Как РПО доказать эффективность PMO для руководства
Основная выгода внедрения PMO — ключевая тема, который интересует руководство компании. Еще на старте обсуждения, а затем и в процессе внедрения проектного офиса топ-менеджмент снова и снова возвращается к этому вопросу. Особенно, если обоснование необходимости PMO было не до конца убедительным.
Вместе с экспертом Дмитрием Мазеиным разбираем в материале,
- как обосновать внедрение проектного офиса своему руководству,
- какие выгоды приносит проектный офис для компании.
.png)
Дмитрий Мазеин — генеральный директор ADVANTA, управленец с опытом более 20 лет. Степень MBA.
Специализируется на рынке B2B в ИТ-отрасли. Более 13 лет в проектном бизнесе. Один из идеологов системы ADVANTA.
Содержание
Как обосновать внедрение Проектного офиса для топ-менеджмента: базовые причины
Обоснование для топ-менеджмента можно представить традиционным образом, выделив как минимум шесть основных причин.
Внедрение Проектного офиса даст:
Улучшение управления проектами
Проектный офис поможет стандартизировать процессы управления проектами, что снизит риски и будет способствовать более предсказуемым результатам.
Оптимизация ресурсов
Эффективное распределение ресурсов между проектами позволит минимизировать затраты и сократить время реализации.
Повышение прозрачности
Проектный офис обеспечит мониторинг и отчетность по всем проектам, что позволит топ-менеджменту иметь полное представление о текущем статусе и результатах.
Системное централизованное управление проектами
Объединение всех проектов под единым управлением позволит выявить зависимости между ними и управлять ими более эффективно. Особенно, если вы внедрите корпоративную систему управления проектами (КСУП).
Увеличение процента успешно завершенных проектов
Наличие Проектного офиса увеличивает вероятность успешного завершения проектов за счет применения лучших проектных практик и эффективных инструментов управления.
Поддержка стратегических целей
Проектный офис обеспечивает соответствие проектов стратегическим целям компании, что позволяет сфокусироваться на наиболее приоритетных направлениях.
Все перечисленные критерии могут служить основой для обсуждения внедрения с топ-руководством. Однако для более глубокого и результативного обоснования эксперт Дмитрий Мазеин предлагает рассмотреть внедрение управления проектами с помощью ИСУП как инвестицию.
Внедрение управления проектами как инвестиция
Для каждого владельца бизнеса или топ-менеджера в компании первично требование окупаемости, прибыли. В идеальной модели прибыль должна расти из года в год.
Не менее важно, чтобы компания менялась: появлялись новые продукты, повышалась ее эффективность. В рыночных реалиях наиболее доступным ключом к развитию стала проектная деятельность. Однако мало кто рассматривает внедрение проектного подхода, системы проектного управления и сами проекты как инвестиции.
Любой проект — это инвестиционный проект для компании. Вне зависимости от того, сколько людей в нем задействованы, какая у него продолжительность. Даже если в проекте задействован только человеческий ресурс, он подразумевает ФОТ и бюджет. К примеру, уже за три месяца — это несколько миллионов рублей. Деньги. Поэтому всегда стоит подумать, стоит вкладывать деньги в тот или иной проект, — предлагает Дмитрий Мазеин.
Изменение восприятия проектной деятельности меняет и роль руководителя проектного офиса (РПО), открывая новые перспективы:
Руководителям проектных офисов можно смело себя переименовать — в управляющих инвестиционным портфелем предприятий. Если вы провести параллель с личным инвестированием или инвестированием со стороны ваших коллег, топ-менеджеров — вы сами управляете тем, как будут расти эти инвестиции, — считает Дмитрий Мазеин.
Обосновываем внедрение PMO топ-менеджменту: бизнес-советы
1️⃣ Найдите топ-менеджера, для которого управление проектами важнее, чем вам
Проще всего это сделать, когда вы трудоустраиваетесь. Вы можете спросить об этом напрямую: насколько вашему руководителю интересно, важно проектное управление?
Если вы получаете положительный ответ, обосновать необходимость инвестировать в ИСУП будет нетрудно.
Если же руководителю не так важно проектное управление, существует более длинный путь: найти других потенциальных заказчиков управления проектами в компании и связать их запрос с вашим предложением, — предлагает Дмитрий Мазеин.
2️⃣ Обоснуйте необходимость через аналоги
Говорите с людьми с позиции их опыта. Если ваш коллега ранее работал на производстве, обсудите важность прогнозируемых результатов на производстве и какую роль проектное управление играет в их прогнозировании и достижении.
Если перед вами топ-менеджер, в прошлом — коммерческий директор, ему будет понятен пример управления системой продаж, который состоит из привычных элементов: технологии и/ или методологии, информационной и CRM-системы, системы контроля и организационной структуры, а также команды обученных сотрудников.
