Как контролировать процессы управления. Инструменты проектного офиса. Часть 2

Елена Филипова, руководитель корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»

В первой части статьи мы уже коснулись инструментов ИСУП, связанных с контролем старта проектов и исполнения планов, которые помогают проектному офису успешно решать свои задачи. В продолжении материала поговорим о функциях контроля по управлению изменениями и выполнению решений, а также об инструментах мониторинга завершения проектов и достижения целей.

Контролируем управление изменениями и выполнение решений

Еще одной областью, которая требует инструментов контроля уже на старте, является управление изменениями проектов. Все изменения высокого уровня, например, изменение контрольных точек, бюджета, содержания, необходимо обязательно фиксировать, уметь быстро находить и использовать для обоснования действий. К примеру, при закрытии проекта и расчете мотивации важно предоставить перечень включенных корректировок и, тем самым, доказать успешность проекта. Иначе измененные сроки, бюджет и прочие составляющие могут быть расценены заказчиком, как признак плохого управления.

ИСУП, прежде всего, позволяет контролировать поступление запросов на изменение: своевременно проверять запрос, отвечать на возникающие вопросы, направлять его для принятия решения. Казалось бы, что достаточно для этого использовать просто инструменты систем электронного документооборота (СЭД): определить шаблон для запроса, утвердить перечень согласующих лиц, прописать процесс принятия решений. Но на практике это не так.

Известно, что СЭД работают в контуре организации: документы параметризируются по годам, типам, ответственным и т.п. Перестроить их под проекты очень не просто и дорого. Кроме того, владелец такой системы – всегда руководящий аппарат, и у проектного офиса не будет возможности подстраивать систему под себя и особенности методологии, что весьма неудобно. То есть используя даже очень мощные системы для управления документами, вам будет сложно применять их для анализа и быстрого поиска решений в контуре проекта, а также адаптировать их под КСУП. В СЭД документы затеряются среди тысяч других решений, а при необходимости вам придется потратить немало времени, чтобы найти то самое изменение и изучить его. Если же перенести работу с изменениями на ИСУП, то процесс выглядит очень прозрачно. Их можно зафиксировать не просто в проекте, а даже в той фазе, контрольной точке или работе, которых оно касается. Для фиксации требуемых корректировок можно использовать справочники, согласования или обсуждения, в зависимости от того, как удобнее работать. При этом сотрудники ПрОф в своей рабочей области в режиме онлайн смогут получать уведомления о поступивших запросах, на которые будут отреагировать. Вся история изменений, обсуждения и документы к ним сохранятся в проекте, и будут доступны для команды, заказчика и других заинтересованных лиц.

Используя систему ADVANTA для разных организаций в своей практике, я применяла несколько вариантов такого контроля, подстраиваясь под особенности проектов и потребности людей. Наиболее простой способ применения ИСУП – согласование запроса на изменение в системе. В регламенте важно зафиксировать, что при необходимости внести корректировку в проект нужно создать согласование в ИСУП с типом «Запрос на изменение» и приложить документ с его описанием. При выборе такого типа согласования система может автоматически предложить необходимых согласующих, первым из которых должен быть сотрудник проектного офиса. При запуске согласования этот сотрудник получит уведомление о запросе, проверит корректность формулировок и наличие необходимых документов. А при завершении согласования все тот же сотрудник проверит наличие всех требуемых виз и направит запрос для решения Проектного комитета.

Чтобы управлять изменениями сроков на уровне проекта, я использовала другой способ. Для учета локальных запросов на изменение участникам проекта достаточно было зафиксировать в специальной форме системы требования к корректировке работ и запустить согласование. Как только процесс согласования успешно завершался, к плану проекта автоматически применялись указанные новые даты. Если же в согласовании было отказано, план выполнения не менялся. Проектный офис в этом процессе мог даже не участвовать, но в то же время все ключевые изменения расписания работ были согласованы и быстро отражены в системе. Применяя такой функционал, руководитель проекта значительно сокращал число очных совещаний, мог быстрее реагировать на запросы, а также в режиме онлайн контролировать реализацию последнего согласованного плана в системе и вести журнал выполненных и отклоненных запросов.

Пример фиксации электронного запроса на изменение сроков

Пример электронной фиксации изменений со статусом рассмотрения

Пример отчета по принятым запросам на изменение

Второй частью контроля изменений является наблюдение за выполнением всех решений, которые были приняты. И снова, несмотря на наличие СЭД, эту работу лучше выполнять внутри ИСУП.

В организации, где я работала, была зрелая СЭД, и существовал негласный закон согласовывать только в ней все протоколы совещаний. Такая же практика была применена и к протоколам Проектного комитета, в которых были зафиксированы решения по запросам проектов. Несмотря на это проектный офис все же начал дополнительно заносить такие решения в ИСУП. Мы сохраняли эти важные данные в единой системе и правильной структуре, что открывало возможности для анализа и поиска нужной информации. Кроме того, фиксируя поручения в ИСУП ПрОф мог предоставить ответственным все инструменты системы для выполнения задач: планы, обсуждения, отчеты исполнения и т.п. В контуре СЭД, такую работу бы проводить гораздо сложнее.

