Кого и чему учить при внедрении проектного управления?
Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг»
Обучение проектному управлению всегда вызывает много вопросов. Кого? Для чего? Когда? Сколько стоит? Как сэкономить? Есть ли польза от обучения? Эти вопросы совершенно справедливы, и стоит о них задуматься уже на самом старте проекта внедрения корпоративной системы управления проектами.
Учиться, учиться и еще раз учиться. Установки и роли
Во-первых, не все знания, полученные при обучении, применимы на практике, особенно как раз на практике вашей компании. Много теоретических сложных знаний, которые используются, в принципе, нечасто. Есть знания, которые нужны только узким специалистам, а есть те, которые необходимы всем. Большинство знаний нужно получать тогда, когда вы можете их применить, а на старте внедрения КСУП таких знаний не слишком много.
Еще одной проблемой обучения становятся сами люди, которые не видят в нем смысла, (не понимают цели, не доверяют), или сильно заняты работой (ставят слишком низкий приоритет проекту), или еще не готовы получать эти знания (низкий начальный уровень). Важно понимать, обучение какого персонала необходимо, для чего, и как это повлияет на создание системы управления. В конце концов, это просто дорого, особенно обучение проектному управлению. Зачастую неправильно выбрав курс, вы учитесь и забываете больше половины информации уже к концу курса. В свете двух первых аргументов нередко обучение – это попросту выбрасывание денег на ветер. Попробуем разобраться в этих вопросах.
Как это ни покажется смешным, но учиться все равно придется всем: и генеральному директору, и сотрудникам проектного офиса, и простому специалисту, участвующему в проектах в роли исполнителя. Но, конечно, каждый должен получить свое особенное обучение. И для каждой роли курс по проектному управлению будет нацелен на совершенно разные результаты.
Для более детального понимания давайте разделим нашу компанию на роли в проекте внедрения КСУП:
- Спонсор, заказчики, ключевые стейкхолдеры (англ. key stakeholders) – как правило, это топ-менеджмент.
- Команда проекта – в большинстве случаев, это будущие сотрудники проектного офиса и ключевые специалисты, заинтересованные в становлении КСУП.
- Приемщики ключевых результатов проекта – часто это заказчики проектов, административный персонал.
- Пользователи ИСУП – подавляющее большинство этой группы составляют участники проектов (исполнители), хотя к этой группе могут относиться и сотрудники предыдущих групп.
Как вы уже догадались, не стоит учить всех всему. Для каждой роли цель обучения будет своя, и само обучение должно соответствовать цели.
Чему и как учить топов
Первая группа обучаемых – самая важная и самая дорогая. Топ-менеджмент. Как правило, это самая образованная часть сотрудников. Возможно, кто-то имеет диплом MBA бизнес-школ, в которых дается понимание проектного управления. За плечами каждого такого человека множество завершенных проектов. Разумеется, невозможно стать топом и не иметь при этом опыт руководства проектами. Именно топ-менеджеры ежедневно работают над созданием новых продуктов, процессов, компаний, партнерств и т.п. Поэтому цель обучения таких людей не в том, чтобы они узнали что-то о том, как управлять проектами. Цель обучения – показать возможности системного управления проектами для достижения целей бизнеса, дать понимание будущих выгод, подогреть интерес к проекту КСУП и заручиться их поддержкой.
Когда я впервые столкнулась с проектом внедрения КСУП, самое первое обучение, которое мы организовали, был курс для топ-менеджмента. Надо сказать, что на него был потрачен практически весь бюджет проекта обучения, и, как оказалось позже, это было не напрасно.
В целом, создание такого курса – сам по себе проект, со своими целями, рисками, ограничениями. Поэтому я провела краткое исследование, собрала первичные требования к материалу курса, уточнила у будущих слушателей, что особенно интересно, что хотелось бы понять, что уже известно.
Далее мы связались с ведущим центром обучения проектному управлению. Мало того, мы пригласили прочитать курс для топ-менеджмента одного из учредителей компании, также топ-менеджера с большим опытом. Ни одна стандартная программа этого центра не подходила под наши условия, поэтому нам пришлось договориться об индивидуальном кратком курсе на 8 часов. Получился курс, который, с одной стороны, только знакомит с понятиями проектного управления, с другой стороны, имеет практическую часть, в которой слушатели выполняют интересные задания. Для управления вниманием взрослых умных людей мы включили в него занимательные короткие игры.
В результате проведения такого обучения большинство топ-менеджеров нашей компании стали поддерживать проект. Снялись вопросы «а для чего нам это нужно?», «можно ли как-то обойтись без КСУП?», «зачем тратить деньги?», «чем поможет проектный офис?» и т. п. Появилась общая терминология, стало проще обосновывать необходимость тех или иных результатов. Позже, в ходе проекта КСУП руководство уже понимало, как применять полученные результаты, и какие цели мы преследуем.
Сейчас, когда я сама стала тренером по проектному управлению и организовываю такое обучение для первых лиц бизнеса, ко мне часто поступают похожие требования. Курс на старте внедрения КСУП для топ-менеджмента – особый вид обучения, который основывается на нескольких простых правилах:
- Курс должен занимать минимум времени. Лучше один день, 8 часов.
- Курс должен быть кратким.
- Обучение должно давать представление не только о проектном управлении, но и показывать влияние знаний на управление бизнесом, на достижение стратегических целей.
- Курс должен быть интересным, с заданиями, играми, примерами.
- Обучение должен проводить топ-менеджер или весомый эксперт с именем, которому можно доверять.
Каким образом обучать и какие знания давать другим группа сотрудников - проектным командам, приемщикам ключевых результатов, пользователям ИСУП? Об этом мы продолжим разговор в следующей публикации.
