Построение проектного офиса с использованием системы ADVANTA

Система управления проектами решает разные задачи бизнеса. Дмитрий Палшков поделился опытом компании ACCENT Capital по созданию проектного офиса с использованием системы ADVANTA.

Бизнес-контекст. Какие запросы были у руководства компании при создании проектного офиса?

ACCENT Capital управляет инвестициями в коммерческую недвижимость институционального качества в Москве и городах с населением более 1 млн человек. Одна из задач — разработка инвестиционной стратегии актива и ее реализация в рамках согласованного с инвесторами бизнес-плана.

Как и у многих активно развивающихся компаний, у нас были сложности с управлением проектами. Вот наиболее острые вопросы, которые обозначил генеральный директор при внедрении проектного управления:

«А какие проекты реализуются в компании?». Отсутствовал актуальный единый реестр инициатив компании.

«Почему мы в каждом проекте изобретаем велосипед?». У каждого подразделения были свои инструменты для ведения проектов: кто-то использовал Excel, кто-то MS Project, некоторые использовали word и электронную почту. Это неудобно.

«А что же действительно происходит в проекте?». В некоторых проектах отсутствовали утвержденные сроки, были утеряны протоколы ключевых совещаний, некоторые решения оставались «на бумаге» и не воплощались. Собрать историю проекта было очень сложно.

«Кто за что отвечает на данном проекте?». Ролевая структура управления проектом формировалась «стихийно», часто с «белыми пятнами» или дублированием ответственности. 

«Как не допустить повторения ошибок?». Практически отсутствовал обмен опытом между руководителями проектов. 

К выбору ИСУП шли порядка года. Сначала работали «на коленке» с помощью локального Project и сетевых папок, потом занялись внедрением. И ADVANTA сильно облегчила жизнь компании. Но давайте по порядку. Сначала расскажу о том, какие бывают виды проектных офисов.

Проектный офис — постоянное подразделение компании, которое выполняет некий набор функций в рамках проектного управления. Какой именно, зависит от запроса бизнеса, к которому проектный офис должен адаптироваться. Возьмем две ключевые метрики: 

1. Охват. «На каком уровне нужно управлять проектами»:

• Отдельный проект. Такой вариант встречается достаточно редко, обычно в каких-то очень крупных проектах. 
• Подразделения (программа). Такой вариант встречается чаще. Например, вам нужно «навести порядок» в IT-проектах.
• Компании (портфель). Такой проектный офис участвует в реализации всех проектов компании, который делится по портфелям, по программам. Проектный офис задает методологию для всего портфеля.

2. Зона ответственности. «Что нужно охватить». Здесь выделю три уровня:

• Секретариат. Ведет протоколы собраний, собирает совещание, помогает с обновление планов-графиков.
• Центр совершенствования. Вводит единые стандарты, обеспечивает единым инструментарием (ИТ-системы, шаблоны и проч.), обучает руководителей проектов.
• Самый продвинутый уровень -  когда проектный офис (и его руководитель персонально) отвечает непосредственно за управление проектом (портфелем проектов).

Все эти уровни можно свести в матрицу. И по мере того, как цвет становится более красным, у руководителя такого подразделения выше уровень ответственности и от него требуется больше компетенций. 

Что касается нашего проектного офиса, мы нуждались в управлении портфелем проектов на уровне компании и хотели стандартизировать процессы. Особенность этого подразделения нашей компании в том, что он находится на стыке двух метрик. Он функционирует на корпоративном уровне, поэтому все проекты компании ведутся в рамках проектного офиса. В части проектов руководителями выступают команда проектного офиса, а в части — сотрудники других подразделений.

Бизнес-решение. Структура портфеля проектов компании ACCENT Capital. Как все стало после внедрения ADVANTA

Все проекты нашей компании разделены на 5 портфелей: 

Часть из них была связано с совершенствованием работы и формализацией бизнес-процессов:

1. Проекты совершенствования процессов компании (например, внедрение CRM, настройки 1С, формирование новой бизнес-функции)
2. Проекты формализации бизнес-процессов (описание, оптимизация, регламентация)

И три блока, связанных с нашим основным бизнесом:

1. Приобретение активов
2. Строительство активов (девелопмент)
3. Продажа активов

У каждого вида проектов есть свой жизненный цикл, набор работ, под него мы формируем шаблон плана-графика. Все они управляются по-разному. Например, проекты «Приобретения активов» и «Совершенствования компании» утверждаются в рамках разных комитетов.

Наш проектный офис отличается от классического тем, что он отвечает за разработку и формализацию бизнес-процессов компании. То есть не только за проектную, но и за процессную деятельность. Лучше сразу объяснить разницу между двумя этими понятиями.

Процессная деятельность — это конвейер с однотипными, повторяемыми задачами: еженедельные или ежеквартальные отчеты, бизнес-планы, ежедневные продажи. Направлена на создание стандартного результата с минимальной вариативностью.

Проектная деятельность направлена на создание уникального продукта. Обе они служат для достижения целей компании. Часто проектная деятельность со временем перетекает в процессную. Это и произошло в ACCENT Capital с внедрением ADVANTA. Внедрение системы – проект, администрирование и эксплуатация – процесс.

