< Назад к списку решений

Управление проектным офисом

Развитие средних и крупных компаний ведет к увеличению числа проектов и повышению их сложности. В компании, как правило, появляются проекты новых типов, различающиеся по длительности, размеру проектных команд, использующих внутренние и внешние ресурсы.

Управление проектным офисом

Завершайте проекты

в срок

Достигайте нужного результата

Принимайте решения обоснованно

Получайте отчетность

в online режиме

Адванта признана лучшей российской системой управления проектами по результатам конкурса Аналитического центра Правительства РФ в 2016 году

С ростом масштабов деятельности все труднее понять картину происходящего – контролировать выполнение текущих проектов, отслеживать загрузку персонала, принимать обоснованные решения о запуске нового проекта, следить за изменением результатов проектов, масштабировать проекты через выделение новых руководителей и участников проекта.

Управление проектным офисом

Когда нужен проектный офис?

Развитие средних и крупных компаний ведет к увеличению числа проектов и повышению их сложности. В компании, как правило, появляются проекты новых типов, различающиеся по длительности, размеру проектных команд, использующих внутренние и внешние ресурсы.

С ростом масштабов деятельности все труднее понять картину происходящего – контролировать выполнение текущих проектов, отслеживать загрузку персонала, принимать обоснованные решения о запуске нового проекта, следить за изменением результатов проектов, масштабировать проекты через выделение новых руководителей и участников проекта.

Решением этих проблем может стать создание корпоративной системы управления проектами, обязательным элементом которой станет офис управления проектами.

Необходимость выделения специального подразделения обусловлена тем, что ни один бизнес-процесс в компании не может быть работоспособным без поддерживающей его организационной структуры. Это в полной мере касается и управления проектным офисом.

Цели проектного офиса

Ключевой целью проектного офиса является обеспечение реализации стратегических планов за счет повышения качества проектного управления. Проектный офис достигает этой цели за счет создания и поддержки корпоративной системы управления проектами.

Задачи проектного офиса и их решение в системе Адванта

Проектный офис в рамках своей деятельности решает широкий спектр разноплановых задач задач, решение которых требует удобного и эффективного инструмента. Предлагаем рассмотреть в качестве такого инструмента систему управления проектами Адванта, внедрение которой уже принесло проектным офисам компаний Заказчиков конкретные измеримые выгоды. Читайте об опыте использования Адванты для управления проектным офисом в крупном холдинге.

 

 

Управление инициацией проектов
 
  • Генерация идей. Управление проектным офисом сбор идей новых проектов и последующего их отбора. Адванта предоставляет специальный сервис сбора идей от сотрудников.
  • Оценка проектов. Вы сможете организовать в системе онлайн обсуждение проектов, их первичную оценку профильными экспертами.
  • Сводный отчет по новым инициативам. Адванта предоставит необходимую сводную отчетность для инвестиционного комитета, который будет принимать решение о допуске проекта на следующую стадию рассмотрения.
  • Stage-gate процесс отбора проектов.Система позволит отразить весь цикл заявки на новый проект от появления идеи до его запуска. Весь процесс будет прозрачен как для инициатора, так и для экспертных групп. Связь проектов со стратегией компании позволит отбирать только значимые проекты.
Управление портфелем проектов
 
  • Связь проектов со стратегией. Вы сможете связать в системе стратегические планы компании и реализуемые проекты, по статусам проектов отслеживать реализацию сводного плана. Визуализация целей компании и стратегии развития позволит каждому участнику проекта осознавать вклад его задач в успех компании в целом.
  • Панель управления портфелем проектов. Адванта предоставит единую панель управления проектами, на которой руководство компании сможет быстро увидеть текущий статус проектов и отклонения от плановых показателей.
  • Интерактивные отчеты. Через интерактивные отчеты любой руководитель сможет перейти на карточку конкретного проекта, получить детальный анализ его хода и отследить все события, которые происходят в проекте в режиме реального времени.
  • Проектный портал для каждого проекта. Участники проекта будут объединены в системе в рамках единой страницы, на которой сведена вся необходимая информация по проекту. Онлайн коммуникации и инструменты совместной работы с документами позволят сотрудникам оптимально выстроить процесс реализации проекта в едином удобном инструменте.
  • Оперативное управление проблемами и рисками. Система позволит регулярно отслеживать ситуацию по проектам и, в случае необходимости, подключать к разрешению проблем группы экспертов из различных подразделений через онлайн обсуждения. Руководитель проекта получает помощь в тот момент, когда она ему действительно нужна.
Управление человеческими ресурсами проектов
 
