Как крупный металлургический холдинг повысил управляемость портфелем инвестпроектов с помощью ADVANTA

Предпосылки внедрения системы управления проектами

Отсутствие единой системы приводило к прямым финансовым и управленческим потерям:

• высокие затраты на администрирование — десятки часов работы руководителей проектов и экономистов уходили на ручной сбор данных;
• ошибки и дублирование данных — одно и то же отклонение могло отражаться в разных таблицах с разными значениями;
• решения инвестиционного комитета принимались на данных, устаревших на 2–4 недели;
• неосвоенные бюджеты из-за несвоевременной актуализации планов по ряду при этом новые инициативы не запускались;
• риск перерасхода бюджета — по оценке специалистов, отклонения по отдельным проектам достигали 10–15 % от плановых смет только из-за позднего выявления отклонений.

Каждый день задержки в консолидации данных означал потерю скорости оборота капитала и возможность упустить выгодные контракты.

Цели и задачи на старте проекта внедрения

Ключевая цель проекта внедрения — повышение прозрачности и достоверности данных по всему инвестиционному портфелю, чтобы управлять не постфактум, а в режиме прогноза и своевременных корректирующих действий.

Перед проектным офисов и командой внедрения ADVANTA стоял ряд задач.

• Внедрить единую систему управления и контроля инвестиций на предприятиях холдинга.
• Привести процессы и документы к единому виду, консолидировать информацию о реализуемых проектах в системе.
• Автоматизировать процессы инвестиционной деятельности и сбор отчетности по проектам: снизить трудозатраты на подготовку отчетности, внедрить систему контроля платежей по инвестиционной деятельности на базе ИСУП и 1С

Решение в ADVANTA: какие контуры и инструменты настраивали настраивали и для чего

Внедрение ADVANTA стало частью системного подхода к управлению инвестиционными проектами. Платформа была развернута как центральный элемент корпоративной архитектуры и объединила управление портфелем, бюджетами, документами и жизненным циклом проектов всех предприятий холдинга.

ADVANTA как родительская система

Холдинг выстроил архитектуру, в которой ADVANTA стала исходной точкой данных для всех смежных систем. В ней формируется справочник проектов холдинга, а затем эти данные автоматически передаются в:

• систему бюджетирования,
• электронный документооборот,
• контур снабжения и закупок.

Таким образом, каждый проект имеет единый идентификатор, который используется в финансовом и административном учете. Это обеспечивает сквозную связь между управлением проектами и финансовыми потоками и исключает расхождения между системами.

Статус портфеля проектов предприятия с финансовыми показателями

Единый портфель и реестр проектов

В системе сформирован единый реестр инвестиционных проектов, полностью отражающий структуру организации: управляющая компания, предприятия, проекты и объекты бюджетирования. Портфели и программы настроены так, чтобы соответствовать реальным направлениям развития и инвестпрограммам. Это позволило перейти от разрозненных файлов к централизованному источнику данных, где актуальная информация доступна постоянно.

Дерево проектов позволяет отслеживать состояние всего портфеля и каждого проекта отдельно

Мониторинг, статус-отчетность и эскалация проблем

Собранный в ADVANTA контур мониторинга обеспечивает регулярное обновление статусов проектов. Руководители вводят данные в системе, а проектный офис получает консолидированную картину без ручных сверок и переписки. Цикл подготовки отчетности сократился с нескольких недель до нескольких дней. Проекты с отклонениями автоматически выделяются системой, что ускоряет реакцию и повышает управляемость портфеля.

Диаграмма контрольных точек с индикаторами исполнения общего бюджета и сроков реализации проектов

Интеграция с ERP и бухгалтерским контурами для мониторинга бюджета по проектам

Платформа стала основным инструментом для мониторинга освоения бюджетов.

Благодаря интеграции с ERP и бухгалтерским контурами все обязательства, договора и фактические оплаты автоматически привязываются к проектам.

Руководители видят план-факт оплат в режиме реального времени, без ручных сверок.

Такой механизм позволил соединить финансовые данные и графики исполнения, а также обеспечить прозрачный контроль затрат и обязательств на всех стадиях жизненного цикла проекта.

Единый реестр инвестиционных проектов с отслеживанием на разных уровнях: предприятие, проект, объект бюджетирования.

Специализация на инвестиционных проектах

Организация сознательно ограничила контур внедрения только инвестиционными проектами, чтобы обеспечить фокус на ключевом направлении развития и достичь максимальной точности данных. Организационные и текущие задачи не включались в систему, что позволило выстроить четкие правила учета и контроля капитальных вложений.

Такой подход сделал ADVANTA не универсальным таск-трекером, а индустриальной системой управления инвестиционным портфелем — с точными финансовыми связками, прозрачной аналитикой и управляемыми жизненными циклами проектов.

Интеграция с документооборотом и контроль исполнения

Все документы из СЭД автоматически привязаны к карточкам проектов, что позволяет видеть историю согласований и статусы в одном окне. Это обеспечило юридическую и финансовую прозрачность проектной деятельности и позволило руководителям оценивать состояние реализации без участия бухгалтерии и делопроизводства.

Эффект и результаты

Внедрение ADVANTA позволило компании добиться системных управленческих и экономических эффектов.