Как в «Готэк» сократили трудозатраты на управление проектами на 90% и перешел к прогнозному контролю за 3 месяца
Компания столкнулась с ситуацией, когда проектная деятельность стала требовать всё больше ручного контроля, а ошибки в документах и разрозненность данных приводили к сдвигам сроков и потере экономических выгод. При значительном числе проектов и территориально распределенных площадках проектный офис тратил до 80 часов ежемесячно только на сбор информации.
Переход на ADVANTA позволил создать единый источник данных, автоматизировать отчетность и обеспечить прогнозируемость результатов. В результате трудозатраты РП и проектного офиса сократились на 75–90%, а управление проектами стало прозрачным и оперативным.
О компании ГП «ГОТЭК»
ГП «ГОТЭК» — один из крупнейших поставщиков упаковки и упаковочных решений в России. Компания включает 8 производственных предприятий, работает в целлюлозно-бумажной промышленности, насчитывает 3200+ сотрудников и ежегодно демонстрирует устойчивую выручку.
- В портфеле 150+ проектов со средней длительностью 7–9 месяцев.
- Основные типы: инвестиционные и организационные проекты.
- В системе работают 50+ постоянных пользователей.
Предпосылки внедрения системы управления и ключевые проблемы
Проекты реализуются на 7 территориально разнесенных площадках. Каждый объект имел собственную специфику и различный уровень подготовки руководителей проектов, что дополнительно усложняло время на сбор данных по проектам.
Большой объем документов для авторизации проектов и еженедельных отчетах. Создавались десятки файлов, которые заполнялись вручную.
Высокий процент ошибок при подготовке документации:
| в сроках | в бюджете | по ТЭО | в КПД |
| 80% | 50% | 100% | 30% |
Разработанная методология управления проектами существовала, но не была закреплена в единой системе. Документы хранились в разрозненном виде, актуальность версий терялась, а часть проблем не фиксировалась — руководители проектов нередко «замалчивали» отклонения, поскольку не было централизованного инструмента контроля. Это приводило к смещению сроков начала работ и, как следствие, к потере экономических выгод — фактическая окупаемость проектов откладывалась.
Какие показатели стали частью доказательной базы при защите проекта внедрения ИСУП
- 80 часов ежемесячно — затраты ПрОф на сбор данных вручную.
- Отсутствие общей картины по портфелю.
- Недополученная прибыль из-за срывов и задержек запуска проектов.
Эта ситуация стала отправной точкой для выбора инструмента, который позволит стандартизировать процессы и обеспечить достоверность данных.
Как решали задачу: процессы и механизмы платформы управления проектами ADVANTA
Переход к системной модели управления включал несколько последовательных шагов. Ниже приведено, что именно было настроено и как это изменило работу проектного офиса.
Инициирование проекта и регистрация идей в системе
ADVANTA стала единым точкой входа для всех инициатив. Идея фиксируется сразу в системе по стандартному шаблону, что обеспечивает непрерывность данных и исключает разрозненность файлов. В процессе инициирования сохраняется история, документы, оценки и согласования. При принятии решения инициатива автоматически превращается в проект, а вся информация из предпроектной проработки становится частью его карточки. Связь «инициатива → проект» перестала теряться между подразделениями и площадками.
Единый дашборд портфеля проектов и прогнозирование отклонений
Сроки, бюджет, статусы контрольных точек, экономический эффект, риски собираются на едином дашборде проектного офиса. Инструменты системы позволяют отслеживать динамику проектов и видеть прогнозные отклонения на основе актуальных данных. Дашборд стал центральным механизмом контроля портфеля, объединяющим информацию со всех площадок.
Дашборд для руководителя с отображением всех инциатив на кадлом этапе с прелплагаемой выручкой и отклнениями.
Карточка проекта как центральная точка управления
Карточка проекта аккумулирует всю информацию: устав, ТЭО, документы для авторизации, КСГ, статусы задач и вех, показатели бюджета и экономического эффекта.
В одном окне отображаются плановые, фактические и прогнозные значения по основным параметрам проекта. Карточка стала стандартным рабочим пространством руководителя проекта и проектного офиса, обеспечив единый формат.
Карточка проекта в ADVANTA
Системный контроль выполнения и сбор статусов проектов
ADVANTA обеспечивает регулярный сбор статусов по проектам через встроенные формы. Обновления фиксируются в системе и автоматически отражаются в аналитике. Контрольные точки, сроки, состояние задач и ключевых вех обновляются в рамках единых правил. Проектный офис видит актуальные значения по мере их обновления, а информация консолидируется без ручной сверки файлов.
Авторизация, согласования и документооборот в системе управления
Все документы и согласования перенесены в цифровой контур ADVANTA. Уставы, ТЭО, отчеты, материалы для статус-встреч и документы закрытия проекта формируются по встроенным шаблонам.
Система хранит версии документов, контролирует порядок согласований и фиксирует полный маршрут прохождения. Это позволило стандартизировать подготовку документации и исключить вариативность между площадками.
Финансовое планирование и формирование плана платежей по проектам
ADVANTA используется как источник данных для формирования еженедельных и ежемесячных планов платежей по проектам. Платежные графики рассчитываются автоматически на основе данных карточки проекта, включая контрольные точки, утвержденные суммы и планируемые даты.
Процессы согласования платежей также ведутся внутри системы, что обеспечивает единый финансовый контур.
Постпроектный мониторинг и подтверждение экономического результата
Плановые и фактические значения бюджетов, сроков и целевых параметров сохраняются в системе и используются для анализа исполнения и подтверждения экономического результата. Постпроектное наблюдение стало частью стандартного жизненного цикла проекта.
Результаты внедрения системы управления ADVANTA
Когда система была развернута и пользователи обучены, компания получила измеримые эффекты.
| Было | Стало | Эффект |
| 50–60 часов в месяц на отчетность РП | 4–5 часов | –90% трудозатрат |
| 10 часов в неделю у ПрОф | 1 час | –90% времени на отчетность |
| 4 часа на поиск данных | 1 час | –75% времени |
| Задержки фиксировались после наступления | Фиксация при возникновении | 100% своевременное выявление |
| Ручной сбор отчетов занимал основную долю рабочего времени ПрОф. | Отчеты формируются автоматически, а ПрОф занимается аналитикой и управлением | Реализован data-driven подход в проектном управлении — переход к управлению на основе актуальных данных, а не субъективных оценках. |
Почему внедрение системы управления актуально для компаний промышленного сектора
Опыт «Готэка» показывает, что в промышленности скорость запуска проектов напрямую влияет на экономические результаты. Здесь особенно важны:
- сокращение ошибок в данных,
- ускорение проработки инициатив,
- прозрачность бюджетного планирования,
- своевременная реакция на изменения.
Любая компания, где РП ведет несколько проектов одновременно, получает значительный эффект за счет автоматизации отчетности и контроля.
Если вы хотите получить такой же уровень прозрачности, сократить рутину в проектной деятельности и обеспечить прогнозируемость результатов — оставьте заявку на консультацию. Мы покажем, какие эффекты ADVANTA может дать в вашей компании и какие решения подойдут вашему портфелю.
.jpg)