  • Полная картина по загрузке сотрудников. Адванта позволит отражать в системе как проектные так и непроектные задачи сотрудников, что даст целостный взгляд на использование ресурсов компании.
  • Гибкое планирование и переназначение ресурсов. Диаграмма Ганта отображает текущую загрузку сотрудников по проектам и задачам и позволяет подобрать ресурсы на новые проекты.
  • Табели учета отработанного времени. Отражение часов по проектам и задачам, их согласование руководителями проектов и менеджерами подразделений позволит организовать детальный учет трудоемкости проектов и управлять эффективностью загрузки ресурсов.
  • Система мотивации участников проекта. Распределив проектные роли и указав ставки специалистов по выполненным задачам Вы сможете учесть вклад каждого сотрудника в результаты проекта. Сотрудник сможет в режиме онлайн отслеживать свое вознаграждение по проекту.
Управление закрытием проектов
 
  • Управление процедурой закрытия. Адванта позволит регламентировать процесс завершения проекта и обязать руководителя занести всю необходимую информацию для размещения проекта в архив и формирования выводов по проекту.
  • Оценка проектов группой экспертов. Процедуры экспертной оценки в системе Адванта позволят оценить проект по различным критериям и сформировать итоговое значение результатов проекта.
  • Формирование базы знаний (know-how, lessons learned). Адванта позволит создать базу знаний по лучшим практикам и выводам из завершенных проектов.
Разработка процессов и методологии
 
  • Разработка методологии. Адванта позволит автоматизировать весь цикл разработки, обсуждения и согласования новых регламентов. Подключение экспертов из предметных областей через систему позволит быстро концентрировать проектный опыт компании.
  • Стандартизация отчетности по проектам. В Адванте настраиваются типовые отчеты по различным видам проектов и областям учета. Они становятся доступны сотрудникам по умолчанию. Каждый руководитель проекта сможет самостоятельно создать для себя дополнительные отчеты по различным срезам деятельности.
  • Контроль исполнения регламентов. Через шаблоны типовых проектов, обязательные поля и документы Адванта позволит зафиксировать ключевые контрольные точки регламента.
Обучение проектному управлению
 
  • Организация обучения. Адванта позволит спланировать деятельность по обучению сотрудников, хранить учебные материалы и видеокурсы.
  • Коучинг, наставничество. За счет отражения всего взаимодействия по проектам в режиме реального времени сотрудники проектного офиса в нужный момент могут удаленно подключиться к любому рабочему вопросу проекта и дать оперативную консультацию руководителю проекта по разрешению проблемы.
Выбор, внедрение и поддержка информационной системы управления проектами
 

Управление проектом внедрения и развития ИСУП. С первых дней внедрения Адванты в Вашей компании в системе отображается проект внедрения системы и все организационные задачи с ним связанные. Сотрудники проектного офиса проходят обучение по функциональности, настройкам системы и после завершения проекта способны самостоятельно адаптировать Адванту под особенности меняющихся процессов.

Организация деятельности проектного офиса
 

Адванта позволит организовать всю оперативную деятельность подразделения:

  • Планирование деятельности подразделения и постановка поручений
  • Проведение оперативных онлайн совещаний
  • Проектный документооборот
  • Контроль исполнительской дисциплины.

 

 

Ключевые выгоды использования Адванты для проектного офиса

Таким образом, внедрение Адванты в организации, способно принести проектному офису следующие выгоды:

 

Позволит создать единое информационное пространство для всех участников проекта – виртуальный проектный офис.
Пользователь будет осознавать, что он является частью корпоративной системы управления проектами компании.
Вовлечет сотрудников в проектное управление через эффективные инструменты коммуникаций и совместной работы.
Для рядового пользователя Адванта – не столько система отчетности, сколько система помощи участнику проекта в выполнении его проектной роли.
Сократит время на коммуникации между участниками проектной деятельности.
Предоставит Единую версию правды по состоянию всего портфеля проектов.
Позволит закрепить единые стандарты работы по проектам.
Станет инструментом организации всей текущей деятельности офиса управления проектами.
Освободит сотрудников проектного офиса от рутинных операций по подготовке отчетности.
Позволит сосредоточиться на реализации стратегических инициатив, управлении по отклонениям, а не оперативном контроле каждого проекта.
Предоставит возможность с легкостью контролировать реализацию большого количества проектов.
Повысит статус проектного офиса в компании.

 

Ценность корпоративной системы управления проектами для бизнеса

Если Ваша организация активно рассматривает инструменты для проектного управления, Вы, вероятно, достигли стадии, на которой разрозненные проекты, спрос на ресурсы, портфель проектов и управление сроками привели к недостаткам существующей системы отчетности и к неэффективности бизнес-процессов. Типичные проблемы для такой ситуации:

  • неверные или неэффективные решения по расстановке приоритетов,
  • отнимающий большое количество времени сбор данных для управленческих отчетов,
  • нехватка ресурсов и недостаток контроля в распределении и использовании ресурсов,
  • непоследовательный подход к планированию и управлению проектами.

