На что опираться при выборе системы управления проектами: мнение экспертов
Успех компании во многом зависит от способности своевременно и качественно реализовывать проекты, вести проектную деятельность эффективно благодаря проектному управлению. С появлением множества программных решений на рынке, выбор подходящей системы управления проектами становится критически важной задачей.
Правильный выбор программного обеспечения для проектного управления может
- существенно повысить продуктивность команды,
- улучшить коммуникацию,
- оптимизировать использование ресурсов.
В статье рассмотрим ключевые критерии, которые помогут вам выбрать систему, соответствующую уникальным потребностям вашей организации.
Выбор системы управления проектами: ключевые критерии
Шаг 1. Определяем потребности
Определение конкретных потребностей вашей компании:
- хотите ли вы упорядочить свои проектные процессы,
- масштабировать проектную деятельность,
- подключить как можно больше заинтересованных сторон и пр. —
ключ к пониманию, а какое именно программное обеспечение вам требуется.
Вам необходимо понять, какие задачи стоят перед проектами и как именно система сможет упростить или автоматизировать процессы. Например, включить в себя управление задачами, планирование ресурсов, отслеживание времени, создание отчетов и анализ производительности и пр.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Опыт наших специалистов показывает, что информационная система управления проектами (ИСУП) как инструмент подходит для компаний крупного и среднего сектора. В то время как для небольших и маленьких компаний будет достаточно и половины функционала, доступного в ИСУП.
Шаг 2. Конкретизируем функционал
Система управления проектами должна поддерживать различные методологии управления проектами, такие как Agile, Scrum или Waterfall.
Стоит проверить наличие возможности интеграции с другими инструментами и системами, которые уже используются в вашей компании: CRM, бухгалтерские программы, системы хранения данных и т.д. Это поможет создать более эффективное рабочее окружение.
Обратите внимание на возможность настройки системы. Ваша команда может иметь уникальные процессы и требования, поэтому возможность кастомизации шаблонов, полей данных и отчетов может значительно повысить полезность системы.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Возможность кастомизировать систему и интегрировать ее с другими продуктами даст возможность развивать проектное управление. Особенно это ценно, когда вы постоянно наращиваете выпуск продукции, готовы инвестировать в новые идеи и разработки.
Опыт разработчиков ADVANTA позволяет создавать кастомные системы. Среди наших кейсов — одновременная интеграция сразу с несколькими продуктами 1С, интеграция с Битрикс24, а также выстраивание архитектурных решений по запросам заказчиков (диаграммы, боты и другие решения для автоматизации рабочих процессов и проектной отчетности).
Шаг 3. Выбираем товар лицом — свой интерфейс
Пользовательский интерфейс и удобство использования также играют большую роль.
Система должна быть интуитивной, чтобы пользователи могли легко адаптироваться к новому инструменту без значительных затрат времени на обучение.
Важно, чтобы интерфейс был дружелюбным и поддерживал различные устройства, включая мобильные.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Благодаря UX/UI-возможностям последующее внедрение системы управления проектами пройдет слаженно и не встретит сопротивления среди сотрудников.
Шаг 4. Оцениваем стоимость программного обеспечения
Параметры стоимости и лицензирования не следует оставлять без внимания.
Некоторые системы могут предлагать модели с фиксированной платой, другие — по подписке с различными уровнями доступа. Важно оценить, какой вариант наиболее соответствует вашему бюджету и ожиданиям.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
К выбору программного обеспечения стоит относится как к инвестиции в развитие компании / бизнеса. Как оценивает свои вложения инвестор? С точки зрения себестоимости, окупаемости и прибыли.
Кстати, именно такой подход предлагает своим клиентам компания ADVANTA при обсуждении архитектуры и наполнения системы.
Шаг 5. Выбираем самостоятельное внедрение или с помощью разработчика
При выборе системы управления проектами важно определить, планируете ли вы самостоятельное внедрение (с помощью своих IT-специалистов) или с подрядчиком (разработчиком или вендором).
Если вы планируете самостоятельное внедрение, проведите анализ, достаточно ли у вас собственных ресурсов. Например:
- возможно ли выделение отдельных IT-специалистов для внедрения, настройки, поддержания и обновления программного обеспечения,
- хватает ли компетенций для адаптации сотрудников в новом инструменте,
- требуются ли дополнительные ресурсы (бюджет, время, персонал).
Если вы планируете работать с подрядчиком, исследуйте уровень технической поддержки, который он предоставляет. Наличие оперативной поддержки, обучающих ресурсов и сообщества пользователей может оказать значительное влияние на успешность внедрения и дальнейшую работу с системой.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Определение технического аспекта внедрения продукта обуславливает разные подходы и соответствующие планы, а также разное распределение ресурсов.
Для примера: среди ключевых преимуществ ADVANTA как продукта — статус low-code платформы. Он подразумевает возможность самостоятельного внедрения системы.
Однако опыт наших клиентов, решившихся на самостоятельное внедрение, разнится. Одним удавалось наравне с нашей командой техподдержки провести базовое внедрение системы за 1,5-2 месяца. Другие не справились с самостоятельным внедрением и адаптировали систему только спустя 6 месяцев.
При этом и первые, и вторые консультировались у наших специалистов. Сказалось наличие / отсутствие квалифицированных кадров в компаниях клиентов, а также четкое / нечеткое понимание, чего клиент ожидает от системы.
Шаг 6. Почитайте отзывы и спросите коллег по отрасли
При выборе системы управления проектами лучше всего опираться на отзывы коллег и совместимость с отраслевыми стандартами.
Изучение мнений других пользователей, а также успешные примеры внедрения подобных систем в вашей отрасли могут помочь принять более обоснованное решение.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Среди клиентов ADVANTA немало компаний, которых объединяет одна отрасль. В клиентских интервью большинство из них выделили именно отзывы коллег как наиболее правдивый и решающий фактор при выборе программного обеспечения для проектной деятельности.
Шаг 7. Учитывайте вопросы безопасности
Информационная безопасность и защиты данных — довольно острый вопрос в бизнес-сфере в контексте вопросов импортонезависимости и общей геополитической ситуации.
Проверьте, какие меры безопасности соблюдает система, как организовано хранение и передача данных. Это особенно важно, если ваша организация работает с конфиденциальной информацией.
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО?
Как единый источник достоверной информации система управления проектами может быть доступна большому количеству пользователей и при этом оставаться закрытой. Таким образом мы можете рассчитывать на защищенность ваших проектов и информации.
Заключение
Выбор системы управления проектами &mdash многогранный процесс, требующий тщательного анализа и планирования, чтобы обеспечить максимальную эффективность и соответствие требованиям вашей команды.
К выбору систему необходимо важно подходить взвешенно. Учитывая разнообразие доступных инструментов, крайне важно не просто полагаться на известность бренда или привлекательный интерфейс, но и внимательно анализировать функциональные возможности, возможности интеграции, уровень технической поддержки и отзывы пользователей.
Оценив эти критерии, вы сможете выбрать систему, которая не только удовлетворит текущие потребности вашей команды, но и обеспечит устойчивый рост и развитие в будущем. Ведь вдумчивый выбор системы управления проектами &mdash это залог эффективного выполнения задач и достижения стратегических целей вашей организации.
