Проекты без контроля. Как бизнес теряет деньги на проектах

Дмитрий Мазеин, генеральный директор компании «Адванта Консалтинг»

Мы живем в постоянно меняющемся мире, скорость изменений только возрастает. Чтобы успевать за ними, компаниям необходимо постоянно внедрять изменения: запускать новые объекты, выводить на рынок новые продукты, внедрять информационные системы, контролировать управление реализацией инвестиционного проекта. Все крупные изменения в компании, как правило, реализуются через проекты и планы развития. Давайте посмотрим, как мы управляем такой важной областью как трансформация и развитие бизнеса.

Ваша компания разработала стратегический план развития, детализировала его до задач и проектов, инвестировала в них сотни миллионов, миллиарды рублей, тысячи часов сотрудников, и рассчитывает выполнить проекты в срок, чтобы реализовать план и опередить конкурентов. На кон поставлены KPI топ-менеджеров, амбиции акционеров, увеличение прибыли бизнеса, а часто и место компании на рынке. Но что происходит далее? Как компания управляет этим огромным инвестиционным портфелем?

Часто я слышу от руководителей компаний следующее:

• В этом году у 90% проектов были сорваны сроки, превышен бюджет, но мы не знаем почему, не понимаем, на что влиять.
• У нас у 30% проектов плывут сроки уже через 1-2 месяца после старта.
• Мы инвестировали в проекты 500 млн руб., запланированные сроки прошли, а владельцу не понятно, когда он получит обещанную отдачу и получит ли вообще.
• Никто точно не знает, сколько проектов реализуется в компании.
• Когда запускали проект, он казался весьма привлекательным и обещал хорошую окупаемость, но после срыва сроков и превышения бюджетов он стал никому не интересен, сейчас не знаем, закрывать или доделывать.
• Некоторые продукты, которые появились в результате проектов, так и остались лежать на складе.
• Чтобы получить объективную картину по проектам компании, мы собираем отчетность от одной до двух недель. Это стоит большого количества усилий и сильно напрягает всех участников проектов.
• Руководители проектов отчитываются перед генеральным директором по презентации, у каждого свой формат и сложно понять, насколько действительно проект идет по плану, как изменился статус по сравнению с предыдущей презентацией.

Наиболее часто ситуация с проектами выглядит так:

• Большинство проектов срывают сроки и превышают бюджеты. Бизнес несет потери – и в плане прибыли, и в плане  репутации.
• Вы не знаете, почему это происходит, у вас нет объективной статистики по причинам срывов сроков.
• Вы не можете получить объективный статус проекта в режиме онлайн, на ее сбор уходит от 1 дня до 1 месяца. Любая информация о проекте идет к вам через человека.
• Информация о проблемах в проекте не доходит до топ-менеджеров и сроки проекта «плывут».

10 вопросов, которые помогут вам понять, контролируете ли вы проекты компании

Ниже приведены 10 вопросов. Если вы ответите на все эти вопросы «Да», то, значит, у вас полный порядок с проектами и вам можно не продолжать чтение этой статьи.

1. Вы знаете точное количество проектов, которые реализуются сейчас в компании?
2. Знаете, сколько из них укладывается в срок и бюджет?
3. У вас есть единая актуальная информация о статусе каждого проекта, с которой согласны все участники?
4. Знаете ли вы 3 ключевых причины срыва сроков проектов в вашей компании?
5. Запуск всех проектов был одобрен руководством компании?
6. Вы знаете, какие важные результаты должны быть получены по каждому проекту в этом месяце? А в следующем?
7. Вы можете получить статус по любому проекту в режиме онлайн 24/7?
8. Можете ли вы назвать 3 лучших и 3 худших руководителя проектов вашей компании?
9. Есть ли у вас стандартный план по каждому типу проекта, который учитывает накопленный опыт вашей компании?
10. Знаете ли вы отклонение от утвержденного плана по каждому проекту? Знаете, сколько стоит это отклонение для бизнеса?

Почему же так важно ответить «Да» на эти вопросы?

1. Точная информация по числу реализуемых проектов

Первое: вы можете управлять только тем, что можете измерить. Если у вас нет даже списка проектов, то сложно сказать, что вы управляете этой областью вашего бизнеса.

Вы должны быть уверены, что в компании выполняются только те проекты, которые соответствуют приоритетам ее развития. Иначе деньги и время ваших сотрудников может быть потрачено впустую, на неприоритетные для компании задачи. Только легальные проекты!  

2. Объективная статистика: какие проекты укладываются в срок и бюджет, а какие нет

• Отклонения в проектах – это область самого пристального внимания. Если вы будете контролировать и прогнозировать отклонения по приоритетным проектам и принимать меры воздействия, то сможете своевременно влиять на ситуацию.
• Получая прогнозы по отклонениям в проектах, вы будете более аккуратно управлять потоком денежных средств и не допустите кассовых разрывов.

3.  Единая информация о статусе конкретного проекта, с которой согласны все участники

• Вам нужна «единая версия правды» по каждому проекту, только тогда вы можете быть уверены, что ваши решения по нему опираются на твердые факты.
• Если каждый раз вы будете получать информацию через человека, то вы будете видеть проект через его «призму», учитывающую его интересы.

4. 3 ключевых причины срыва сроков проектов в вашей компании

• Если вы будете знать основные системные ограничения в вашей проектной деятельности, «узкие места», то сможете устранить их и минимальными усилиями получить максимальный результат.

