Как PПO заручиться поддержкой от руководства по внедрению системы
Руководитель проектного офиса — основное лицо, ответственное за эффективность проектной деятельности. От него ждут, что проекты будут укладываться в сроки и в рамки бюджета, что ресурсы будут распределяться равномерно, а ключевые бизнес-показатели ROI и NVP будут достигнуты. Более того, через РПО происходит оценка удовлетворенности заказчиков. Эти KPI показывают, что проектный офис действительно приносит прибыль бизнесу.
Однако достичь высоких показателей без системного подхода и современных инструментов практически невозможно. Современные ИСУП решают эту проблему. РПО нужно лишь убедить руководство о необходимости внедрения подобной системы.
Соберите исторические данные проектного управления прошлых лет
Руководство не интересуют технические детали систем и методологий. Руководство думает категориями бизнеса: сколько стоит проект, когда он будет завершён и какие риски могут сорвать результат. Система управления проектами должна давать именно такую картину: в реальном времени показывать динамику, подсвечивать рисковые точки и предлагать сценарии дальнейших действий. Для руководства это не набор сырых данных, а готовая аналитика для принятия решений. Поэтому, если руководитель проектного офиса хочет заручиться поддержкой, он должен говорить не о функциях системы, а о выгоде для бизнеса.
Начинать разговор с руководством о внедрении системы управления проектами нужно с анализа прошлых проектов. Выделим ключевые индикаторы провала проектов.
- Срывы сроков — проекты регулярно выходят за рамки календарного графика
- Перерасход бюджета — расходы превышают плановые на десятки процентов
- Перегрузка ресурсов — ключевые сотрудники перегружены, часть задач простаивает
- Непрозрачность статуса проектов — руководству сложно понять реальное состояние, информация запаздывает или искажена
- Разрозненные источники данных — отчеты в Excel, переписки в чатах и письмах не совпадают между собой
- Высокая текучесть кадров — сотрудники выгорают в условиях хаоса и неопределённости
Руководству важно увидеть, что речь идет не о разовых сбоях, а о системной проблеме. И именно проектный офис в связке с ИСУП способен превратить хаотичный набор проектов в управляемый процесс.
Если внутренние данные фрагментарны или недоступны, можно провести экспресс-диагностику. ADVANTA позволяет за несколько недель выявить реальные причины провалов проектов и собрать аргументы в цифрах.
Определите методологию проектного управления
Выбор методологии — важный шаг, при котором проектный офис показывает руководству, что управление проектами можно выстроить системно и предсказуемо.
Каждый проект уникален. Одни задачи требуют строгой последовательности шагов, другие — гибкости и итераций. Вот ключевые методологии проектного управления, которые стоит рассмотреть.
| Методология | Суть подхода | Область назначения |
| Waterfall | Линейное и последовательное выполнение этапов проекта без возврата на предыдущие стадии, где каждый следующий этап начинается только после полного завершения предыдущего | Применяется в проектах с жестко заданными, фиксированными требованиями и строгим порядком работы: авиастроение, медицина, оборонная промышленность и финансовый сектор. |
| Agile | Работа делится на короткие циклы (спринты), по итогам которых команда выпускает рабочий продукт или его часть. Заказчик регулярно видит результат и может вносить корректировки | Применяется в сферах, где важны адаптивность, скорость и реагирование на изменения: IT-разработка, маркетинг, банковское дело, производство, образование. |
| Lean | Максимизация потребительской ценности при минимизации всех видов потерь (времени, ресурсов, усилий) за счет постоянного совершенствования процессов. | Применяется во всех отраслях и бизнес-процессах, включая производство, сферу услуг, IT, здравоохранение, образование и государственное управление. |
В реальной практике компании редко работают только по одной методологии. Часто внутри портфеля проектов оказывается и разработка мобильного приложения, и строительство дата-центра, и программа повышения операционной эффективности. Для одних задач необходимо строгое планирование, для других — постоянная адаптация. Именно поэтому всё чаще используется гибридная модель, которая сочетает в себе элементы разных методологий.
РПО должен предложить методологию, которая соответствует профилю компании и ее проектному портфелю. Важно объяснить руководству, что методология — это инструмент, который помогает добиться результата в конкретных условиях.