Если вы хотите получить прогнозируемые результаты в любой деятельности, вам необходима система управления. Будь то продажи, складская организация, маркетинг или реклама. Это — ключевой и обманчиво простой вывод. Потому что инициаторам проектной деятельности, проектным офисам приходится буквально доказывать, что проектами необходимо управлять.
Когда понимаешь, какие аналогии провести, обосновать ценность КСУП топ-менеджменту будет легче, — советует Дмитрий Мазеин.
3️⃣ Показывайте кейсы
Еще один вариант аналогов — кейсы. Встречайтесь с клиентами или коллегами из близких к вам отраслевых компаний и спрашивайте, как они закрывают схожие задачи и добиваются результатов. Среди клиентов ADVANTA — это одна из самых распространенных практик, — комментирует Дмитрий Мазеин.
4️⃣ Используйте традиционную базу для обоснования
Перечисление причин, почему в компании необходимо внедрение управления проектами, фактически дает ответ на вопрос, чем полезна КСУП для руководителя. (Выше перечислены эти критерии. Прим. ред.)
Традиционное обоснование усиливает мысль, что система проектного управления — это полноценный инструмент для реализации стратегии руководителя.
Если руководитель — это инвестор, то КСУП — это его инструмент для отслеживания инвестиционного портфеля.
Проектный офис в этом аспекте — это структура, которая помогает руководителю, как инвестору, быстрее увидеть результаты от своих инвестиций и преумножить их, — комментирует Дмитрий Мазеин.
5️⃣ Обоснуйте проект как ценностное предложение (ЦП)
Ценностное предложение — это стандартный инструмент из продуктового менеджмента и управления продажами. Универсальная схема, как обосновать и продать любую идею.
Когда вы хотите быть услышанным, используйте структуру ценностного предложения.
- Выбрать лицо, принимающее решение (ЛПР),
- понять его ценности и запросы,
- оценить их реализованность / нереализованность, а также риски,
- составить и направить ЦП,
— все эти действия помогут вам представить руководителю буквальный план, как и чем вы можете ему помочь, на какие KPI опереться и как их выполнить, — делится опытом Дмитрий Мазеин.
6️⃣ BONUS: неочевидный довод
Приступая к внедрению КСУП, важно понимать, что это — только начало.
Есть такая фраза, что владельцы бизнеса не мыслят какими-то дедлайнами — они мыслят бесконечностью. Потому что бизнес — про большее, чем про планирование на один-два года.
Я, как владелец бизнеса, наша команда, вся ADVANTA — мы работаем вдолгую и ориентированы на многолетние связи с клиентами.
Иногда кажется, что выбор системы и реализация проекта — это завершенное действие. На практике это только начало. Поэтому для нас важно быть надежным плечом и партнером для наших клиентов не только в вопросах системы, но и в процессах управления проектами. Мы всегда готовы поддержать клиентов своими знаниями, большим опытом и насмотренностью, подсказать полезный кейс, — комментирует Дмитрий Мазеин.
Какие выгоды приносит Проектный офис для бизнеса
Проектный офис приносит бизнесу множество выгод:
- обеспечивает эффективное управление проектами, что позволяет лучше контролировать сроки и бюджеты;
- способствует стандартизации процессов, что повышает качество выполнения проектов;
- способствует улучшению коммуникации между командами, что увеличивает прозрачность и понимание целей;
- позволяет более эффективно распределять ресурсы, что оптимизирует затраты;
- помогает в управлении рисками, что снижает вероятность неудач в реализации проектов.
Более подробно о влиянии проектного офиса на развитие бизнеса, вы можете прочитать в материале.
С точки зрения эффектов и выгод, мы приводим статистику клиентов ADVANTA как пример.
Выгоды
7 – 52% снижения отклонения по срокам проектов
5 – 34% сокращения отклонения по проектным бюджетам
45 – 200% увеличения количества единовременных проектов при тех же ресурсах
Какие результаты можно ожидать?
На 16 – 54% уменьшаются трудозатраты проектного офиса на контроль
На 10 – 28% увеличивается скорость принятия решений
На 40 – 71% повышается скорость эскалации проблем и согласований
На 13 – 49% экономится время руководства на совещания и контроль
На 50 – 77% сокращаются трудозатраты на рутинные процессы
На 18 – 53% снижается количество рабочих ошибок
Заключение
В заключении отметим, что настрой на эффективное сотрудничество и открытая коммуникация являются ключевыми элементами, обеспечивающими успешное внедрение проектного управления и функционирование Проектного офиса.
Для успешного доказательства эффективности Проектного офиса перед руководством крайне важно установить постоянный и открытый диалог между всеми заинтересованными сторонами. Этот диалог способствует более глубокому пониманию целей и задач проектов, позволяет выявить потребности бизнеса и адаптировать методы управления проектами под специфические требования организации.
Регулярное взаимодействие обеспечивает обмен опытом и знаниями, что, в свою очередь, создает доверие и поддержку со стороны руководства. Проектный офис перестает быть изолированной структурой и становится стратегическим партнером, способствующим достижению общих целей компании.
