Проектный офис
Назад к списку статей

Проектный офис: для чего создаем и какие выгоды обретаем?

Елена Филиппова, сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг»

Существует множество вариантов организации Проектного офиса. Каждая компания, в зависимости от потребности менеджмента, уровня зрелости и ресурсов, организовывает свой вариант этой структуры и понимает под его задачами свой собственный набор. В некоторых случаях возможно удачное совмещение функций, и появляется органичное и полезное подразделение. Но нередко возникают Проектные офисы с набором непонятных и даже ненужных функций, которые вряд ли могут принести заметную пользу их создателям. 

Профессионалы, которые занимаются управлением проектами и созданием систем проектного управления (КСУП), понимают, что правильно организованный Проектный офис действительно продвигает выполнение проектов, совершенствует систему менеджмента и процессы управления, способствует достижению проектных целей и своевременному получению результатов. И наоборот: неверно организованная работа этого подразделения вредит становлению КСУП в компании, может снизить интерес топ-менеджмента к проектному управлению и породить конфликты исполнения процессов управления на уровне исполнителей.

Для начала давайте определим понятие «Проектный офис», которое и будем использовать в этой книге, для этого обратимся к международным стандартам. Во избежание путаницы договоримся, что не будем разделять понятия «Проектный офис» и «Офис управления проектами», и будем употреблять оба понятия как синонимы друг другу.

Проектный офис (ПрОф) – организационная структура, которая стандартизирует процессы руководства проектами и способствует обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. Степень ответственности Проектного офиса может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления одним и более проектами (@PMBoK Guide 5th).

Согласитесь, определение весьма широкое и не позволяет понять, что же это все-таки за структура, постоянная она или временная, кому подчиняется, какие у нее полномочия и ответственность. Это приводит к широкому размаху интерпретаций в организации Проектных офисов и, конечно, к ошибкам.

Какие виды Проектных офисов можно выделить?

Для понимания давайте разделим понятие на три основные группы:

  1. Корпоративный Проектный офис – самостоятельное постоянное структурное подразделение, отвечающее за поддержку и развитие корпоративной системы проектного управления в масштабе организации. КПО – владелец процессов проектного управления в организации.
  2. Управляющий Проектный офис – самостоятельное постоянное структурное подразделение, отвечающее за управление выделенным направлением проектов, накопление и развитие компетенций, навыков, методик, техник и инструментов выполнения работ в рамках этого направления.
  3. Администрирующий Проектный офис – временное структурное подразделение (возможно, не выделенное в самостоятельную структурную единицу), отвечающее за координацию работ, администрирование и организацию управления конкретным проектом или программой проекта, а также совершенствование этих процессов.

 

То есть все три направления создаются для достижения разных целей и несут совсем разные эффекты:

Корпоративный Проектный офис, прежде всего, нужен, чтобы централизовать управление, ввести единые правила и стандарты, сохранить в компании приобретаемый опыт, собрать воедино картину движения по проектам (их бюджеты, цели, ресурсы и т.п.), а также сделать все возможное, чтобы основные процессы инициации, завершения, принятия решений становились лучше (быстрее, эффективнее, менее рискованными и т.д.).

Управляющий Проектный офис сосредотачивает свои усилия над непосредственно управлением проектов определенной специфики, например, строительстве, ИТ, организации событий и т.п. Задача этого вида Проектного офиса – воспитывать, поддерживать и развивать компетенции руководителей проектов, распространять лучшие практики управления, опираясь на специфику работ, снижать риски управления, культивировать профессиональные подходы к управлению и общую культуру среди проектных команд.

Администрирующий Проектный офис необходим для централизации управления конкретным проектом или программой проектов. Он хранит, обрабатывает и анализирует информацию по исполнению проекта/программы и способствует более эффективной работе его руководителя. Можно сравнить такой Проектный офис с секретариатом, который все учитывает, записывает и своевременно напоминает.

Каждая группа отличается уровнем управления, подчинения, составом персонала, функциями и полномочиями. Функции и полномочия Управляющего и Администрирующего Проектных офисов всегда зависят от конкретного направления бизнеса (его специфики, внешних требований к его продуктам, уровню компетенций и т.п.) или конкретного проекта/программы (плана его коммуникаций, состава участников, методов выполнения работ и пр.).

Поэтому мы будем говорить о наиболее значимом в процессе построения КСУП варианте – Корпоративном Проектном офисе (КПО).

Какие функции должен выполнять Корпоративный Проектный офис?