Организации, которые успешно улучшают управление портфелем проектов, открыли проектный офис и внедрили инструмент для управления им, получили большинство или все из ниже перечисленных преимуществ:

  • Стратегическое выравнивание по портфелю проектов.Выравнивание ресурсов в соответствии со стратегическими приоритетами является сложной задачей для любой организации. При помощи сбора информации о всей деятельности компании, как имеющей отношение к проектам, так и не имеющей, расстановка приоритетов и принятие решений может осуществляться достаточно эффективно. Отмена проектов, имеющих низкую ценность, и исключение неконтролируемой деятельности – ключевые преимущества, которые можно получить при улучшении процесса управления портфелем проектов.
  • Улучшение взаимодействия между отделами компании.Если процессы и инструмент для управления портфелем проектов просты в использовании, то они позволяют эффективно взаимодействовать командам из различных отделов компании. Например, менеджеры ресурсов и менеджеры проектов могут лучше взаимодействовать по вопросам выделения человеческих ресурсов проекта, а финансовым отделам будет проще предоставлять регулярные отчеты о бюджете проекта. Широкое использование инструмента для управления портфелем проектов позволяет в режиме реального времени отслеживать статусы проектов и портфеля проектов, что дает руководителям и проектным менеджерам гарантию того, что бизнес-цели достигаются.
     
  • Совершенствование процесса принятия решений и отчетности.Эффективное программное обеспечение по управлению портфелем проектов предоставит инструменты мощного бизнес-анализа и возможности составления отчетности, а также станет единым источником достоверной информации. Это даст возможность получать более точную и свежую информацию для принятия управленческих решений об инвестициях в проекты и поможет выделить проекты, которые требуют большего контроля и управления.
     
  • Рационализация процессов и шаблонов проектного офиса.Реализация общей структуры управления проектами с применением Stage-Gate подхода и несколькими ключевыми показателями (экономическое обоснование, план-график проекта, отчеты о статусах и т.д), позволяют проектному офису стандартизировать общие процессы, в тоже время оставляя возможность выбора для отдельных проектов индивидуальной методологии в соответствии с их типом.
     
  • Повышение производительности организации.Использование инструмента для управления портфелем проектов позволяет сделать реализацию процессов в компании более предсказуемой и позволяет устранить неструктурированное хранение и обработку данных. К тому же, система управления портфелем проектов должна обладать возможностью индивидуальных настроек для гарантии того, что она соответствует методам работы Вашей организации.

Эти преимущества крайне убедительны и уже убедили множество компаний в необходимости проектного офиса или аналогичной ему структуры. К сожалению, Gartner в своем исследовании говорит о том, что новые проектные офисы терпят неудачу в более чем 50% случаев.

Наиболее распространенной причиной их неудач является пренебрежение улучшением процессов проектного офиса одновременно с внедрением инструмента по работе с портфелем проектов или недостатком финансирования со стороны руководства.

Поэтому крайне важно найти поставщика, который может предложить сочетание проверенного практического опыта управления портфелем проектов и всеобъемлющее, гибкое решение, которое будет успешно принято сотрудниками Вашей компании.

Проектный бизнес

Практика показывает, что проектный офис — необходимый элемент организационной структуры любой крупной компании. Выгода от эффективного управления проектами выражается в экономии всех видов ресурсов: человеческих, финансовых, временных и т.д. Особенно большое значение приобретает управление проектным офисом в компаниях, которые занимаются проектным бизнесом. В таких организациях реализация проектов является основным бизнес-процессом, который приносит доход компании. Поэтому на проектный офис возлагаются не только обязанности по контролю за реализацией проектов, но и функции повышения эффективности проектного управления в целом.

Расчет экономического эффекта от внедрения (ROI) информационной системы управления проектами

Расчет совокупного экономического эффекта (Total Economic Impact™) от информационной системы, разработанный компанией Forrester Research – один из способов оценки ROI от внедрения системы управления проектами. Общие измеряемые выгоды от системы управления проектами включают в себя:

  • Повышение производительности за счет стандартизации процессов и автоматизации отчетности.
  • Улучшение процесса управления портфелем проектов приводит к улучшению процесса принятия решений и повышению производительности.
  • Экономия денежных средств за счет сокращения потребностей во внутренней технической поддержке.
  • Экономия денежных средств на покупке лицензий программного обеспечения, серверов и сокращение затрат на техническую поддержку.
  • Улучшение масштабируемости процессов управления проектами и портфелем проектов.
  • Повышение качества учета.
  • Улучшение прозрачности деятельности и концентрации на ключевых показателях за счет автоматизации отчетности.
  • Улучшение взаимодействия между участниками проектной деятельности.

