
Дмитрий Мазеин
Генеральный директор
Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.
Елена Филипова, руководитель корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»
Принимать точные решения по проектам, контролировать ход выполнения и получение результатов – дело не из легких. Но когда на помощь топ-менеджеру приходят ИТ-инструменты, все становится прозрачным и понятным. Давайте на примере нашей компании посмотрим, как можно организовать эффективное управление проектами и гарантированно получать результаты.
Мы компания сектора МСБ (малый и средний бизнес), кроме того, мы ИТ-компания, поэтому в правилах нам была необходима определенная степень свободы и простоты. Для контроля исполнения проекта мы применяем метод контрольных точек, который позволяет контролировать именно получение результатов, а не следить за исполнением работ. Все критически важные результаты проекта и сроки их получения согласовываются и утверждаются уставом (кстати, согласование такого документа и его хранение также выполняется в системе). После утверждения все контрольные точки вносятся в систему ADVANTA, и базовый план сохраняется офисом управления проектами. Базовый план позволяет всегда понимать текущее отклонение от согласованных сроков, а менеджер проекта не может вносить в него изменения без отдельного согласования с руководством.
Для контроля исполнения и принятия необходимых решений вся работа строится в связке менеджер проекта – офис управления проектами – проектный комитет. Роли распределяются так:
Менеджер проекта: управляет задачами для выполнения плана по результатам, организовывает работу исполнителей, проводит необходимые совещания, встречи и обсуждения. Еженедельно по всем результатам, которые планируется получить в течение следующих двух недель или просроченным результатам менеджер предоставляет прогноз сроков исполнения и статус, в рамках которого он может сообщить о проблеме или необходимости подключения руководства. Запрос такой информации настроен в системе и приходит через специальную форму по заданному расписанию, мы настроили на пятницу в 11:00.
После заполнения формы все полученные ответы офис управления проектами может просмотреть в отдельном отчете системы.
Офис управления проектами: следит за выполнением общих правил управления проектами, например, организовывает еженедельные коммуникации проектных команд, контролирует выполнение условий запуска и завершения проекта. Одна из его регулярных задач сформировать общий сводный отчет по всем проектам в работе и обратить внимание проектного комитета на те вопросы, которые требуют их подключения, в том числе:
Для этого каждый понедельник в 11:00 мне (то есть руководителю офиса управления проектами) приходит еще одна форма, которая не только позволяет заполнить обобщенный статус по проектам на основании статусов от менеджеров проектов, но и напомнить о задержке старта проекта или о необходимости закрытия. Для заполнения такой информацию я открываю отчет по контрольным точкам, анализирую и обобщаю полученную информацию, устанавливаю индикаторы, которые позволяют руководству ориентироваться в приоритете решения проблем.
В итоге в системе формируется единый отчет, который показывает все проекты компании, их статус, требуемые решения и отклонения.
По вторникам, ровно в 10:00 еженедельно проходит проектный комитет, первым вопросом которого является рассмотрение статуса исполнения проектов развития. Обсуждение еще ни разу не превысило 30 минут, а все решения по проектам я получаю регулярно. Кстати, все принятые решения и поручения можно вносить онлайн, используя функционал быстрого ввода объектов системы:
Работа сотрудников организована так, что все работают в одной системе, с одними и теми же данными, при этом акцент ставится на комфорт управления и сокращение трудозатрат:
Система ADVANTA позволяет нам быстро и качественно принимать решения, вовремя подключать топ-менеджмент, при этом не перегружая их работу. Широкий функционал построения отчетов позволяет быстро организовать информацию (добавить реквизиты, справочники и другие данные) чтобы акцентировать внимание на приоритетных сторонах управления. Средняя оценка удовлетворенности работой офиса управления проектами по итогам 2019 года составила 9,3 балла (из 10), это говорит о том, что такой работой довольны, что не может не быть предметом моей профессиональной гордости.
Продолжаем тему, начатую в прошлой публикации, и проанализируем работу Проектного комитета с позиции топ-менеджера. Как сэкономить драгоценное время первых лиц и повысить качество проектных решений?
Директор Адванта Групп Базин Денис в качестве приглашенного эксперта посетил круглый стол дискуссионного клуба в Екатеринбурге