Примеры KPI для измерения успешности проектного офиса
Проектный офис часто становится центром управления изменениями и точкой координации всех инициатив компании. От его эффективности напрямую зависят сроки, бюджеты и стратегическая реализация проектов.
Но одна из частых проблем — сложность доказать реальную ценность проектного офиса. Если результаты его работы не измеряются, руководство может не увидеть вклад офиса в достижение целей организации.
Именно поэтому система ключевых показателей эффективности (KPI) помогает не только управлять, но и аргументированно показывать, какую пользу приносит проектный офис компании.
Содержание
Почему важно измерять эффективность проектного офиса
В исследовании Gartner, посвященное проектным офисам говорится, что за последние 7 лет 50% всех проектных офисов потерпели неудачу. Руководство многих компаний посчитало, что PMO не приносит достаточной ценности для организации. Однако то же исследование продемонстрировало, что в организациях мирового уровня с сильным и зрелым проектным офисом в 3 раза больше успешных проектов.
То есть проектные офисы приносят реальную пользу, но не измеряют и не демонстрируют ее. Поэтому часто создается впечатление, что PMO не оказывает влияния на результаты бизнеса.
Чтобы изменить эту ситуацию, необходимо определить и зафиксировать набор метрик — KPI проектного офиса, которые покажут, как он повышает производительность, поддерживает цели компании и создает стратегическую ценность.
KPI проектного офиса: определение и влияние
Ключевые показатели эффективности проектного офиса (Key Performance Indicators, KPI ) — это измеримые показатели, по которым компания оценивает эффективность работы PMO: насколько оно помогает достигать целей бизнеса, сокращает риски и повышает долю успешно реализованных проектов.
Хорошо подобранные KPI позволяют продемонстрировать стратегическую ценность PMO для руководства, оценить влияние на сроки, бюджеты и качество проектов, выстроить систему улучшений на основе данных, а не субъективных оценок.
Как выбрать KPI для проектного офиса
Даже при понимании важности KPI сформировать список понятных показателей, которые подтвердят эффективность работы проектного офиса может быть непросто. При выборе метрик важно, чтобы они:
- Были напрямую связаны с целями компании.
- Отражали стратегический, процессный и ресурсный уровни.
- Имели количественные измерители: проценты, сроки, суммы.
- Были понятны стейкхолдерам.
- Имели регулярную периодичность обновления.
Примеры KPI проектного офиса
В таблице ниже приведены примеры KPI, которые можно использовать для оценки эффективности проектного офиса. Эти показатели стоит адаптировать под специфику вашей компании и портфеля проектов, но они дают хорошее представление о направлениях измерения.
| Предмет обсуждения | Область | Примеры метрик |
| Стратегический вклад | Реализация стратегических проектов | Увеличение процента успешно реализуемых стратегических проектов в сравнении с общим количеством стратегических проектов |
| Сокращение времени вывода продукта на рынок | Сокращение времени вывода продукта на рынок = Время от разработки концепции до начала проекта (время, необходимое для старта проекта) | |
| Сокращение времени вывода продукта на рынок = Время от разработки концепции до завершения проекта (время, необходимое для реализации проекта) | ||
| Сокращение разницы между плановыми и фактическими сроками реализации проекта = Сравнение планового и фактического времени реализации проекта / Точность планирования сроков проекта | ||
| Процессы управления | Улучшение процессов управления | Соответствие методологии (требуемые результаты проекта в сравнении с реальными результатами) |
| Управление портфелем проектов | Общий уровень успешно завершенных проектов в портфеле | % реализованных проектов в портфеле / Общее число проектов |
| Работа с изменениями | % проектов, статус которых не изменился за отчетный период | |
| Управление проектами | Улучшение процесса управления проектами | Увеличение числа успешных проектов = Число успешных проектов / Общее число проектов за определенный промежуток времени |
| Рост квалификации участников проектов | ||
| Улучшение прогнозов и оценки стоимости проектов | Снижение разницы между плановыми и реальными затратами проекта = Сравнение плановых и реальных затрат проекта | |
| Управление ресурсами | Улучшение распределения ресурсов по проектам | Улучшение загрузки ресурсов во время реализации проекта (например, бизнес-аналитик > 31,5 часов в неделю = Превышение планового времени) |
| Улучшение распределения ресурсов по проектам = Оплачиваемое время / Общее время | ||
| Управление стейкхолдерами | Повышение удовлетворенности клиентов / пользователей | Средний показатель удовлетворенности клиентов или пользователей, полученный из опроса (должен быть выше % предыдущего квартала или среднего показателя за год) |
| Реализация дополнительных опций в рамках бюджета | ||
| ROI | Получение прибыли | Оценка ROI после завершения проекта для определения, был ли получен ROI проекта |
| Полученная прибыль в сравнении с плановой прибылью за год | ||
| Годовой показатель ROI | Суммарный ROI для всех проектов, которые реализовывались | |
| Сотрудники | Улучшение мотивации сотрудников | Средний показатель удовлетворенности участников проекта, полученный из опроса (должен быть выше % предыдущего квартала или среднего показателя за год) |
| Упрощение процессов роста для участников проектов |
Как внедрить систему KPI пошагово
1. Определите миссию проектного офиса. Например, повысить предсказуемость исполнения портфеля или сократить время согласований.
2. Выберите 5–7 ключевых метрик из таблицы, релевантных вашим целям.
3. Согласуйте их со стейкхолдерами. Все активные участники процесса должны понимать показатели и уметь их оценивать.
4. Определите базовые значения. Например, средний процент отклонений за прошлый год.
5. Настройте автоматический сбор данных. Обычно в системах управления проектами уже внедрены механизмы для автоматического расчета нужных показателей, поэтому при передаче данных не потребуется считать все вручную.
6. Создайте дашборды и отчёты для регулярного мониторинга.
7. Делитесь успехами в корпоративных каналах, отчетах, на встречах руководства. Доказать важность проектного офиса можно тогда, когда регулярно демонстрируются результаты.
Частые вопросы о KPI проектного офиса
Зачем измерять KPI PMO?
Чтобы показать, как проектный офис влияет на стратегические результаты компании и управляемость портфеля.
Сколько KPI нужно использовать?
На практике достаточно 5–7 ключевых метрик. Остальные можно использовать как дополнительные индикаторы.
Как часто обновлять данные по KPI?
Рекомендуется ежемесячно, чтобы своевременно видеть динамику и корректировать действия.
Что делать, если показатели ухудшаются?
Проводить анализ причин, корректировать процессы, ресурсы или методологию — и фиксировать изменения в отчетах PMO.
Итог. KPI — это инструмент для коммуникации с топ-менеджментом
KPI — это не просто цифры, а инструмент стратегической коммуникации.
Когда проектный офис умеет измерять результаты и связывать их с целями компании, он перестает быть административным звеном и становится центром принятия решений.
ADVANTA оказывает компаниям услуги консалтинга, помогает провести аудит процессов и сформировать индивидуальный список метрик для компании. Вы всегда можете обратиться к нам за бесплатной консультацией.