Непосредственные бизнес-выгоды от системы управления проектами могут включать в себя:

  • Сокращение числа проектов, которые не соответствуют стратегии компании. Сокращая проекты, которые не нужны или не соответствуют стратегии, можно уменьшить затраты по всему портфелю проектов.
  • Улучшение процесса использования ресурсов.Улучшение распределения ресурсов между проектами для эффективного управления ресурсами и повышения контроля.
  • Снижение перерасходов бюджета.Достигается благодаря улучшению планирования и увеличению контроля.
  • Сокращение процента неудачных проектов.Сокращение процента проектов, неспособных реализовать поставленные цели, не укладывающихся в сроки и бюджет.
  • Сокращение сроков проекта.Сокращение сроков реализации проекта путем использования более эффективных методологий и за счет улучшения оперативного контроля реализации проектов.
  • Сокращение временных затрат проектных офисов и руководителей проектов.Сокращение времени на сбор данных и формирования вручную отчетов по статусу проекта.

Недавнее исследование Forrester утверждает, что системы управления проектами позволяют улучшить эти показатели на 10-25% в зависимости от особенностей организации. Даже если предполагаемый показатель окупаемости инвестиций будет основываться на предположениях и оценках, это все равно позволит начать ценный диалог с руководителями компании и заинтересованными сторонами об экономическом обосновании приобретения системы управления проектами. Несомненные преимущества внедрение системы управления проектами принесет и компаниям, занятым в сфере проектного бизнеса.


Внедрение корпоративной системы управления проектами сокращает затраты на 20–30%*

Узнайте, насколько выгодно внедрение информационной системы управления проектами Адванта для вашего бизнеса:

Рассчитать стоимость

Наши клиенты рекомендуют

  • Кислицын Сергей Васильевич

    Кислицын Сергей Васильевич

    Директор ООО «Аверс СК»

    Система освободила от большого количества рутинной работы и обеспечила управленческий учет

    «Решение, предложенное специалистами ООО «Адванта Групп» освободило руководство компании от большого количества рутинной работы по расчету зарплат монтажников, а также формализовало управленческий учет по проектам компании.

    По окончании проекта внедрения нами было принято решение о расширении числа рабочих мест и приобретении пакета дополнительных лицензий для остальных сотрудников для использования системы «Адванта» в рамках всего предприятия. Надеемся на дальнейшее совместное сотрудничество!».

  • Александр Недовиченко

    Александр Недовиченко

    Генеральный директор «ИнжЭнергоПроект»

    Система стала инструментом контроля и планирования задач

    Адванта - это мощный инструмент по контролю и планированию проектов и задач, обладающий необходимым функционалом для повышения производительности труда в организации.

  • Андрей Делидов

    Андрей Делидов

    директор компании «Строй-Проект»

    Отклонения по срокам реализации проектов сократились в среднем на 50%

    До использования Адванты я тратил по 2 рабочих дня в неделю на сбор информации по 15 проектам для контроля подрядчиков. Сейчас я получаю сводную информацию по проектам каждую неделю в режиме онлайн и трачу на совещания по контролю сроков всего 2-3 часа в неделю. Отклонения по срокам реализации проектов сократились в среднем на 50%.

    Сокращение отклонения по срокам проектов
    Среднее отклонение по срокам проектов
    Было
    20 дней
    Стало
    10 дней
  • Евгений Голубенко

    Евгений Голубенко

    Генеральный директор ГЕН СтройУрал

    Рост эффективности реализации проектов

    Благодаря автоматизации и правильному подходу к проектному управлению, которые мы получили с внедрением системы Адванта, область деятельности нашей компании постоянно расширяется, а скорость и эффективность реализации проектов возрастает.

Получите демо-версию прямо сейчас

Начать пользоваться

Демоверсия продукта

Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Отправляя контактные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности ООО "Адванта Консалтинг"

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин

директор по развитию бизнеса

Пожалуйста, заполните форму, потому что мы работаем индивидуально. Наш менеджер оперативно свяжется с Вами для подбора демоверсии под Ваши задачи.

Если у Вас останутся вопросы, то Вы можете задать их мне напрямую:

Для расчета стоимости системы Адванта, просим вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить заявку».

Отправляя контактные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности ООО "Адванта Консалтинг"

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин

директор по развитию бизнеса

Пожалуйста, заполните форму, потому что мы работаем индивидуально. Наш менеджер оперативно свяжется с Вами для подбора демоверсии под Ваши задачи.

Если у Вас останутся вопросы, то Вы можете задать их мне напрямую:

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Отправляя контактные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности ООО "Адванта Консалтинг"

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Отправляя контактные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности ООО "Адванта Консалтинг"

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".

Отправляя контактные данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности ООО "Адванта Консалтинг"

Спасибо!
Мы свяжемся с вами в ближайшее время
Ошибка!
Попробуйте позже.