Сделайте предварительный расчет внедрения системы управления в цифрах
Следующий шаг — подготовить предварительный расчёт в цифрах. Здесь важно показать конкретные показатели времени и денег.
- Экономия времени. Если сегодня сводный отчет по портфелю готовится вручную и занимает несколько дней, то с автоматизированной системой та же работа займёт считанные часы. Разница выражается в десятках или сотнях часов труда высокооплачиваемых специалистов, что легко пересчитать в рубли.
- Управленческие издержки. Сегодня многие совещания проходят впустую, потому что участники обсуждают данные, которые были собраны вручную и давно устарели. Когда отчетность формируется автоматически и содержит только актуальные цифры, время руководителей используется эффективнее.
- Предотвращенные задержки. Каждый срыв контрольной точки или перенос срока запуска проекта имеет свою цену. Если система управления позволяет выявить риски заранее и удержать проект в графике, то это означает прямую экономию.
Например, клиенты ADVANTA отмечают, что среднее время на сбор данных и формирование отчетности сократилось на 50-70%, перерасходы по срокам и бюджетам на 10–50%.
В системе ADVANTA встроены инструменты для расчета существенности рисков экспертным и сценарно-экспертным методом, благодаря чему оценка рисков происходит в разы быстрее.
Сокращение трудозатрат, экономия времени, сокращение задержек, снижение перерасходов бюджета — все эти показатели можно свести в простую модель: сколько компания вложит во внедрение системы и какой возврат получит в течение года. Даже приблизительный расчет, построенный на конкретных цифрах из практики компании, производит на руководство гораздо большее впечатление, чем общие слова о повышении эффективности. Важно показать, что внедрение ИСУП — это не расходы, а инвестиции с прогнозируемым финансовым эффектом.
Выберите стартовый проект для внедрения системы
Выбор стартового проекта — это критический шаг, от которого зависит восприятие всей инициативы. Попытка сразу перестроить все процессы и охватить весь портфель проектов почти всегда заканчивается провалом. Масштаб оказывается слишком большим, сотрудники начинают сопротивляться, а руководство видит лишь рост издержек без быстрых результатов. Поэтому гораздо мудрее ограничиться одним стартовым проектом.
Такой проект должен быть показательным. Главное — чтобы проект дал быстрые и осязаемые результаты. Он снимает скепсис, формирует доверие к новой методологии и показывает, что система управления проектами приносит ощутимую пользу.
«Успешный пример дает РПО сильный аргумент: если система работает здесь, её можно масштабировать на весь портфель проектов».
Обычно в качестве стартового проекта выбирают задачу, где быстро проявляется эффект. Например, внедрение электронных форм отчётности вместо ручного сбора данных в Excel. Руководители проектов сразу видят, что тратят меньше времени на рутину, а топ-менеджеры получают дашборды в реальном времени.
Дашборд в ИСУП ADVANTA демонстрирует пользовательскую дисциплину сотрудников по выполнению задач проекта.
Другой вариант — управление ресурсами. Система позволяет наглядно распределять нагрузку между сотрудниками и предотвращать перегрузки, что сразу воспринимается командой как реальная польза.
Анализ загрузки ресурсов по портфелю проектов и выявление перегрузов в системе ADVANTA позволяет быстро и эффективно корректировать загруженность команды
Такие проекты не требуют глобальной перестройки процессов, но быстро демонстрируют преимущества системы. Руководство получает доказательства в цифрах, а сотрудники — в удобстве работы.
При запуске стартового проекта ADVANTA предлагает готовые шаблоны планов для управления типовыми проектами. Это снижает риски, экономит время команды и позволяет быстрее показать результат руководству.
Определите ИСУП
Выбор системы управления проектами — это важный шаг, когда нужно объяснить, что современная ИСУП — это инструмент, который создает единый источник достоверных данных и избавляет компанию от параллельных версий отчетности, чатов и несогласованных файлов.
Для бизнеса важно понимать, что система решает три ключевых задачи. Первая — это сбор и консолидация информации. В системе управления ADVANTA, например, есть формы сбора данных, которые приходят ответственным исполнителям раз в неделю, напоминая о необходимости обновить статус задач.
