Выбор программы для управления проектами: сбалансированный подход

Харви А. Левин имеет за плечами 38 лет работы в индустрии управления проектами, является основателем The Project Knowledge Group, консультационной компании, специализирующейся на обучении проектному управлению, выбору, оценке и внедрению программ для управления проектами.

Он реализовал или расширил возможности управления проектами множества компаний, помогая выбрать и внедрить автоматизированные инструменты управления проектами. Левин считается ведущим консультантом в индустрии программ для управления проектами и признан ведущим специалистом по инструментам для управления проектами.

За последние пятнадцать лет я писал, учил, читал лекции и давал консультации по разработке технических требований, оценке и выбору системы управления проектами. Сюда входит разработка официального семинара, книга "Управление проектами с помощью персональных компьютеров", глава на эту тему в книге "Полевое руководство к управлению проектами" Дэвида И. Клеланда и видео, выпущенное Skill Dynamics IBM.  

Информационная перегрузка

Желая полностью раскрыть тему, я чаще, чем хотелось бы, увлекался деталями. Это необъяснимое влечение дать материал по каждому аспекту выбора и использования программного обеспечения, вероятно, было технически обоснованно, но, оглядываясь назад, я понимаю, что вряд ли оно принесло желаемый результат. Возможно, мне удалось передать своим слушателям больше знаний и ввести их в курс дела, но дал ли я им более действенный способ принять решение о выборе?

Оглядываясь назад, я могу сказать, что мой подход к выбору заключался в применении подробной классификации  возможностей программ управления проектами. У меня было порядка двенадцати субъектов  первого уровня, каждый с несколькими подкатегориями, что вместе составляло около 200 характеристик и элементов, которые необходимо было учитывать. Я был шокирован, осознав ошибку применения моих способов, когда клиент на одном из моих семинаров подошел ко мне по его завершению и воскликнул: "Это первый семинар, после посещения которого я ухожу с еще большим количеством вопросов, чем у меня было вначале."

Это был не единственный случай, поэтому я признал, что стал причиной "информационной перегрузки". Вообще-то я столкнулся с когнитивным диссонансом, так как я хотел донести до слушателей все параметры, которые необходимо учитывать при выборе программы, одновременно пытаясь упростить процесс. Я должен был исправить общее мнение, что "все программы для управления проектами по существу одинаковы", при этом избегая возможности отпугнуть людей от использования этих инструментов. Боюсь, что столь широкое освещение темы было равно запугивающим и полезным. 

Упрощенный, сбалансированный подход

Теперь, после того, как я публично отругал себя, я хочу предложить упрощенный подход к выбору программы управления проектами. Признавая растущую популярность философии "Сбалансированная система показателей", мы сократим 200 элементов до всего лишь четырех основных категорий и поищем всеобъемлющее и сбалансированное обоснование этих четырех областей.

Важно, чтобы выбранная программа удовлетворяла потребностям всего сообщества, которое участвует в проектах, и чтобы она обеспечивала полную и качественную поддержку процесса управления проектами компании. 

Четыре ключевых категории

С оговоркой о том, что мы, возможно, движемся от чрезмерно детального подхода к чрезмерно упрощенному подходу, мы рассмотрим четыре следующие важные области: 

• Пользовательский интерфейс
• Управление данными
• Инструменты планирования
• Многопользовательский доступ и общение

Если мы можем удовлетворить все четыре категории, то, скорее всего, мы получим продукт, который сможем эффективно использовать в рамках автоматизированной системы управления проектами. Если какая-либо из этих областей чрезмерно слаба, возможно, следует ожидать отказа всей системы целиком. 

Инструменты планирования

По мере того, как наши программные системы становятся все более и более изощренными, а база пользователей становится все более широкой (и менее разбирающейся в компьютерах), фокус при выборе программы все чаще смещается на характеристики пользовательского интерфейса. В ответ на это разработчики делают особый акцент на упрощенном вводе данных и навигации в этом инструменте.

Также, по мере роста количества пользователей системы, растет и необходимость оптимизации управления и оперирования данными. И здесь поставщики программного обеспечения ответили модными функциями, которые режут и тасуют данные под всеми мыслимыми углами(в частности OLAP-кубы).