Контроль решений и поручений руководства в управлении проектами – одна из ключевых функций проектного офиса. И выполнять ее удобнее тем инструментом, который «подчинен» интересам проектного управления, то есть ИСУП.

Пример отчета по исполнению поручений Проектного комитета

Итак, минимальный набор инструментов для контроля за изменениями и решениями это:

1. Возможность обсуждения и согласования документов/предложений;
2. Возможность зафиксировать электронный запрос на изменение в проекте;
3. Отчет по изменениям проекта (для просмотра или поиска изменения);
4. Отчет по контролю исполнения решений и поручений.

Контролируем завершение проекта

По аналогии с контролем старта мониторить завершение проектов необходимо тогда, когда его сроки формально утверждены и принята ответственность за выполнение проекта. И так же, как и в случае с началом работ, такой контроль направлен на помощь, снижение рисков и конфликтов. Поэтому все инструменты должны способствовать успешному получению результата и его скорейшему использованию.

Например, всех проектных менеджеров нужно уже на старте проекта ознакомить с процедурой передачи результата, а также максимально упростить задачу по подготовке итоговых документов. Для этого проектному офису на основании реестра проектов ИСУП достаточно выбрать плановые сроки их завершения и заранее, например, за 1 месяц до окончания проекта направить напоминание по процессу завершения: что нужно подготовить, с кем согласовать, кому передать. Информационная система может автоматически заполнить финальный отчет или акты приемки, обозначить дисциплину выполнения сроков, отклонения бюджета, выполнить расчет мотивации и т.п. Это поможет разгрузить проектных менеджеров и даст им почувствовать эффект от использования КСУП. Подготовку нужных документов можно также отслеживать с помощью отчета в системе. Проектному офису остается подключаться при необходимости, чтобы разрешить вопросы или ускорить решение конфликтов на уровне топ-менеджмента.

Включение руководства для приемки результатов, завершения работ и удовлетворения заказчика – нормальная практика, если проект еще не зашел в тупик и конфликт не достиг своего пика. В отсутствие внимания к завершению проектов можно затянуть передачу результатов и углубить возможные проблемы.

Если при завершении работ необходимо какое-либо решение топ-менеджмента, то ускорить проведение подобного совещания можно также через проектный офис. А ИСУП снова поможет обеспечить быстрый канал связи: в электронном виде обсудить и согласовать запрос для решения, зафиксировать договоренности и поручения или провести согласование.

Пример согласования решения Проектного комитета

Требования к ИСУП для контроля завершения проектных работ и передачи результатов:

1. Реестр проектов;
2. Отчет со статусом контрольных документов проекта;
3. Автозаполнение документов проекта;
4. Возможность обсуждения и согласования документов/предложений;
5. Отчет по контролю исполнения решений и поручений.

Контроль достижения цели

Контролировать цель можно тогда, когда она верно сформулирована, и за ее достижение принята ответственность. Правильный процесс передачи результатов проекта предполагает: обозначение целей, фиксацию плановых выгод, передачу ответственности за замер фактических показателей по эксплуатации результатов. Тогда контроль сводится к формированию очень простой отчетности. ИСУП может не только хранить плановые показатели цели, но и автоматически запрашивать у ответственных фактические параметры, сохранять их и строить аналитические диаграммы выполнения планов. Именно возможности ИСУП по сбору данных в этом виде контроля наиболее полезны. Ведь все внимание руководства, как правило, приковано к тем проектам, которые еще исполняются, а не уже завершены.

Регулярно собирать информацию по использованию результатов завершенных проектов часто не хотят или забывают, что соответственно сказывается и на получении выгод. При доступных инструментах настройки автоматического сбора данных и верных подходах задача сильно упрощается. ИСУП сама ведет работу по такому сбору, а Проектному офису предоставляет сведения о выполнении запросов или просрочке предоставления требуемых данных.

Пример хранения плановых и фактических показателей проектов

Пример отчета по нарушениям предоставления данных

Пример отчета для контроля достижения целей

При руководстве проектным офисом я ежеквартально предоставляла руководству отчетность, которая явно показывала достижение целей по результатам проектов, обозначала прогнозы окупаемости инвестиций и использование полученных результатов. Все необходимые данные система собирала сама, а при нарушениях сроков подачи мы могли быстро определить ответственного за просрочку. Итоговая отчетность могла быть передана руководству онлайн в системе ADVANTA или просто скопирована в презентацию, что практически не требовало усилий от моих сотрудников.

Таким образом, инструментами по контролю достижения целей являются:

1. Фиксация плановых показателей;
2. Модуль автоматического сбора отчетов;
3. Отчеты по контролю предоставления данных;
4. Отчеты с диаграммами отклонений плана/факта.

Описанные процессы и инструменты охватывают основные вехи управления проектами и доказали свою эффективность на практике. Несмотря на простоту их реализации они могут долго поддерживать внедрение КСУП и использоваться даже при высоком уровне зрелости, а их настройка в ИСУП не требует много времени. При регулярном использовании этих процессов и поддержке актуальности информации в программном продукте управление проектами становится системным и КСУП достигает заявленных целей.