Один из основных бизнес-процессов нашей компании — приобретение активов. Он включает в себя поиск актива, проведение комплексной проверки, структурирования и осуществление сделки. В рамках инструментов процессного управления мы создали модель этого процесса в нотации BPMN 2.0. Она учитывает все возможные сценарии:

• строим сами или покупаем готовое
• есть ли ограничения для проведения сделки или нет
• есть у объекта арендаторы или необходимо заполнение актива и многие другие

Для каждого сценария нужно подробно описать все шаги, добавить инструкции, шаблоны, показатели эффективности. То есть создать алгоритм действий, который нужно выполнить, чтобы приобрести актив.

И здесь нам очень помогла ADVANTA. Система позволила загрузить алгоритм в шаблон проектных планов-графиков. Теперь мы можем развернуть шаблон, исключить ненужные работы и учесть особенности конкретного актива. Нет потребности долго спорить о сроках, так как они базово уже согласованы в рамках регламента бизнес-процесса. Это существенно экономит время. Более того, диаграмма интерактивно перестраивается, и в рамках 30-минутного совещания мы можем определить, сколько времени понадобится на покупку конкретного объекта, чтобы озвучить эти наиболее вероятные сроки руководству компании или продавцу актива.

Выбранное решение позволило автоматизировать процессы, поставить проекты на поток. ИСУП назначает ответственных, налаживает коммуникации между отделами и повышает эффективность работы сотрудников. У нас есть необходимый набор инструментов, чтобы контролировать управление всем портфелем проектов компании. 

Ключевые функции системы, которыми пользуется ACCENT Capital 

1. Планирование и контроль портфеля проектов. У нас появилась возможность выгрузить статусы по всем проектам, сгруппировать их по типам, приоритетам, ответственным подразделениям. Мы используем 3 набора индикаторов:

• Статус от руководителя проекта 
• Индикатор сроков
• Индикатор бюджетов (план-факт) 

Интерфейс интуитивно понятный. 

2. Контроль бюджетов портфеля проектов. Мы интегрировали ИСУП с 1С. Каждый день 1С формирует файл с планом/фактом по проектам и затратам. ADVANTA забирает данные, анализирует их и выводит на дашборд. Нам доступны разные варианты сегментации: по типам, статьям затрат, срокам и классные варианты визуализации. Доступна любая аналитика, которая требуется бизнесу, за месяц, квартал, год.

Дашборд интерактивный. К нему имеет доступ все высшее руководство компании. Выглядит просто и наглядно. 

3. Фиксация протоколов совещаний и контроль поручений. Раньше после собраний инициативы и классные идеи иногда терялись. Было сложно собрать историю проекта и понять, в какой момент было принято то или иное решение. 

С внедрением ADVANTA протокол собраний загружается в систему после согласования. Задачи, ответственные лица и дедлайны ставятся в соответствии с протоколом. 

В конце хочу поделиться своим опытом, с какими сложностями можно столкнуться при внедрении ИСУП и создании корпоративного проектного офиса.

Подводные камни при внедрении ИСУП                                              

1. Без поддержки топ-менеджмента внедрить не получится. Заручитесь поддержкой топ-менеджмента компании. В идеале, в лице генерального директора или акционера компании. По статистике 50% корпоративных проектов не выдерживают двухлетний цикл. С поддержкой топ-менеджмента у вас больше шансов на успешное внедрение.                                                               
2. Готовьтесь к сопротивлению со стороны сотрудников. Всегда найдутся те, кому что-то не нравится — от принципиального несогласия с необходимостью внедрения системы до того, что в другом продукте какая-то функция реализована удачнее. Любая непрозрачная работа всегда приятнее для сотрудника, чем задача в ADVANTA c конкретными сроками. По личному опыту: привыкание к ИСУП происходит успешнее в тех отделах, где руководители хотя бы раз в 2 неделю заходят в систему, актуализируют сроки по задачам, «подталкивают» ответственных лиц. 
3. Ищите нестандартные пути реализации. Один инструмент не решит все задачи бизнеса, кастомизация стоит дорого. Универсальное решение всегда будет менее функционально, чем узкоспециализированное, но только благодаря ему удастся выстроить единую систему. И даже у ADVANATA есть не самые удобные решения. Но мы рады, что выбрали именно эту систему, потому что ее функционал закрывает 85% наших потребностей.
4. Используйте «крючки» для эксплуатации системы. Создавайте потребность и спрос зайти в систему. Пусть все необходимые отчеты будут только в ней. По моему опыту самый главный «крючок» — это создание проектного комитета, на который выгружается информация системы. И если данные, сроки, статусы не актуализированы, то недочеты передают ответственным лицам. Да, такие методы могут вызывать возмущение персонала, который игнорировал работу в системе. В ходе эксплуатации приходит понимание ценности системы, и у меня были случаи, когда изначально противники признавали ее удобной.                                     
5. Заблокируйте возможность использовать предыдущие информационные системы. Обозначьте сроки по переходу на новые инструменты, а затем перестаньте принимать планы в Excel, отчеты в Word. Только убедитесь, что никакие из бизнес-процессов не встанут из-за перехода в новую систему. 

С системой управления строительными проектамиADVANTA процессы реализации проектов внутри компании стали прозрачными, понятными, управляемыми. Благодаря стандартизации ACCENT Capital оптимально расходует ресурсы и повышает эффективность компании.