По всей вероятности, на эти два элемента (пользовательский интерфейс и управление данными) заказчики и обращают больше всего внимания. А между тем, значительная разница заключается в инструментах планирования, недостатки которых могут привести к неэффективному программному средству для управления проектами. Поэтому давайте сначала рассмотрим инструменты планирования.

Повсюду доступные продукты становятся все лучше в первых двух областях, и пользователи выиграли от этих улучшений. Но давайте немного подумаем о том, почему в первую очередь Вы используете программу для управления проектами. Вот список типичных целей: 

• Хранение системных календарей
• Хранение данных совокупности ресурсов
• Хранение ключевых дат и контрольных точек проекта
• Хранение объемов работ проекта
• Хранение разбивки структуры работы проекта
• Хранение времени и оценки работы, распределение ресурсов и затрат
• Расчет графиков работ
• Помощь в распределении ресурсов
• Разрешение конфликтов распределения ресурсов
• Расчет бюджетов
• Построение графиков денежных потоков
• Сбор информации о затраченном времени и его расчет (графики учета времени)
• Сбор информации о статусе задач и изменение графиков работ
• Сбор информации о фактических затратах
• Расчет освоенной стоимости по проекту 

Кроме того, многие пользователи могут пожелать добавить следующее либо в основной продукт, либо в дополнения к нему: 

• Определение зоны риска
• Количественная оценка элементов риска
• Расчет вариантов снижения риска
• Применение протоколов планирования методом критической цепи
• Хранение шаблонов типичных планов и сметных предположений
• Интеграция с продуктами и данными ERP-системы (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия)
• Отслеживание инцидентов
• Управление изменениями

Подумайте об этих функциях. Какие данные нужно вводить, рассчитывать, или выводить для учета этих элементов? Может ли инструмент, который вы рассматриваете, обрабатывать эти данные в том порядке, который нужен Вам для Вашего бизнеса? Можете ли вы создать дискретные модели Вашего плана в этой системе? Или Вы должны "на скорую руку подточить" их, чтобы они проходили ограничения системы?

Достаточно ли продуманы алгоритмы программы для расчета правильных и эффективных графиков выполнения работ? Можете ли Вы повторить расчеты и получить тот же результат каждый раз? Можете ли Вы сохранить заданные ограничения? Можете ли Вы описать сложные показания?

Остаются ли резервы ресурсов и не назначенные задачи, над которыми можно было бы работать при разрешении конфликта ресурсов (при помощи перераспределения ресурсов)? Соответствуют ли графики распределения ресурсов графикам задач? (У меня был опыт работы с продуктами, которые могли запланировать задачу на два дня, но отобразить, что ресурсы работают над ней в течение пяти дней). Верны ли расчеты освоенной стоимости? Это не праздные вопросы. В прошлом я обнаруживал такие недостатки элементов в некоторых программах для управления проектами.

Скорее всего, Вы предполагали, что все продукты работают примерно одинаково и дают схожие результаты. Моя оценка популярных продуктов показывает, что это не так.

Хотя я решил использовать термин "инструменты планирования" для этой ключевой категории, Вы можете заметить, что она выходит далеко за рамки простого планирования. С одной стороны, почти все популярные продукты используют традиционный критический подход планирования пути "действия в узлах" и последовательный алгоритм выравнивания ресурсов. Тем не менее, каждый производитель разрабатывает свои собственные решения для реализации этих двух основных расчетных моделей, которые могут улучшать или ухудшать основные возможности программы.

Кроме оценки точности и последовательности, способности обрабатывать Ваши конкретные потребности и удобства использования, Вы также захотите рассмотреть и другие параметры, такие, как скорость открытия файлов, расчета графиков, выравнивания ресурсов, сохранения файлов и обработки данных.

И не забудьте изучить все эти вопросы с точки зрения управления множеством проектов одновременно. Работа с несколькими проектами задает дополнительные требования к системе. Среди них могут быть возможность работы с большими объемами данных, способность идентифицировать и обрабатывать данные множества проектов, контроль и доступ к совокупности ресурсов, контроль над заменой данных в отдельных проектах после работы в режиме множества проектов.

