Проектный офис: для чего создаем и какие выгоды обретаем?
Существует множество вариантов организации Проектного офиса. Каждая компания, в зависимости от потребности менеджмента, уровня зрелости и ресурсов, организовывает свой вариант этой структуры и понимает под его задачами свой собственный набор. В некоторых случаях возможно удачное совмещение функций, и появляется органичное и полезное подразделение. Но нередко возникают Проектные офисы с набором непонятных и даже ненужных функций, которые вряд ли могут принести заметную пользу их создателям.
Автор: Елена Филипова
Сертифицированный эксперт, PMI, PMP, руководитель PMO с 15-летним стажем в банковском и ИТ-секторах.
Профессионалы, которые занимаются управлением проектами и созданием систем проектного управления (КСУП), понимают, что правильно организованный проектный офис действительно продвигает выполнение проектов, совершенствует систему менеджмента и процессы управления, способствует достижению проектных целей и своевременному получению результатов.
И наоборот: неверно организованная работа этого подразделения вредит становлению КСУП в компании, может снизить интерес топ-менеджмента к проектному управлению и породить конфликты исполнения процессов управления на уровне исполнителей.
Что такое проектный офис
Для начала давайте определим понятие «Проектный офис», которое и будем использовать в этой статье, для этого обратимся к международным стандартам. Во избежание путаницы договоримся, что не будем разделять понятия «Проектный офис» и «Офис управления проектами», и будем употреблять оба понятия как синонимы друг другу.
Проектный офис (ПрОф) – организационная структура, которая стандартизирует процессы руководства проектами и способствует обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. Степень ответственности Проектного офиса может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления одним и более проектами (@PMBoK Guide 5th).
Согласитесь, определение весьма широкое и не позволяет понять, что же это все-таки за структура, постоянная она или временная, кому подчиняется, какие у нее полномочия и ответственность. Это приводит к широкому размаху интерпретаций в организации Проектных офисов и, конечно, к ошибкам.
Виды проектных офисов
На практике проектные офисы можно условно разделить на три типа.
- Корпоративный проектный офис — самостоятельное постоянное структурное подразделение, отвечающее за поддержку и развитие корпоративной системы проектного управления в масштабе организации. КПО — владелец процессов проектного управления в организации.
- Управляющий проектный офис — самостоятельное постоянное структурное подразделение, отвечающее за управление выделенным направлением проектов, накопление и развитие компетенций, навыков, методик, техник и инструментов выполнения работ в рамках этого направления.
- Администрирующий проектный офис — временное структурное подразделение (возможно, не выделенное в самостоятельную структурную единицу), отвечающее за координацию работ, администрирование и организацию управления конкретным проектом или программой проекта, а также совершенствование этих процессов.
То есть все три направления создаются для достижения разных целей и несут совсем разные эффекты.
Различия в целях и эффектах проектных офисов
Корпоративный проектный офис, прежде всего, нужен, чтобы централизовать управление, ввести единые правила и стандарты, сохранить в компании приобретаемый опыт, собрать воедино картину движения по проектам (их бюджеты, цели, ресурсы и т.п.), а также сделать все возможное, чтобы основные процессы инициации, завершения, принятия решений становились лучше (быстрее, эффективнее, менее рискованными и т.д.).
Управляющий проектный офис сосредотачивает свои усилия над непосредственно управлением проектов определенной специфики, например, строительства, ИТ, организации событий и т.п. Задача этого вида Проектного офиса – воспитывать, поддерживать и развивать компетенции руководителей проектов, распространять лучшие практики управления, опираясь на специфику работ, снижать риски управления, культивировать профессиональные подходы к управлению и общую культуру среди проектных команд.
Администрирующий проектный офис необходим для централизации управления конкретным проектом или программой проектов. Он хранит, обрабатывает и анализирует информацию по исполнению проекта/программы и способствует более эффективной работе его руководителя. Можно сравнить такой Проектный офис с секретариатом, который все учитывает, записывает и своевременно напоминает.
Каждая группа отличается уровнем управления, подчинения, составом персонала, функциями и полномочиями. Функции и полномочия управляющего и администрирующего проектных офисов всегда зависят от конкретного направления бизнеса (его специфики, внешних требований к его продуктам, уровню компетенций и т.п.) или конкретного проекта/программы (плана его коммуникаций, состава участников, методов выполнения работ и пр.).
Поэтому мы будем говорить о наиболее значимом в процессе построения КСУП варианте – корпоративном проектном офисе (КПО).
Какие функции должен выполнять корпоративный проектный офис
Чтобы ответить на этот вопрос, прежде всего, необходимо хорошо подумать о том, для чего нужен Проектный офис, какие цели ставит перед собой организация, создавая эту структуру. Сформулировать цель создания Проектного офиса – сложная и важная задача, которая определяет и его функции, и может заложить основы мотивации этого подразделения, определить ключевые показатели эффективности. К сожалению, многие определяют цели ПрОф без должного внимания: быстро, бездумно и условно. Наверное, и вы не раз сталкивались с документом «Положение о подразделении», в котором написано много красивых и умных слов, которые не несут за собой ничего конкретного. Очень часто именно так и выглядит документ «Положение о Проектном офисе». Что обычно написано в таком документе, где подразумеваются цели Проектного офиса:
- наведение порядка;
- централизация и стандартизация управления;
- совершенствование процессов проектного управления;
- обучение персонала методам управления проектами;
- повышение ценности от реализации проектов.
