по каждому риску: кто владелец, что делается, на каком этапе обработка. Управление рисками ИТ‑проектов позволяет минимизировать их воздействие, обеспечить успех проекта и поддержать непрерывность бизнес‑процессов организации.

Реестр рисков в ИСУП ADVANTA: панель для контроля и управления рисками

Управление ресурсами

Проблема: перегрузка сотрудников и дефицит кадров.
Решение: анализ загруженности сотрудников в системе ADVANTA позволяет выявлять перегрузки, корректировать занятость и планировать потребности в ресурсах.

Анализ загрузки ресурсов в системе ADVANTA помогает оперативно обнаружить перегруженность сотрудников и сбалансировать их занятость. Кроме того, система позволяет заранее выявить потребность в дополнительных ресурсах для новых проектов.

Управление ресурсами в ИСУП ADVANTA: планирование загрузки сотрудников и отслеживание фактических трудозатрат

Как внедрение ИСУП меняет управление ИТ‑проектами: опыт RBtechnologies и IEK GROUP

ADVANTA покрывает все процессы проектного управления, автоматизирует работу всех участников проектов, налаживает все уровни коммуникации.

Например, у компании RBtechnologies в связи с ростом бизнеса и выходом на новые рынки возникла необходимость в автоматизации процессов проектного управления. Для улучшения качества выполнения ИТ-проектов и достижения высоких результатов компании было важно повысить эффективность загрузки ресурсов, учета рабочего времени сотрудников, планирования и контроля доходов и расходов по проектам. После внедрения системы управления ADVANTA количество проектов, завершенных в срок, выросло на 20%. Автоматизация работы проектного офиса значительно сократила объем административных работ, что сэкономило время.

Руководству компании IEK GROUP был необходим верхнеуровневый контроль за реализацией портфеля ИТ-проектов и инструмент для повышения проектной производительности. Внедрение системы ADVANTA при помощи дашбордов открыло доступ руководству к данным по статусу и состоянию отдельных проектов и по портфелю в целом. Также повысилась управляемость проектов за счет объединения всех коммуникаций в одной среде на базе решений ADVANTA.

В итоге бизнес получает не только сокращение издержек, но и устойчивое конкурентное преимущество.

Вывод: как начать успешно управлять ИТ‑проектами

Система управления ИТ-проектами — не просто модное новшество, это важный инструмент для бизнеса, который позволит не только оптимизировать процессы, но и улучшить коммуникации, повысить прозрачность работы команды и снизить риск ошибок.

Система ADVANTA предоставляет все необходимые инструменты для решения описанных выше проблем. Начните с демонстрации демо-версии или экспресс-диагностики текущего состояния вашего портфеля проектов, чтобы увидеть, как платформа поможет именно вашей команде.

Получить консультацию:

• О том, что нужно для запуска проектного подхода в вашей компании
• Кто за что должен отвечать
• Как контролировать выполнение ИТ‑проектов и приносить максимальную пользу
• Из чего состоит система управления проектами и как она должна использоваться

Также по этой теме у нас есть другие материалы.