Строй-Проект

Проектная компания «Строй-Проект» занимается разработкой проектной документации для гражданских и промышленных объектов. В компании работает 20 штатных сотрудников, еще 40 специалистов привлекаются со стороны. В реализации проекта обычно задействовано до 50 участников. Для повышения эффективности организации работ директор компании Андрей Делидов принял решение о внедрении системы управления проектами.

Ситуация до проекта

До внедрения системы Адванта управление проектами в компании «Строй-Проект» велось в ручном режиме. У компании два офиса – один находится в Перми, другой в Березниках. Поэтому все общение приходилось вести по электронной почте, что значительно усложняло взаимодействие между сотрудниками. Решение многих важных вопросов затруднял человеческий фактор – не всегда удавалось получить ответ в необходимые сроки. Вся проектная документация хранилась только в бумажном виде и для уточнения важных деталей приходилось долго искать нужный документ. Это не мешало соблюдать сроки, но при большом количестве проектов весьма усложняло контроль.

Руководитель компании искал такую систему, которая позволила бы управлять не только отдельными проектами или портфелем проектов, но и всей деятельностью компании. Важным требованием была возможность предоставления доступа в систему заказчикам и субподрядчикам.

Выбор

В процессе выбора оценивалось несколько популярных решений для управления проектами: Microsoft Project, Oracle Primavera, Spider Project и система управления проектами Адванта. Cреди рассматриваемых систем только Адванта удовлетворила требованию комплексной автоматизации деятельности компании – не только проекты, но и финансы, документооборот, портал и коммуникации между сотрудниками. Немаловажными факторами, оказавшими влияние на итоговый выбор, стали невысокая стоимость Адванты, простота в изучении и использовании, возможность предоставления доступа в систему контрагентам без дополнительной оплаты за лицензии.

Система управления проектами внедрялась компанией «Строй-Проект» самостоятельно с минимальной удаленной поддержкой вендора.

Внедрение системы

Руководитель компании самостоятельно не только выбрал систему, но и сделал в ней все необходимые настройки. «С начала я хотел, чтобы настройкой системы занимался мой администратор, но потом понял, что если не буду руководить процессом, система в компании не приживется. В первую очередь в систему управления проектами должен погрузиться руководитель. Он должен полностью разобраться в инструменте и оказывать максимальное содействие в развертывании системы в полном объеме. От этого на 80% зависит успех внедрения» – говорит Андрей Делидов.

Для более быстрого освоения системы в Адванте были настроены правила – по нажатию одной ссылки на главной странице системы любой желающий может прочесть инструкцию по работе с системой в компании Строй-проект. Андрей Делидов отмечает: «Если у человека есть желание разобраться в работе с системой Адванта, то он сможет ее освоить самостоятельно и в короткие сроки».

Результаты

Сейчас в системе Адванта ведется не только управление проектами, но и делопроизводство, управление текущими поручениями, финансы, в том числе управленческий учет. Активно используется список дел, новости и дискуссии.

К каждому проекту подключен финансовый контур: в системе ведется управление затратами и управление поступлениями. Отражается сумма по контракту и прикрепляется экономическое обоснование для тендеров. В проекте есть связи с документами: договор и скан-акты добавляются в паспорт проекта. Каждую пятницу все участники проектов обновляют в системе статусы и файлы.

Все важные документы проходят через согласование. В компании «Строй-проект» принято правило, что процедура согласования в Адванте – это некоторый аналог электронной подписи. Если сотрудник принял документ через систему, то вопросов по нему больше нет.

На домашней странице для быстрого доступа к необходимой информации настроено несколько отчетов. Например, отчет «База договоров» строится по документам с фильтром по типу договор и другим реквизитам. Помимо этого, настроены отчеты по входящим и исходящим документам, заказчикам и конкурентам. Причем отчет по конкурентам может служить базой знаний: из него можно получить всю необходимую информацию о специфике компании, ее сильных и слабых сторонах.

Для взаимодействия с подрядчиками выделен специальный раздел. В нем дублируется вся проектная информация. Представитель компании-заказчика всегда сможет посмотреть все исходные файлы проекта, оперировать документами и обсуждать все необходимые вопросы через дискуссии. Главный инженер проекта вносит актуальные данные в диаграмму Гантта. Так заказчик может видеть, как проходит реализация его проекта. Любое решение по проекту, отражается в электронном виде в дискуссии.

 «Я системой более чем доволен. Я задумывался над тем, что сделать мне с хаосом, который творится у меня в компании, и нашел систему Адванта. Сейчас с уверенностью могу сказать, что Адванта стала нашим конкурентным преимуществом» – резюмировал Андрей Делидов, директор компании «Строй-Проект».