Настройка форм в ADVANTA позволяет автоматически собирать факты и прогнозы по срокам, статусам, рискам и другим данным для контроля и отчетности.
Вторая задача — аналитика и отчётность. Руководство не готово ждать конца квартала, чтобы узнать о проблемах. В ADVANTA для этого есть дашборды и визуальные отчеты, которые показывают всю картину в реальном времени: статус проектов, отклонения по срокам и бюджетам, динамику загрузки ресурсов. Топ-менеджеры получают объективные данные и могут быстро принимать управленческие решения.
Дашборд в ADVANTA демонстрирует статус отдельных проектов в разрезе контрольных точек и поручений
Третья задача — коммуникация. В проектной работе именно обмен информацией чаще всего становится слабым местом. Переписки в чатах теряются, письма не доходят до адресатов, договоренности забываются. ADVANTA решает это с помощью встроенного инструмента «Дискуссии». Все участники проекта ведут обсуждения прямо в системе, и любая договоренность фиксируется в едином пространстве.
Дискуссии в ADVANTA делают взаимодействие прозрачным для всех уровней — от исполнителей до кураторов проекта.
Внедрение ИСУП даёт руководству то, чего оно ждет больше всего, — картину в реальном времени. Больше не нужно ждать недельных ручных сводок или собирать данные по кусочкам. Решения принимаются быстрее, а управляемость портфеля возрастает. При этом сама система должна быть выбрана с учётом специфики компании.
Например, внедрение системы ADVANTA стало катализатором для реализации стратегических целей компании Divage, обеспечив необходимый уровень управления и контроля. У компании в 10 раз сократилось время на формирование графиков проектов в среднем с 8 часов до 40 минут, а также в 10 раз снизилось время сбора данных и подготовки отчетности. Прозрачность в проектах повысилась до 100% за счет актуальной информации. Более 50 сотрудников, занятых в проектах, находятся под контролем: регулируется их загрузка, исключаются риски простоя и переработок.
Защитите проект внедрения системы управления
Финальная стадия — защита стартового проекта перед руководством. На этом этапе руководителю важно услышать ясный и убедительный ответ на три вопроса: зачем компании это нужно, сколько это стоит и какой эффект будет получен.
«Защита проекта должна строится вокруг фактов и цифр. Руководству необходимо показать, сколько времени сотрудники сэкономили на подготовке отчетов, насколько снизилась нагрузка на ключевых специалистов, какие ошибки удалось избежать благодаря прозрачности системы».
Если проект был связан с управлением ресурсами, можно продемонстрировать, как выровнялась загрузка команды и как это сказалось на сроках выполнения задач.
Если проект касался отчётности, стоит вынести на первый план скорость и удобство принятия решений благодаря автоматизированным дашбордам.
Например, завод «Красный якорь», внедрив систему ADVANTA, запустил стартовые проекты в систему. Это позволило автоматизировать процессы управления проектами на предприятии. Руководители проектов получили инструмент, который позволил на 60% сократить трудозатраты на сбор отчетности и планирование новых проектов. Важно подчеркнуть, что стартовый проект стал безопасным способом проверить систему: компания не рисковала всем портфелем, но получила доказательства ее эффективности.
Кроме того на защите проекта стоит опираться на обратную связь сотрудников. Когда сами пользователи говорят, что работать стало проще и прозрачнее, это становится весомым дополнением к цифрам.
Заключение
Задача руководителя проектного офиса донести до руководства мысль, что внедрение системы управления проектами — это не расходы на очередную программу, а инвестиция, которая окупается за счёт сокращения простоев, предотвращенных задержек и экономии времени руководителей. Руководство должно видеть, что речь идёт не о внутреннем инструменте РПО, а о бизнес-решении, влияющем на прибыль и устойчивость компании.
Лучший способ убедиться в этом — попробовать систему на практике. ADVANTA уже помогла многим компаниям выстроить эффективное управление проектами. Оставьте заявку на демо-версию, и команда экспертов поможет настроить систему под ваши задачи.