5. Все проекты должны запускаться после согласования с руководством

• Только необходимые проекты! Должна быть четкая процедура отбора проектов, как и отбора направлений для инвестирования. Одобрение руководства должно быть формализовано, чтобы зафиксировать ответственность исполнителей и используемые ресурсы. Показатели проекта должны быть утверждены, иначе результат проекта нельзя будет измерить и исполнителям не за чем будет к нему стремиться.
• Нельзя допускать неформальных проектов. Бесконтрольные планы редко реализуются в срок, их результаты трудно связать с другой деятельностью компании и не удается планировать корректно загрузку сотрудников.

6. Вы знаете, какие важные результаты должны быть получены по каждому проекту в этом периоде

• Если у вас есть список ключевых результатов проекта на ближайший месяц/квартал, то вы сможете контролировать получение плановых выгод, готовить сотрудников и клиентов к их приемке, связывать другие работы с этими результатами. Если нет, то вы не управляете достижением целей по проектам.

7. Вы можете получить статус по любому проекту в режиме онлайн 24/7

• Когда вам нужно быстро принять решение, объективная информация становится «на вес золота».
• Вам важно получать информацию по проектам независимо от того, где вы находитесь, где находится исполнитель, и от того, как он трактует факты.

8. Вы можете назвать 3 лучших и 3 худших руководителя проектов вашей компании и понимаете, как они определены

• Успешность проекта во многом зависит от эффективности руководителя проекта. Вам важно иметь объективную информацию о том, насколько руководитель проекта качественно выполняет свои обязанности, чтобы иметь возможность через обучение и корректировку действий РП влиять на качество управления всеми проектами компании.
• Понимание лидеров и аутсайдеров в управлении позволит распределить важные для выполнения проекты с меньшим риском и объективно рассчитывать мотивацию.

9. Стандартный план по каждому типу проекта, который учитывает лучшие практики вашей компании

Мы все любим учиться на ошибках других, но нужно начать учиться хотя бы на своих. Создание типового план проекта позволит учесть опыт ведущих специалистов вашей компании, предусмотреть типовые риски, заранее распределить ресурсы.

Стандарты упрощают управление и позволяют выпускать более качественные и дешевые продукты. Типовой план позволит повысить успешность проектов и снизить зависимость от квалификации РП.

10. Отклонение проекта от первоначально утвержденного плана

• Окупаемость инвестиционного проекта во многом зависит от того, насколько соблюдены его плановые параметры. Вам необходимо точно отслеживать отклонения от утвержденного плана, чтобы понимать риски потери ваших инвестиций. Это поможет вам понять критичность ситуации и вовремя принять решение, продолжать проект или закрыть.
• Отклонения проекта по срокам – наиболее частый инструмент мотивации команды, необходимо правильно мотивировать команду и отслеживать выполнение договоренностей.
• Ну, и, наконец, вам нужен точный прогноз срока завершения проекта и получения результатов по нему.

Какие результаты мы наблюдаем у наших клиентов после создания системы контроля проектов?

1. Из 300 реализуемых проектов в результате оставили только 100, остальные решили закрыть или отложить как неэффективные. А сколько таких проектов может быть у вас? Посчитайте, сколько бы вы сэкономили, если бы отказались хотя бы от 10% ваших проектов?
2. Выявили системные причины срыва сроков, нашли «узкое горлышко» и устранили его. Решили проблему, о которой РП знали много лет, но у них не хватало полномочий для ее решения. В результате значительно повысилась скорость реализации проектов.
3. Топ-менеджмент стал принимать участие в решении самых острых вопросов по проектам, что положительно повлияло на их реализацию.
4. До создания системы контроля обычная просрочка по проектам составляла от 50% до 100%. После создания системы просрочка по обычным проектам осталась в пределах 15%, по приоритетным – в пределах 6%.

Что получит топ-менеджер после создания системы контроля проектов?

• Единую версию правды о проектах. Все будут смотреть в одни и те же данные, не будет разногласий и разных версий отчетов.
• Экономию времени на совещаниях. Вы будете обсуждать только отклонения и вырабатывать решения, вам не придется тратить свое время на выяснение ситуации.
• Историю статусов по состоянию проекта. Вы сможете отслеживать изменения в проектах во времени, вам не смогут предоставить неактуальные данные.
• У вас появится единая технология контроля, которая позволит вам и вашим сотрудникам поднять качество принимаемых решений по проектам и добиться увеличения эффективности вашего бизнеса.
• Вы повысите ответственность сотрудников за результаты по проектам, они станут более самостоятельными.
• У вас будет больше свободного времени, чтобы заниматься развитием компании, а не погружаться в оперативные вопросы.
• Вы получите уверенность в том, что развитие бизнеса и процесс управления каждым проектом находится под вашим полным контролем.
• Вы будете получать больше результатов от проектов, тратя на это меньше своего времени.
• Вы перестанете терять деньги на проектах. 

Резюме

Любые ваши инвестиции требуют бережного отношения и постоянного контроля. Инвестиции в проекты будут защищены, если в компании будет создана надежная система контроля проектов. Это не просто, но у нас есть успешные кейсы, и мы готовы ими делиться.

За 15 лет мы внедрили в 200 компаний эффективную технологию управления проектами и готовую информационную систему управления проектами ADVANTA, которая помогает им реализовывать в срок стратегические планы, проекты и поручения.

ADVANTA покрывает все процессы проектного управления, автоматизирует работу всех участников проектов. Система гарантированно внедряется за 2 месяца, т.к. содержит лучшие практики, простая в использовании и гибко настраивается под компанию без программирования.

Теперь вы знаете, какой должна быть система управления проектами вашей компании. Успехов в ее создании, реализации ваших стратегических целей и повышения эффективности бизнес-проектов!