6 главных факторов успеха проектных офисов
Управление проектами в организации, это способ жизни ... есть ли у вас для этого специальный отдел или нет. Это просто происходит. Появляются новые инициативы, тестируется и разворачивается новое программное обеспечение, и компании перемещаются из одного здания в другое. Все это - примеры проектов, которые присутствуют в любой организации. И, как правило, кто-то ведет проект и несет ответственность за его общий успех ... или неудачи.
Однако, дело в том, что более половины проектов в некоторой степени терпят неудачу. Организации, которые признают необходимость объединения их структуры, процессов, методологии и инструментов с работой по управлению проектами, демонстрируют больший успех, нежели организации, которые не признают этого. Те, кто работает над созданием жизнеспособного, функционального, действующего проектного офиса, уже продвинулись далеко вперед в успешном управлении проектами.
Я занимался созданием проектных офисов. Я помогал создавать проектные офисы. Я наблюдал за тем, как создаются проектные офисы, и как ими управляют. И всегда я видел определенные характеристики, определенные факторы, оказывающие значительное влияние на то, станет ли проектный офис успешной частью организации или его, в конечном итоге, расформируют. Свои наблюдения я сузил до 6 факторов. Давайте рассмотрим их:
1. Сильное, профессиональное руководство
Я всегда утверждал, что хороший проектный офис должен управляться профессиональным руководителем, который при этом не управляет ни одним из проектов. Руководитель проектного офиса должен быть лидером проектного офиса и иметь на это время. Он – голос проектного офиса, лицо, ответственное за профессиональное развитие менеджеров проектов в организации. Он должен быть уверен, что у проектного офиса есть все нужные инструменты для успеха. Руководитель проектного офиса – не единственный ответственный за это человек, но если он при этом ведет значимые проекты в компании, эта работа не будет хорошо выполнятся.
2. Опытные сотрудники
Компании не достаточно взять на работу в проектный офис сотрудников со степенью PMP. Степень, это хорошо, но ничто не сравнится с послужным списком опыта и успехов. Обращайте на это внимание в первую очередь, когда берете на работу сотрудников.
3. Поддержка руководства
Для проектного офиса совершенно необходимо иметь поддержку и заинтересованность высшего руководства компании. Высшее руководство осуществляет финансирование, формирует точку зрения всей остальной компании и демонстрируют клиентам, что важно для Вашей организации. Когда руководство компании поддерживает проектный офис, у него больше шансов стать жизнеспособной частью организации.
4. Высокая значимость
Проектные офисы должны иметь высокую значимость для компании. Вся компания должна убедиться, что это подразделение будет обрабатывать всю информацию и задачи, связанные с проектами. Сотрудники должны увидеть, что все проекты проходят через проектные офисы, а также то, что проектные офисы имеют все необходимое для решения задач внутри отделов. В противном случае, проектный офис будет ассоциироваться лишь с улучшениями, производимыми в компании. У него не будет шансов преуспеть и не будет гарантии его долговечности.
5. Определение процессов, стратегии и шаблонов
Для непрерывного успеха проектного офиса необходимо иметь образцы документов и шаблоны, стратегию работы проектного офиса, описание процессов хранения и передачи информации, процессов, на основании которых будет осуществляться управление проектами, а также отчеты о состоянии проекта. Стандартизация процессов и шаблонов обеспечит Вашу компанию инструментом для достижения успеха. Успех проекта больше не будет счастливой случайностью. Наоборот, Ваша организация будет в состоянии определить факторы успешного проекта и повторить их в будущем.
6. Полномочия для принятия мер
Наконец, проектные офисы должны обладать полномочиями для принятия ключевых решений по проекту и важных действий. Не всегда будет время в момент кризиса проекта для поиска указаний от руководства компании. Таким образом, глава проектного офиса должен иметь вотум доверия для принятия ключевых решений и иметь возможность передать эти полномочия руководителям проектов. По крайней мере тем, которые занимают наиболее высокие должности, для того, чтобы удостовериться в том, что ключевые задачи проекта выполняются беспрепятственно в ситуациях, когда это необходимо, и в вопросах, которые не могут ждать.
Список этих факторов я составил на основании своего многолетнего опыта – главным образом, 14-летнего опыта в управлении проектами и консалтинге.
Об авторе: Бред Эджланд - ведущий консультант по вопросам управления проектами и автор множества статей. Его сайт bradegeland.com, регулярно попадает в топы блогов, посвященных проектному менеджменту и проектным офисам.
Источник uplandsoftware.com
