Проектный офис: ликвидировать нельзя оставить. Где поставить запятую?

Наталья Ермолаева, эксперт по управлению проектами ГК ADVANTA

В последнее время часто встречаю статьи и дискуссии в профессиональных сообществах на тему, как подтвердить эффективность проектного офиса. Многие компании сегодня вынуждены оптимизировать расходы и сокращать целые отделы, прямо не влияющие на прибыль, но требующие финансов на содержание. Проектные офисы из их числа, они тоже оказались под ударом.

Статья поможет топ-менеджерам снять вопрос «Быть или не быть проектному офису?», а руководителям проектных офисов проанализировать допущенные ошибки и понять, какие аргументы использовать в защиту своего подразделения, чтобы его сохранить.

Нужна система для эффективного управления проектным офисом? Попробуйте наше решение

Ошибки в организации проектного офиса и как их избежать

Ошибка 1. Проектный офис не интегрирован в цепочку создания ценности компании

Часто проектный офис выделен в структуре компании, но чем он конкретно занимается, не всем сотрудникам очевидно. Складывается впечатление, что работа проектного офиса не такая уж и нужная, а ликвидация этого подразделения не навредит компании. 

Так происходит, когда проектный офис некорректно интегрирован в деятельность компании. Сотрудники офиса решают локальные задачи высшего руководства или отдельного функционального направления: по управлению ресурсами, ведению реестра проектов и отчетности и т.д. По факту функционал и зона деятельности проектного офиса может быть гораздо шире. Однако пока в компании нет корректно работающего бизнес-процесса с понятной логикой, конкретными задачами и результатами, можно сказать, что нет и классического проектного офиса.  

Как решить: формализовать процесс управления проектами в компании

Если в компании запущено в работу много проектов, но нет удобной и понятной системы управления ими, это неизбежно приведет к перерасходу всех ресурсов: человеческих, временных, финансовых, материальных.

В таком случае несложно посчитать текущие потери компании и обосновать затраты на содержание проектного офиса. Поставьте измеримые результаты, в которых будут заинтересованы собственник или генеральный директор, и вопроса об актуальности проектного офиса в принципе не возникнет.

Важно поддерживать порядок в управлении проектами так, как это необходимо топ-менеджменту, анализировать их запрос и предлагать эффективные решения, не забегая далеко вперед, но и не останавливаясь на одном месте.

На помощь приходят информационные системы управления проектами, которые позволяют всем участникам быть в едином информационном пространстве и своевременно информировать заинтересованные лица о текущем состоянии дел. Например, ADVANTA объединила в себе не только классические инструменты для управления графиками проектов, но и является удобным информационным порталом, где каждый может изучить статус проекта, запустить процесс согласования, и т.д.

Ошибка 2. Проектный офис не соответствует общему уровню развития организации

Еще один существенный фактор, который рано или поздно «потопит» проектный офис, – это попытка сразу внедрить все самое лучшее, самые последние наработки в управлении проектами и повысить уровень зрелости проектного управления компании стахановскими темпами. В то время как остальные функциональные единицы организации заняты рабочей рутиной и у них нет времени на разработку и реализацию своей стратегии развития.

Проектным офисам стало так просто перерасти собственную компанию, что это превратилось в некий тренд. У сотрудников подразделения возникает риторический вопрос «Что еще мы можем дать своей компании, если никто не хочет развиваться так же быстро, как мы»? Из-за этой разницы нарастает конфликт, кросс-функциональные связи рвутся, договориться о выполнении простых задач уже невозможно, нередко возникает откровенный саботаж. Побеждают ключевые подразделения, которые приносят прибыль компании – продажи, производство, маркетинг, а проектный офис «выходит из игры».

Как решить: синхронизировать цели проектного офиса с целями компании

Если конфликт не зашел слишком далеко, необходимо совместно с топ-менеджментом разработать план развития компании и начать его реализацию. В таком случае проектный офис вполне может перерасти в офис трансформации и стать тем драйвером, который поможет адаптироваться к быстро меняющейся среде, организовать работу в информационном пространстве, спроектировать ИТ-инфраструктуру.

Привлекая внешних консультантов для решения подобных задач, компания теряет время и деньги. Свои кадры будут более эффективны, если руководитель проектного офиса имеет соответствующие знания и, главное, желание развивать свою компанию, а топ-менеджмент заинтересован в трансформации.

У проектного офиса есть два неоспоримых преимущества:

• понимание сложившихся бизнес-процессов (доскональное знание устройства компании изнутри – все слабые и сильные стороны, достоинства и недостатки);
• знание лучших практик управления, которые можно внедрить именно в этой компании.

