Какие инструменты необходимы для успешной работы проектного офиса?

Елена Филипова, руководитель корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»

Что такое проектный офис? Не всегда ответ на этот вопрос очевиден. В моей практике были разные варианты. У одного крупного руководителя, с которым мне пришлось работать, проектный офис был в руках его хрупкой миленькой секретарши. Именно она помогала управлять всеми срочными, важными и дорогостоящими проектами, которых было немало: организовывала регулярные совещания, собирала необходимую информацию, рассылала приказы и важные уведомления, формировала отчеты и вела протоколы встреч. По-моему, это был замечательный проектный офис. Проблема была только в том, что таких руководителей и таких секретарей не было больше ни в одном другом департаменте. И это была проблема… которую и должен решить настоящий проектный офис.

«Дорогие» функции проектного офиса

Не все знают, что проектный офис имеет три варианта организации: корпоративный, управляющий и административный.

Рис.1. Виды проектных офисов

Обычно нет сомнений в необходимости административного или управляющего проектного офиса. Всем понятно, что при большом числе однотипных проектов проектных менеджеров необходимо объединять в рамках одного отдела, чтобы они работали вместе и делились друг с другом опытом, это и есть управляющий проектный офис. Также логично создавать отдельные структуры-штабы, чтобы помогать администрировать большие программы и контролировать связи между несколькими проектами, подпроектами и задачами – это административный проектный офис.

А вот с корпоративным офисом не все так очевидно. Однако такой вид проектного офиса не нововведение, его не придумали создатели PMBoK, и это подразделение не стало актуально только в современных условиях. Проектный офис всегда был и всегда есть там, где руководству нужен порядок. Те руководители, которые не хотят держать все вопросы в своей голове и руководить «вручную», стараются организовать систему управления, которая живет по необходимым бизнесу правилам и своевременно создает качественные продукты. Только тогда бизнес будет стабильным и иметь возможности для развития.

При грамотной организации управления проектами и корректной работе проектного офиса проекты буду работать на достижение целей бизнеса:

• Руководство и заказчики обладают точной актуальной информацией по проекту вне зависимости от числа одновременно выполняемых проектов.
• Решения по проектам принимаются на основе объективной информации.
• Проекты хорошо управляются, вне зависимости от личности проектного менеджера.
• Продукты проектов качественные вне зависимости от того, кто непосредственно выполняет работы.

Что необходимо такому подразделению и как несложно организовать его работу?

Все хотят качественную и актуальную информацию по проектам и соблюдение порядка, но никто не хочет переплачивать проектному офису и раздувать его штат. Сосредоточимся на трех понятных всем функциях корпоративного проектного офиса, без которых нельзя обойтись, но выполнение которых может обойтись слишком дорого:

• Сбор информации о проектах для отчетов
• Подготовка сводной отчетности для руководства
• Контроль выполнения стандартов управления

Статьи по теме: 

Как контролировать процессы управления? Инструменты ИСУП для проектного офиса

Как создать проектный офис с нуля?

Удаленный проектный офис - традиционный формат или тренд времени?

Простой сбор информации о проектах

Когда проектов много, сбор данных по проектам становится нетривиальной задачей. Кто-то рассылает специальные формы-шаблоны по email, чтобы собрать информацию, кто-то организует заполнение информации в google-таблицах, кто-то разрабатывает чат-боты для опроса проектных менеджеров через мессенджеры. Сотрудники проектного офиса ведут реестры тех, кто прислал информацию, и обзванивают тех, кто ее не прислал, проверяют корректность заполненных таблиц и ведут борьбу за соблюдение требуемых форматов. И все равно полученные данные требуют отдельной проверки, анализа и обработки. Ресурсов на подготовку таких данных требуется немало, а получаемая информация со временем становится все менее актуальной и менее ценной.

ИТ-решение выполняет эту задачу гораздо быстрее и проще:

• По заданному расписанию система автоматически направит ответственным специальную форму для передачи информации по проекту.
• Система сама проверит формат данных (числа, деньги, даты, текст, варианты ответов и т.п.).
• Система сохранит всю информацию в нужном проекте, и ее всегда можно будет найти.
• Система покажет проектному офису, кто не ответил на запрос, кто ответил своевременно, а кто – с просрочкой.

Рис.2. Пример автоматической формы сбора данных в системе ADVANTA

Подготовка сводной отчетности для руководства

Как правило, подготовка сводного отчета для руководства – очень ответственное дело. Все должно быть выверено, аккуратно и красиво. Есть примеры, когда такие отчеты делаются несколько дней, оформляются в виде красивой презентации, а данные для них тщательно перепроверяются. Не раз мне приходилось видеть, чего стоит изменение такого отчета. Озвучена новая информация, немного уточнили цифры или факты по проекту – и вся работа по перерисовке такого отчета начинается сначала. Обидно, досадно, но ничего не поделаешь. Если же в корпоративном проектном офисе работает ИТ-решение для управления проектами, такой проблемы нет от слова «совсем», ведь все отчеты настраиваются один раз, а все данные автоматически пересчитываются, графики и диаграммы переформировываются и индикаторы перекрашиваются. В крайнем случае, когда без презентации не обойтись (проверено на себе), все нужные диаграммы можно настроить в системе, а для презентации делать скриншоты экрана.

Рис.3. Пример дашборда для контроля статуса проектов для руководства в системе ADVANTA

Рис.4. Пример диаграммы контрольных точек в системе ADVANTA

Рис.5. Пример отчета по прогрессу в системе ADVANTA

Контроль выполнения стандартов управления

Если с отчетами понятно, так или иначе все их делают. С контролем выполнения стандарта управления все обычно хуже. Всем нужно, все хотят, но редко кому удается. Здорово, когда стандарт хотя бы написали, осилили, а вот проверять его, аудиты делать – уже сложнее. Проектов много, разбираться долго, а времени мало. Вот и получается, что непонятно, управляются ли ваши проекты, как нужно, кто «виноват», а кто «молодец». Приходится ждать грубой ошибки, расхлебывать последствия, грозные приказы составлять, рассылки информационные делать и грозно «ай-ай-ай» кому-то говорить. Проектный офис при этом не эффективен, нужно его либо усиливать (а это удорожание), либо от него отказываться.

А ведь можно проще, и снова через ИТ-решение:

• Система автоматически развернет нужный план проекта, пропишет все нужные типовым работам инструкции и даст ссылки на документы.
• Система проследит, чтобы завершение важных результатов сопровождалось передачей необходимых контрольных документов.
• На основе данных системы автоматически можно определить нарушения управления, отследить искажение фактов.
• По данным системы можно просто рассчитать премирование, которое будет просто обосновать.

Рис.6. Дашборд по отслеживанию дисциплины руководителей проектов в системе ADVANTA

Рис.7. Отчет по контролю за загрузкой ресурсов в системе ADVANTA

Корпоративный проектный офис – это центр развития компании, который отслеживает корректность управления проектами и программами, контролирует сроки, бюджет и ресурсы, направленные на получение выгод и преимуществ бизнеса. Такое подразделение вдвойне эффективнее, если обеспечить его современными и удобными инструментами, такими, как ИТ-решение. Тогда экспертиза сотрудников такого подразделения будет направлена на совершенствование методологии, развитие актуальных методик и документов, а не расходоваться на кропотливый сбор данных и построение никому не нужных отчетов.