Чтобы ответить на этот вопрос, прежде всего, необходимо хорошо подумать о том, для чего нужен Проектный офис, какие цели ставит перед собой организация, создавая эту структуру. Сформулировать цель создания ПрОф – сложная и важная задача, которая определяет и функции Проектного офиса, и может заложить основы мотивации этого подразделения, определить ключевые показатели эффективности. К сожалению, многие определяют цели ПрОф без должного внимания: быстро, бездумно и условно. Наверное, и вы не раз сталкивались с документом «Положение о подразделении», в котором написано много красивых и умных слов, которые не несут за собой ничего конкретного. Очень часто именно так и выглядит документ «Положение о Проектном офисе». Что обычно написано в таком документе, изображая цели проектного офиса:

  • наведение порядка;
  • централизация и стандартизация управления;
  • совершенствование процессов проектного управления;
  • обучение персонала методам управления проектами;
  • повышение ценности от реализации проектов.

Нередко в целях создания Проектного офиса пишут даже что-то вроде «Достижение стратегических целей компании». Хотя всем понятно, что достижение стратегических целей – основная задача топ-менеджмента, которая не может быть переложена на такую структуру как ПрОф.

Приведенные примеры «целей» можно отнести к направлениям деятельности или просто лозунгам, которые не обязывают сотрудников Проектного офиса ни к чему конкретному. Как топ-менеджер, по этим целям вы никогда не сможете понять, достигаются они или нет, как движется Проектный офис к этим целям, в чем он преуспел, а с чем есть проблемы. Зачастую в этом кроется корень зла: то есть именно непонимание целей ПрОф приводит его к неэффективной работе, конфликтам с проектными командами и топ-менеджментом и даже «смерти» Проектного офиса, так как его результаты становятся непонятными, ненужными, а содержание – затратным.

Приводим примеры целей Проектного офиса, которые помогают оценить эффект от работы этой структуры и определить ее функции. К таким целям можно отнести:

  • Повышение удовлетворенности от управления проектами (сверху – руководство и снизу – проектные команды);
  • Сокращение отклонений от плановых сроков/бюджетов по типовым проектам;
  • Снижение сроков принятия решений по проектам/программам;
  • Повышение уровня компетентности персонала методом управления проектами;
  • Сокращение сроков подготовки отчетности по портфелю проектов.

Конечно, для каждой такой цели должен устанавливаться конкретный срок ее достижения, а также показатель (измеритель цели). Например, повышение уровня компетентности персонала можно измерять в количестве сертифицированных специалистов (внутренняя или внешняя сертификация) или просто в числе обученных специалистов.

Взаимосвязь целей и функций ПрОф

Каждая цель должна отвечать на вопросы: какая выгода компании от Проектного офиса? Как измерить достижение этой выгоды? Только тогда вы сможете четко сформулировать нужные функции, поставить задачи и понимать, как вы движетесь к этим целям.

Для каждой компании будут свои выгоды, и именно топ-менеджмент должен определить цели создания ПрОф и контролировать их выполнение. Вообще топ-менеджмент – основной заказчик и выгодоприобретатель создания этой структуры, так как ПрОф, как часть КСУП, призван способствовать достижению стратегических целей и бизнес-выгод. Для определения целей ПрОф важно опросить именно руководство компании и сформулировать цели на основании его потребностей.

Если говорить о наиболее популярных функциях ПрОф, которые он, чаще всего, выполняет, и целях, на которые они направлены, то можно выделить следующие:

Приведенные функции являются основой построения КСУП, но не покрывают все ее потребности. При построении процессов управления функции могут быть дополнены.

Продолжение следует...

 

 

Комментарии

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 13 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Наши письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Так же будет интересно:

9 апреля 2018

В 2016 году в работу компании была внедрена ИСУП «Адванта», которая помогает быстрее и качественнее выполнять проекты капитального ремонта, автоматизировать производственные процессы и контролировать выполнение работ на более 1000 объектах.

30 января 2018

8 февраля состоится вебинар Елены Филиповой, на котором вы узнаете конкретные примеры расчета возврата инвестиций в проектное управление и моменты на старте внедрения, на которых можно сэкономить. 

Демоверсия продукта

Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин

директор по развитию бизнеса

Пожалуйста, заполните форму, потому что мы работаем индивидуально. Наш менеджер оперативно свяжется с Вами для подбора демоверсии под Ваши задачи.

Если у Вас останутся вопросы, то Вы можете задать их мне напрямую:

Для расчета стоимости системы Адванта, просим вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить заявку».

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин

директор по развитию бизнеса

Пожалуйста, заполните форму, потому что мы работаем индивидуально. Наш менеджер оперативно свяжется с Вами для подбора демоверсии под Ваши задачи.

Если у Вас останутся вопросы, то Вы можете задать их мне напрямую:

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".
Спасибо!
Мы свяжемся с вами в ближайшее время
Ошибка!
Попробуйте позже.