Практика применения ИТ-инструментов для принятия решений по проектам

Контрольные точки

Елена Филипова, руководитель корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»

Принимать точные решения по проектам, контролировать ход выполнения и получение результатов – дело не из легких. Но когда на помощь топ-менеджеру приходят ИТ-инструменты, все становится прозрачным и понятным. Давайте на примере нашей компании посмотрим, как можно организовать эффективное управление проектами и гарантированно получать результаты.

Шаг 1. Правила

Мы компания сектора МСБ (малый и средний бизнес), кроме того, мы ИТ-компания, поэтому в правилах нам была необходима определенная степень свободы и простоты. Для контроля исполнения проекта мы применяем метод контрольных точек, который позволяет контролировать именно получение результатов, а не следить за исполнением работ. Все критически важные результаты проекта и сроки их получения согласовываются и утверждаются уставом (кстати, согласование такого документа и его хранение также выполняется в системе). После утверждения все контрольные точки вносятся в систему ADVANTA, и базовый план сохраняется офисом управления проектами. Базовый план позволяет всегда понимать текущее отклонение от согласованных сроков, а менеджер проекта не может вносить в него изменения без отдельного согласования с руководством.

Пример формирования базового плана проекта в системе ADVANTA

Шаг 2. Организационная структура

Для контроля исполнения и принятия необходимых решений вся работа строится в связке менеджер проекта – офис управления проектами – проектный комитет. Роли распределяются так:

Менеджер проекта: управляет задачами для выполнения плана по результатам, организовывает работу исполнителей, проводит необходимые совещания, встречи и обсуждения. Еженедельно по всем результатам, которые планируется получить в течение следующих двух недель или просроченным результатам менеджер предоставляет прогноз сроков исполнения и статус, в рамках которого он может сообщить о проблеме или необходимости подключения руководства. Запрос такой информации настроен в системе и приходит через специальную форму по заданному расписанию, мы настроили на пятницу в 11:00.

Пример формы сбора отчетности по контрольным точкам в системе ADVANTA

После заполнения формы все полученные ответы офис управления проектами может просмотреть в отдельном отчете системы.

Пример отчета по статусу проектов в системе ADVANTA

Офис управления проектами: следит за выполнением общих правил управления проектами, например, организовывает еженедельные коммуникации проектных команд, контролирует выполнение условий запуска и завершения проекта. Одна из его регулярных задач сформировать общий сводный отчет по всем проектам в работе и обратить внимание проектного комитета на те вопросы, которые требуют их подключения, в том числе:

Поддержка запуска проектов
Отставание контрольных отчет от плановых значений
Ответ на сигналы и запросы менеджеров проектов
Утверждение предлагаемых изменений
Решения для завершения проектов

Для этого каждый понедельник в 11:00 мне (то есть руководителю офиса управления проектами) приходит еще одна форма, которая не только позволяет заполнить обобщенный статус по проектам на основании статусов от менеджеров проектов, но и напомнить о задержке старта проекта или о необходимости закрытия. Для заполнения такой информацию я открываю отчет по контрольным точкам, анализирую и обобщаю полученную информацию, устанавливаю индикаторы, которые позволяют руководству ориентироваться в приоритете решения проблем.

В итоге в системе формируется единый отчет, который показывает все проекты компании, их статус, требуемые решения и отклонения.

Диаграмма контрольных точек проектов в системе ADVANTA

По вторникам, ровно в 10:00 еженедельно проходит проектный комитет, первым вопросом которого является рассмотрение статуса исполнения проектов развития. Обсуждение еще ни разу не превысило 30 минут, а все решения по проектам я получаю регулярно. Кстати, все принятые решения и поручения можно вносить онлайн, используя функционал быстрого ввода объектов системы:

Пример создания поручения в системе ADVANTA

Шаг 3. Организация работы персонала

Работа сотрудников организована так, что все работают в одной системе, с одними и теми же данными, при этом акцент ставится на комфорт управления и сокращение трудозатрат:

Обычные сотрудники, которые являются исполнителями задач, чаще всего, не погружаются в то, как контролируется проект. Они принимают задачи, рассматривают документы, согласовывают требования. В общем, выполняют обычную для проекта работу. Единственное что их волнует — это получение результата, за который они отвечают, своевременно. Система мотивации компании работает на базе системы ADVANTA, при утверждении базового плана все контрольные точки автоматически в нее попадают и любое отклонение сроков учитывается в расчете ежемесячного бонуса.
Руководители проектов вносят статус по проекту в систему еженедельно, но их трудозатраты минимальны. Во-первых, запрашиваются только ближайшие результаты, во-вторых, требуется только один комментарий и выбор уровня внимания («Нет проблем», «Могу решить сам», «Требуется помощь»).
Офис управления проектами еженедельно анализирует информацию от менеджеров, и благодаря системе у меня практически нет потребности в дополнительных звонках, что сильно экономит время. Кроме того, я регулярно получаю внимание всех руководителей организации для принятия необходимых решений, чем не может похвастаться ни один менеджер проекта.
Руководство тратит не более 30 минут в день на контроль исполнения проектов развития. Принимает согласованные решения на основании объективных сведений по проектам.

Система ADVANTA позволяет нам быстро и качественно принимать решения, вовремя подключать топ-менеджмент, при этом не перегружая их работу. Широкий функционал построения отчетов позволяет быстро организовать информацию (добавить реквизиты, справочники и другие данные) чтобы акцентировать внимание на приоритетных сторонах управления. Средняя оценка удовлетворенности работой офиса управления проектами по итогам 2019 года составила 9,3 балла (из 10), это говорит о том, что такой работой довольны, что не может не быть предметом моей профессиональной гордости.