При обсуждении планов развития нередко возникает дилемма, что первично – методология или информационные системы. Найдется много сторонников того, что методология первична, и тех, кто считает, что сначала вполне могут быть внедрены ИТ-инструменты. 

Нужно решение для поддержки методологии и функций проектного офиса? Оставьте заявку на презентацию системы

ADVANTA, со своей стороны, поддержит и первых, и вторых, так как имеет встроенную методологию управления проектами, которая апробирована на 300+ российских компаниях.  В то же время, если заказчику потребуется адаптировать программный продукт под имеющиеся стандарты компании, это легко решается с помощью индивидуально настраиваемых автоматизированных сценариев. Они максимально точно воспроизводят и поддерживают процессы компании внутри информационной системы. Кроме того, во время внедрения специалисты ADVANTA предложат рассмотреть лучшие практики, которые зарекомендовали себя на предприятиях схожих отраслей или с аналогичными бизнес-процессами.

Ошибка 3. Руководство постоянно откладывает разработку стратегии компании

Как я уже упоминала выше, часто, всецело погружаясь в операционную деятельность, руководство компании не находит времени на разработку и реализацию стратегии развития компании, успевая решать только оперативные задачи. Рутина, обстоятельства непреодолимой силы, изменения в законодательстве – как замкнутый круг.

Участник одной из дискуссий в профсообществе отметил, что не всегда идеально выстроенное проектное управление в компании несет ей «свет». Казалось бы, все сделано правильно и четко, воплощали профессионалы своего дела с большим опытом, но по факту ─ эффекта нет. Со стороны кажется, что все стало работать еще медленнее. Причину этого он видит именно в отсутствии в компании четко проработанной стратегии. Ни проектный офис, ни выгодный проект невозможно оценить с точки зрения эффективности и пользы, если нет выбранного курса и явной долгосрочной цели. Любая активность превратится в бесцельную трату ресурсов.

Как решить: доверить проектному офису лидировать тему стратегического развития

Именно проектные офисы на общем фоне турбулентности, повсеместного сокращения инвестиций и жесткой оптимизации затрат могут с успехом подхватить это направление. Им под силу не только самостоятельно запускать процессы стратегического планирования, но и контролировать их результаты, не оставаясь в стороне от реализации стратегических проектов.

Главное, со стороны топ-менеджмента компании – выделить достаточное количество ресурса и «не вставлять палки в колеса», если стратегическая сессия была проведена и стратегический план официально утвержден собственниками компании.

Что поможет сохранить проектный офис во времена перемен

• В компании должен быть регламентирован и внедрен бизнес-процесс управления проектами. Следовательно, роль проектного офиса должна быть четко определена и всем понятна. Он должен быть качественно интегрирован в цепочку создания ценности компании.
• Не надо возводить замки на песке – их разрушит первая же пришедшая волна. Работа проектного офиса должна строиться на стандартных подходах и техниках проектного управления, соответствовать уровню развития компании в целом.
• Топ-менеджмент компании должен однозначно понимать, зачем компании проектный офис, и видеть в нем «свои недостающие руки» для воплощения самых смелых и амбициозных целей и инновационных идей.

Сегодня у проектных офисов на первый план выходит задача помогать компании адаптироваться под изменчивый мир.

5 шагов к тому, чтобы проектный офис начал приносить пользу компании

1. Проектный офис, в первую очередь, должен наглядно показать, где компания теряет деньги (например, потери возникают в процессе поиска клиента или при внедрении продукта, когда заказчик найден).
2. Когда на высшем уровне наступает консенсус по вопросу оптимизации очевидных потерь, проектный офис предлагает свое видение, что можно с этим сделать (план действий, проектов, и т.д. или правила, которые помогут избежать потери в будущем).
3. Проектный офис оценивает возможный бюджет для реализации действий и представляет расчеты. Поскольку использование проектного подхода, это дополнительные затраты, а эффект заранее не всегда можно точно посчитать, топ-менеджмент компании самостоятельно принимает решение – идти на риск или нет, а задача проектного офиса – свести в будущем этот риск к минимуму. ВАЖНО! На данном этапе сравнить стоимость текущих или будущих потерь с затратами на содержание проектного офиса.
4. Основные участники процесса должны «на берегу» договориться, как в компании будет измеряться эффект от деятельности проектного офиса и как будет построена система мотивации. ВАЖНО! Зафиксировать договоренности на бумаге. Финансовый блок в первую очередь должен быть согласен с утвержденным документом.
5. Проектный офис обязан заручиться полной поддержкой топ-менеджмента компании во всех вопросах проектного управления.

Успехов в проектном управлении!