Нередко в целях создания Проектного офиса пишут даже что-то вроде «Достижение стратегических целей компании». Хотя всем понятно, что достижение стратегических целей – основная задача топ-менеджмента, которая не может быть переложена на такую структуру как ПрОф.
Приведенные примеры «целей» можно отнести к направлениям деятельности или просто лозунгам, которые не обязывают сотрудников Проектного офиса ни к чему конкретному. Как топ-менеджер, по этим целям вы никогда не сможете понять, достигаются они или нет, как движется Проектный офис к этим целям, в чем он преуспел, а с чем есть проблемы. Зачастую в этом кроется корень зла: то есть именно непонимание целей ПрОф приводит его к неэффективной работе, конфликтам с проектными командами и топ-менеджментом и даже «смерти» Проектного офиса, так как его результаты становятся непонятными, ненужными, а содержание – затратным.
Приводим примеры целей проектного офиса, которые помогают оценить эффект от работы этой структуры и определить ее функции. К таким целям можно отнести:
- Повышение удовлетворенности от управления проектами (сверху – руководство и снизу – проектные команды);
- Сокращение отклонений от плановых сроков/бюджетов по типовым проектам;
- Снижение сроков принятия решений по проектам/программам;
- Повышение уровня компетентности персонала методом управления проектами;
- Сокращение сроков подготовки отчетности по портфелю проектов.
Конечно, для каждой такой цели должен устанавливаться конкретный срок ее достижения, а также показатель (измеритель цели). Например, повышение уровня компетентности персонала можно измерять в количестве сертифицированных специалистов (внутренняя или внешняя сертификация) или просто в числе обученных специалистов.
Взаимосвязь целей и функций проектного офиса
Каждая цель должна отвечать на вопросы: какая выгода компании от проектного офиса? Как измерить достижение этой выгоды? Какие реальные преимущества дает бизнесу внедрение Проектного офиса? Только тогда вы сможете четко сформулировать нужные функции, поставить задачи и понимать, как вы движетесь к этим целям.
Для каждой компании будут свои выгоды, и именно топ-менеджмент должен определить цели создания Проектного офиса и контролировать их выполнение. Вообще топ-менеджмент – основной заказчик и выгодоприобретатель создания этой структуры, так как ПрОф, как часть КСУП, призван способствовать достижению стратегических целей и бизнес-выгод. Для определения целей Проектного офиса важно опросить именно руководство компании и сформулировать цели на основании его потребностей.
Если говорить о наиболее популярных функциях ПрОф, которые он, чаще всего, выполняет, и целях, на которые они направлены, то можно выделить следующие:
| Функция | Выгоды и цели |
| Разработка и развитие методологии управления | Снижение конфликтов относительно процедур управления, повышение скорости управленческих процессов, снижение рисков, повышение уровня управленческих компетенций |
| Формирование сводной отчетности по портфелю проектов для топ-менеджмента | Повышение скорости получения информации о статусе выполнения проектов, снижение рисков ресурсных конфликтов, ускорение принятия решений, рост удовлетворенности заинтересованных сторон |
| Контроль корректности использования методологии | Снижение количества управленческих ошибок, повышение уровня компетентности персонала, снижение рисков |
| Контроль достижения проектных целей | Рост доли проектов с достигнутыми целями, повышение удовлетворенности заинтересованных сторон |
| Обеспечение (организация) работы Проектного комитета | Повышение скорости принятия решений, снижение уровня конфликтов между заинтересованными сторонами проекта, рост удовлетворенности, снижение рисков принятия решений |
| Настройка и поддержка ИСУП | Снижение затрат на управление проектами, снижение рисков человеческого фактора, уменьшение просрочек выполнения проектных работ, рост удовлетворенности заинтересованных сторон |
| Обучение проектного персонала | Повышение уровня компетентности персонала в области управления проектами |
| Подготовка данных для мотивации проектного персонала | Снижение конфликтов внутри проектных команд, рост удовлетворенности заказчиков проектов |
Приведенные функции являются основой построения КСУП, но не покрывают все ее потребности. При построении процессов управления функции могут быть дополнены.
Итог: как получить управленческий эффект от проектного офиса
Проектный офис начинает приносить пользу бизнесу только тогда, когда его цели, функции и зона ответственности четко определены и связаны с измеримыми управленческими эффектами. Универсальных моделей не существует: набор функций и формат работы ПрОф должен опираться на задачи конкретной компании, ее масштаб и зрелость проектного управления.
Если вы рассматриваете создание или трансформацию проектного офиса, имеет смысл начать с оценки текущего состояния управления проектами: понять, какие функции уже выполняются, какие управленческие эффекты достигаются и где возникают основные потери времени, данных и управленческой уверенности.
.jpg)
