X5 Retail Group

В 2019 году к нам обратились специалисты Дирекции по инновациям Х5 Retail Group. Компания управляет торговыми сетями «Пятерочка», «Перекресток» и «Карусель», одноименными интернет-супермаркетами и службами доставки. Под управлением X5 находится 45 распределительных центров и более 4 000 собственных грузовых автомобилей на территории Российской Федерации.

С чего все началось? 

На протяжении нескольких лет Х5 Retail Group является лидером на рынке продуктового ритейла России и самой быстрорастущей компанией по выручке и чистой прибыли (по версии РБК).

• 1978 млрд руб.
  выручка за 2020 год
• более 5,3 млрд
  покупателей в год 
• более 17 000
  магазинов под управлением Х5 
• более 339 000
  сотрудников
• 66 
  регионов присутствия (7 ФО)

За счет чего ей это удается? Компания четко придерживается выбранной стратегии – активно внедряет в процессы управления и работу сетей новые технологии. То есть постоянно ищет способы расширить ассортимент, увеличить число магазинов, снизить затраты. Для этого Х5 регулярно ведет поиск и отбор инноваций, как во внешней среде – с привлечением российских и зарубежных партнеров, так и внутри компании – за счет собственных разработок.

Ежегодно через воронку инноваций Х5 проходит несколько тысяч (!) перспективных стартапов. Только в 2019 году совместно с партнерами компания запустила более 70 пилотов по инновациям. В какой-то момент руководство Х5 осознало, что справиться с таким потоком в ручном режиме очень сложно. К тому же планировать инновационные проекты, контролировать их выполнение и, тем более, готовить отчетность в таблицах Excel, хоть и частично автоматизированных – значит, терять самый ценный ресурс. А счет в условиях жесткой конкуренции на рынке розничной торговли идет даже не на дни, на часы.

Нужен ИТ-инструмент, который поможет сэкономить время участников проектов – и на планировании, и на контроле, и на отчетности, и на совещаниях. Еще один важный критерий – скорость внедрения и быстрая адаптация к процессам компании.

Какие задачи стояли перед внедрением?

«Мы внимательно изучили рынок, проанализировали его, и среди кастомизируемых, проверенных и быстро внедряемых систем ADVANTA показалась нам наиболее интересной. У нас была цель – внедрение единой системы для управления ключевыми процессами в инновациях. А это процесс скаутинга*, для которого было необходимо сформировать базу знаний и базу данных, чтобы отслеживать воронку инновационных решений и процессы проектного управления», - делится впечатлениями о проекте Роман Тимаев, руководитель портфеля инновационных продуктов X5 Retail Group.

*Скаутинг — это эффективный инструмент для нахождения на рынке новых решений и технологий, которые могут быть внедрены в работу вашей компании. Это источник стартапов и команд для инвестирования, аутсорсинга, запуска совместных проектов.

Чтобы помочь клиенту достичь эту цель, мы разложили ее на несколько задач:

1. Выстроить работу с инновациями на всех этапах их жизненного цикла
2. Создать систему для управления портфелем проектов и компаний
3. Настроить процессы управления инновационными проектами
4. Настроить оперативный сбор актуальной отчетности с нужными параметрами

Последней задаче присвоили высокий приоритет – именно сложный процесс составления отчетности заставил Х5 заняться поиском подходящего ИТ-решения для управления проектами.

Какие еще сложности мы увидели

Поиск и отбор инноваций для розничных сетей – процесс не менее сложный и длительный. Сотрудникам Дирекции нужно найти подходящее решение, упаковать его в бизнес-план, оценить эффект и обосновать внедрение руководству. Быстро внедрить получается не всегда.

Кроме того, участники проектов часто умалчивают о проблемах, которые могут привести к срывам сроков. К тому же в компании нет системной работы по сбору и использованию опыта уже реализованных проектов, и это тоже часто тормозит их выполнение.

Что мы сделали

1. Перенесли в нашу систему более 100 проектов заказчика и свыше 2000 компаний – поставщиков инновационных решений. Настроили объекты для хранения инноваций – собственных и поступивших в процессе скаутинга.

Рис. 1. Настроенное решение. Дерево проектов

2. Настроили объекты для хранения инноваций – собственных и поступивших в процессе скаутинга.

3. Разработали типовые шаблоны проектов, назначили контрольные точки.

4. Настроили отчетность по Реестру инновационных проектов и дашборды – визуальные панели управления для топ-менеджеров с заданным набором показателей.

Рис. 2. Реестр инновационных проектов

Рис. 3. Дашборд «Воронка инновационных проектов»

Рис. 4. Дашборд «Пилотные проекты»

Рис. 5. Дашборд «Финансы пилотных проектов»

5. Настроили расписание и запустили автоматический сбор факта по проектам.

6. Внедрили систему оценки успешности проектов на основе соблюдения сроков и оптимального использования ресурсов.

Какой результат мы получили

• с нескольких дней до 20 минут 
  сократилось время на планирование и сбор отчетности по проектам

Мы автоматизировали процессы управления проектами в X5. Теперь клиенту в любой момент доступна информация по статусам отдельных проектов и всего портфеля. Увеличилось число одновременно выполняемых проектов в компании. Сократилось время на планирование и сбор отчетности по проектам с нескольких дней до 20 минут.

Официальный отзыв о проекте

Выводы

В процессе работы над этим проектом мы еще раз убедились в том, что успешное внедрение системы во многом зависит от заинтересованности и активности со стороны самого заказчика.

С начала и до конца проекта Роман был главным драйвером внедрения нашей системы в X5, оперативно решал все вопросы, продвигал идеи и решения внутри компании, обеспечивал поддержку вышестоящего руководства.

Когда клиент понимает ценность системного управления проектами для компании и заинтересован в конечном результате – система обязательно «взлетит» и проект достигнет цели.