Автоматизация бизнес-процессов в 2025 году: с чего начать изменения
Автоматизация бизнес-процессов в 2025 году — не просто тренд, а необходимость. Она позволяет предприятиям оптимизировать свою работу, сократить затраты, а также повысить эффективность.
Из совместной статьи ADVANTA и ВДГБ вы узнаете, с чего начать изменения в автоматизации бизнес-процессов, и как это может повлиять на будущее вашего бизнеса.
Что такое автоматизация бизнес-процессов?
Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий для выполнения рутинных задач и операций, которые ранее выполнялись вручную. Это может включать в себя всё: от обработки данных и управления запасами до маркетинга и продаж.
Почему важна автоматизация бизнес-процессов?
- Повышение эффективности: автоматизация бизнес-процессов позволяет ускорить выполнение задач, а также еще и снизить вероятность различных ошибок.
- Сокращение затрат: автоматизация может помочь сократить расходы на персонал и все другие необходимые ресурсы.
- Улучшение качества обслуживания клиентов: автоматизация может помочь быстрее обрабатывать заказы и предоставлять более качественный сервис.
- Масштабируемость: автоматизированные бизнес-процессы гораздо легче масштабировать в соответствии с быстрым ростом бизнеса.
С чего начать автоматизацию бизнес-процессов?
1. Инициируйте и проведите анализ
Первый шаг — провести анализ текущих бизнес-процессов. Это поможет определить, какие процессы можно автоматизировать и какие технологии для этого потребуются. Необходимо выявить узкие места, где можно оптимизировать работу, и определить, какие процессы можно автоматизировать.
2. Определите цели и KPI
Прежде чем начать автоматизацию, необходимо определить цели, а также еще и ключевые показатели эффективности (KPI). Это поможет отслеживать прогресс и оценивать эффективность автоматизации. Цели могут включать: сокращение времени обработки заказов, снижение затрат на персонал, улучшение качества обслуживания клиентов и т. д. KPI могут включать: время обработки заказа, количество ошибок, удовлетворённость клиентов и т. п.
3. Подберите варианты программных решений
После анализа текущих процессов и определения целей необходимо выбрать подходящее программное решение для автоматизации. При выборе инструментов следует учитывать такие факторы, как функциональность, удобство использования, интеграция с существующими системами и поддержка со стороны поставщика. Существует множество таких продуктов, включая CRM-системы, ERP-системы, системы управления проектами и т. д.
Помимо базовых инструментов для автоматизированного контроля ресурсов (от временных до финансовых) можно рассмотреть специализированные. Например, информационную систему управления проектами (ИСУП). Этот инструмент широко применяется при внедрении проектного подхода и помогает реализовать плановые работы по автоматизации процессов.
.png)
Есть такая фраза, что владельцы бизнеса не мыслят какими-то дедлайнами — они мыслят бесконечностью. Потому что бизнес — про большее, чем про планирование на один-два года.
Иногда кажется, что выбор системы для реализации проектов и автоматизации бизнес-процессов — это завершенное действие. На практике внедрение ИСУП и других инструментов — это только начало.
Обращайте внимание, какой уровень техподдержки вы получите при внедрении новых инструментов. Станет ли ваш подрядчик надежным плечом и партнером не только в вопросах системы, но и в бизнес-процессах. Мы, например, всегда готовы поддержать клиентов своими знаниями, большим опытом и насмотренностью в проектном управлении, подсказать полезный кейс.
Дмитрий Мазеин — генеральный директор ADVANTA
4. Разработайте план внедрения
После выбора инструментов необходимо разработать детальный план внедрения автоматизации. Разработка плана внедрения — это ключевой этап автоматизации. Данный план должен включать в себя следующие шаги: определение сроков внедрения, распределение ответственности за внедрение, обучение персонала, тестирование и отладка системы.
Очень важную роль играет то, чтобы после внедрения в организации ИСУП ее пользователи были персонально замотивированы в поддержании информация в ней в актуальном состоянии не принудительно, а эволюционно. Это будет реализовано только в том случае, когда в системе заинтересовано не только руководство компании, получающее сводную информацию по портфелю в целом, но и каждый руководитель проекта в отдельности видит упрощение либо ускорение какого-то из своих бизнес-процессов. Это может быть, например, быстрая выгрузка статусного отчета по проекту, отчета по текущим рискам либо по движению денежных средств по заранее согласованному руководством формату. На согласование таких отчетов надо обязательно заложить время при формировании требований до внедрения ИСУП. Впоследствии формировать такие отчеты будет можно быстро, но только при наличии актуальной информации в системе.
Долматова Марина, руководитель проектов группы компаний «ВДГБ»
5. Запускайте внедрение и мониторинг
После разработки плана необходимо приступить к внедрению автоматизации. Важно отслеживать прогресс и вносить коррективы при необходимости. Мониторинг — это важный этап автоматизации. Он позволяет отслеживать эффективность автоматизации и вносить необходимые изменения.
Автоматизация бизнес-процессов — это важный шаг к повышению эффективности и конкурентоспособности компании. Начиная такие изменения, необходимо провести анализ текущих процессов, определить цели и KPI, выбрать подходящие инструменты, разработать план внедрения, протестировать решения и анализировать результаты.
