Опоры сильного проектного офиса

Проектный офис

Есть много историй о причинах неудач проектных офисов. Быстрый поиск в Google на эту тему даст сотни результатов и длинный список этих причин. Слишком часто проектные офисы закрывают из-за низкой производительности, ради снижения организационных затрат, реструктуризации или смены руководства.

Почему судьба проектного офиса так разительно отличается от судьбы других организационных единиц? Вы бы закрыли отдел продаж? Сервисную службу? Финансовый или ИТ-отдел? Конечно же, нет. У этих отделов могут быть сложные времена, но их никогда не закроют. Что мы можем сделать, чтобы усилить организованный проектный офис и защитить его?

Проектные офисы могут иметь различные обязанности и уровни производительности. Результаты исследований, приведенные в PMI’s Pulse of the Profession: PMO Frameworks, помогут нам определить, что является критерием сильного проектного офиса. Этот отчет был создан "для формализации роли и обязанностей проектных офисов, понимания того, как они достигают целей в организации и выявления лучших практик...".

Рассмотрев результаты исследований в разрезе столпов фреймворка проектного офиса — Идентичности, Организации, Стратегии, Управления, Портфелей, Проектов, Персонала и Производительности – можно создать план действий. Ниже представлены первые шаги по построению каждого столпа. Расширьте этот список, чтобы создать свой план, направленный на решение уникальных проблем вашего проектного офиса.

Идентичность

Проектный офис должен давать ответы на вопрос «Что я такое?», и что более важно, «Чем я не являюсь?», чтобы избежать путаницы о своей роли в организации. В PMI’s Pulse of the Profession приведены 5 различных типов проектных офисов (структурная единица, проектный офис конкретного проекта, поддержка проекта, корпоративный проектный офис и центр передового опыта), реализующих широкий набор функций, обязанностей и результатов.

Действия:

Оценить круг обязанностей и отказаться от тех, которые не имеют решающего значения.
Регулярно предоставлять информацию клиентам о дополнительных функциях и услугах.
Публично сообщать о завершении и позитивных результатах проектов.

Организация

То, перед кем отчитывается проектный офис, отражается на его влиянии и эффективности. Например, в отчете PMI приведены данные, что в тех организациях, где проектный офис отчитывается перед генеральным директором, 31% проектных офисов были офисами конкретного проекта, что позволяло им использовать сложившиеся отношения с руководством.

Действия:

Провести организационный анализ и оценить влияние проектного офиса.
Укреплять связи с ключевыми лицами, благодаря прямым контактам и формированию партнерских отношений.
При необходимости передислоцировать проектный офис на более эффективную организационную позицию.

Стратегия

Исследование PMI приводит данные, что только 32% проектных офисов различных типов вовлечены в разработку стратегии.

Действия:

Принимайте активное участия в разработке корпоративной стратегии, используя практические обоснования.
Привлекайте стейкхолдеров к обоснованиями стратегии и расстановке приоритетов.
Ссылайтесь на стратегию в операционной деятельности при каждом удобном случае.

Управление

Согласно отчету PMI, существует раскол между внутренними и внешними стейкхолдерами, и в среднем только 42% участников исследования считают, что их проектный офис был очень эффективным. Как оказалось, офисы практически не влияют на то, как заказчики и кураторы воспринимают дополнительную ценность, возникающую в течение процесса управления.

Действия:

Сократите или полностью исключите шаблоны и артефакты, которые не приносят ценности.
Сведите к минимуму встречи и обзоры реализации.
Согласуйте ожидания от проектного офиса между внешними и внутренними стейкхолдерами.

Портфели проектов

Респонденты выделили 3 ключевых активности в управлении портфелем для корпоративного проектного офиса: отчетность по портфелю проектов (77%), расстановка приоритетов (65%) и стратегическое выравнивание (65%).

Действия:

•   Убедитесь, что все отчеты краткие, актуальные и легко воспринимаются.
•   Интегрируйте стратегические приоритеты в портфели проектов для выравнивания реализации проекта.
•   Внедрите модели устранения проблем в портфель для принятия быстрых решений.

Проекты

Управление проектами – это хлеб насущный каждого проектного офиса, и каждый тип проектного офиса, приведенный в отчете PMI, принимал участие в определении методологии, процессов и метрик для поддержки реализации проекта. Методология в организации может пройти долгий путь до того момента, как она начнет снижать способность руководителей проекта эффективно вести свой проект, особенно если учесть все роли, которые они выполняют.

Действия

Определите ценность реализации каждого процесса и метрики вашей методологии.
Обеспечьте возможность выбора методологии, и ее адаптивность для большого числа различных типов проектов.
Объясняйте стейкхолдерам ценность методологии управления проектами.

Люди

Руководители проектов – важный компонент каждого проектного офиса. Их успешность в реализации проектов оказывает прямое влияние на ценность проектного офиса для организации. Однако в отчете PMI приведены данные, что 76% респондентов из различных типов проектных офисов обозачили уровень своей проектной зрелости как «средний» или «низкий».

Действия

Создайте команды управления проектами из сильных экспертов и регламентов, обеспечьте их признание в компании.
Опрашивайте заказчиков проектов о производительности проектного офиса и РП.
Создайте дорожную карту для улучшения качества реализации и повышения зрелости проектного офиса.

Производительность

Для понимания эффективности и ценности проектного офиса необходима регулярная обратная связь от клиентов, на которых он работает. В исследовании PMI приведены данные о том, что около 62% респондентов считают, что их проектный офис внес лишь частичный вклад в достижении бизнес-целей организации.

Действия:

Проводите регулярные исследования среди клиентов проектного офиса о том, как они воспринимают его ценность и производительность.
Изменяйте текущее мышление, предлагая инновации, качество и скорость.
Часто говорите о ценности проектов и их прогрессе в контексте стратегии и подчеркивайте их влияние на компанию.

Проектные офисы по своей природе уникальны и имеют много разновидностей в зависимости от корпоративной культуры, организационных потребностей и целей. В отчете PMI’s Pulse of the Profession: PMO Frameworks приведены данные о том, что работает и что не работает в проектных офисах. Выделив некоторые из этих результатов и рекомендуемых действий, можно начать укреплять фундаментальные основы проектного офиса.

А какие действия предпримете вы, чтобы укрепить основы вашего проектного офиса?