Как получить максимальную отдачу от информационной системы управления проектами? 11 советов при выборе

Автор статьи: Дженнифер Лонофф Шифф – один из соавторов сайта CIO.com, она управляет компанией маркетинговых коммуникаций, сосредоточенной на оказании помощи организациям для лучшего взаимодействия с их клиентами, сотрудниками и партнерами.

ИТ-руководители и специалисты по управлению проектами делятся своими советами о том, как правильно выбрать систему управления проектами для Вашей компании и как сделать так, чтобы сотрудники эффективно ее использовали.

Лучшая в мире информационная система управления проектами не поможет Вашей компании завершать проекты быстрее и эффективнее, если Ваши сотрудники не умеют или не хотят ее использовать. Как же выбрать правильные решения (программное обеспечение) по управлению проектом и для Вашего бизнеса? Мы опросили десятки ИТ-руководителей и специалистов в области управления проектами, чтобы узнать их мнение по этому поводу. Здесь Вы найдете их советы о том, как получить максимальную отдачу от такой информационной системы.

1. Начните с анализа потребностей. "Решения для управления проектами бывают самых разных форм и размеров. Первый шаг заключается в определении, какой тип управления и/или сотрудничества Вам необходим," – говорит Кэтрин Браун, вице-президент по маркетингу компании "Mavenlink", поставщик решений по управлению проектами и совместной работе.

"Например, все ли Ваши проекты внутренние, или Вы также работаете с внешними поставщиками и клиентами? – спрашивает она. – Нужно ли Вам ставить задачи и указывать планируемые результаты или достаточно создать пространство, где каждый может взаимодействовать и выполнять свою работу самостоятельно? Будут ли Ваши проекты связаны с бюджетами и платежами?"

2. Рассмотрите возможность применения облачного сервиса. "Я выбрал облачную информационную систему по ряду факторов, в том числе из-за простоты развертывания и общей стоимости владения," – говорит Сид Хаас, вице-президент по развитию бизнеса в "LKCS", компании-поставщике маркетинговых услуг.

"Мы используем все ту же облачную платформу уже около трех лет, и сэкономили десятки тысяч долларов на программном обеспечении, которое мы могли бы установить и поддерживать своими силами," – говорит Хаас. Кроме того, он утверждает, что благодаря использованию веб-сервисных решений по управлению проектами "пользователи имеют доступ к системе из любой точки мира и с любого устройства, а обновления системы рассылаются автоматически по мере их появления."

3. Убедитесь, что информационная система для управления проектами проста в использовании. "Обратите внимание на систему, которая одновременно интуитивна и в целом соответствует тому, как работает Ваша компания, – говорит Джон Пейн, президент компании "Ephricon Web Marketing". "Если она не соответствует Вашей специфике в коробочном варианте, то, выбирайте то решение, в котором есть встроенные настраиваемые поля и возможность переименования полей и категорий, – говорит он. – Вы должны изменять термины в Вашей системе в соответствии с Вашим бизнесом, а не наоборот."

4. Выбирайте масштабируемые информационные системы. "Внедрение системы управления проектами в рамках всей организации само по себе долгосрочный проект, – говорит Хаас. – Поэтому выбирайте систему, которая будет расти вместе с Вами и предлагать функции, о применении которых Вы может даже не задумывались в самом начале."

5. Соберите предложения от отделов и людей, которые действительно будут работать с выбираемым решением. "Выбор системы, которая подойдет Вашей компании по большинству параметров - очень важное решение. Лучший способ сделать это правильно – привлечь всю команду к процессу выбора," – говорит Линн Хенсли, президент компании "e2b teknologies", поставщика бизнес-технологий и услуг связи.

"Получите обратную связь от других людей и отделов, так как каждый отдел может иметь цели, которые хотелось бы достичь, или другое понимание о том, что желательно или обязательно должна делать информационная система, – говорит Хенсли. – Кроме того, если члены команды почувствуют, что они были частью процесса принятия решений, и что их потребности удовлетворяются, это поможет и с внедрением и с использованием самого продукта, они будут больше вкладываться в процесс."

6. Убедитесь, что информационная система управления проектами интегрируется с основными приложениями, такими, как электронная почта. "Еще один важный критерий при выборе продукта – его возможности по интеграции, – говорит Браун. – К примеру, каждый использует электронную почту". Таким образом, "решение, которое также отправляет сообщения по электронной почте, увеличивает возможности взаимодействия пользователя и расширяет сферу применения продукта," – заметила она.

7. Выбирайте решение, которое предлагает известный поставщик с широкой пользовательской поддержкой. "При выборе системы управления проектами, ищите поставщика, у которого уже есть сообщество пользователей, чтобы при возникновении вопросов Вы смогли найти лучшие решения или обратиться к другими пользователями за советом (с помощью интернет-форумов)," – говорит Джоанна Вигановска, директор по маркетингу компании "Intellifent InSites", поставщик программной платформы медицинской гео-системы, работающей в режиме реального времени (RTLS).

8. Сравните информационные системы по управлению проектами. "Создайте перечень параметров продукта в зависимости от Ваших потребностей и сравните продукты друг с другом," – советует Браун, который отмечает, что многие системы по управлению проектами предлагают бесплатные пробные версии. После этого "пусть руководитель проекта и члены команды изучат систему", а если ее должны будут использовать еще и внешние стороны (например, подрядчики, партнеры по бизнесу, поставщики), то необходимо выяснить и их мнение.

9. Установите цели на ранних стадиях. "Спросите себя, какую я жду отдачу от информационной системы управления проектами?" – говорит Марк Кенни, президент "Hippo Solutions", поставщик решений по управлению проектами. Что вы хотите, чтобы оно делало? Создавало отчеты о статусе? Прогнозировало? Служило средством для совместной работы? "Как только вы определите четкие цели, это обеспечит ясность в том, как настроить систему, как ее использовать, и как обучать людей ей пользоваться. В противном случае внедрение станет таким же затруднительным, как управление кораблем без руля."

10. Обеспечьте надлежащую подготовку перед запуском. "Организуйте множество тренинговых сессий, чтобы охватить всех участников проектной работы, – говорит Браун из компании "Mavenlink". "К концу каждой сессии убедитесь, что у всех есть учетные записи, логины и легко запоминающиеся пароли. Затем, сразу же создайте проект, чтобы сотрудники практиковали создание сообщений, прикрепление файлов и использование системы," – советует она. Чтобы закрепить полученные знания и дать ответы на возникшие в процессе работы вопросы, организуйте последующее обучение через пару недель после первоначальной тренировки, а также онлайн видео уроки (которые должны быть обеспечены поставщиком решения или третьей стороной).

11. Убедитесь, что существует по крайней мере одна сторона, ответственная за  отслеживание проектов в реальном времени. "Не ждите еженедельной встречи, чтобы осознать, что Ваш проект горит," – предупреждает Авиноам Новогродски, генеральный директор компании, производящей ПО для управления проектами. Назначьте руководителя проекта для "отслеживания процесса в реальном времени и решения любых вопросов, прежде чем они станут катастрофическим беспорядком." Кроме того, руководитель проекта должен постоянно поддерживать общение с командой проекта и удостоверяться, что все пользуются информационной системой для оповещения команды об актуальном состоянии проекта.

Оригинал статьи itworld.com