При оценке пользовательского интерфейса и параметров обработки данных все вышеперечисленные моменты можно не учитывать. Тем не менее, они как минимум важны для работоспособности системы. 

Управление данными и отчетность

Эта категория с каждым годом получает все больше внимания, и это хорошо. Вот некоторые из возможностей, которые могут быть реализованы расширенными функциями управления данными: 

Доступ и передача данных

• По мере продвижения к управлению множеством проектов и управлению портфелем проектов, количество данных растет в геометрической прогрессии. Нам также может потребоваться доступ к данным из множества источников данных. Например, дополнительные, не связанные с проектами данные, могут быть сгенерированы системами управление ресурсами предприятия (ERP). Эти данные, возможно, должны быть интегрированы с данными проекта.
      
• Таким образом, мы уходим от полностью собственных баз данных на популярные  открытые средства связи с базами данных. И не важно, используются ли методы открытых средств связи с базами данных или хранение данных в Oracle или SQL Server, процесс обмена данными должен быть практически незаметным для пользователя. Кроме того, этот процесс должен быть быстрым и безопасным.
   
• Там, где данные хранятся в нескольких местах и в нескольких базах данных, возможно, Вы пожелаете применить системы хранилища данных. 

Продольные и поперечные срезы данных(отчетность)

• С ростом числа пользователей, различным людям может потребоваться доступ к различной информации.

Общая база данных проектов почти всегда содержит намного больше данных, чем требуется любому конкретному человеку в любой конкретный момент времени. Мы ищем функциональную возможность манипулирования данными, чтобы позволить пользователю получать продольные и поперечные срезы данных, необходимые для поддержки его индивидуальных потребностей.

• В прошлом нам часто были нужны внешние хранилища данных и приходилось изучать секретный командный язык, чтобы посылать запросы по данным. Сегодня не имеет значения, являются ли данные внутренними или внешними. В последнем случае организация связи данных обычно незаметна для пользователя. Кроме того, на сегодняшний день продукты обеспечивают упрощенный процесс запросов, часто управляемый пунктом меню и/или иконкой. Зная, что теперь возможности доступа к данным упрощены, зачем соглашаться на меньшее?
   
• В более крупных системах процесс может быть улучшен с помощью систем  аналитической обработки данных в режиме онлайн - OLAP. Для ускорения обработки OLAP-системы сортируют данные в предварительно проиндексированные группы (или кубы). 

Администрирование и настройка

• Отдельные пользователи не должны быть обязаны создавать OLAP кубы или посылать продольные и поперечные запросы. Программа должна иметь возможность администрирования, чтобы облегчить конструирование отчетности для пользователей, в том числе поиск и безопасность данных.
   
• Администратор должен быть способен определить информационные потребности каждого пользователя и настроить индивидуальный вывод информации, запросы, таблицы и графическую презентацию данных должным образом так, чтобы эти настройки отвечали запросам.
   
• Должна быть возможность представить данные в заданных пользователями  разграниченных по времени сегментах, входящих в иерархию системы. Графическое представление данных особенно популярно. 

Обобщение

• Следует внимательно изучать  возможность обобщения данных.

Большинство продуктов обеспечивает большое разнообразие полей данных, текстовых полей, полей даты, затрат и т.д. В настоящее время нам предоставлены практически неограниченное количество пользовательских полей. Тем не менее, Вы должны знать, что иногда данные в этих полях можно только отсортировать или отфильтровать, но не обобщить. Не принимайте как должное, что все поля данных могут быть обобщены или свернуты в заданную иерархию. Тем не менее, эта способность имеет первостепенное значение для управления данными и отчетностью. 

Пользовательский интерфейс

Первое, на что обращают внимание все – это пользовательский интерфейс. Нам всем нравится графический стиль пользовательского интерфейса, например, такой как тот, что поддерживают Windows и Macintosh. Но и здесь есть некоторые вещи, на которые следует обратить внимание.

Есть несколько способов, которым пользовательский интерфейс может облегчить доступ к системным функциям.

• Наиболее популярный режим – графические иконки. Я считаю, что они полезны только если они сопровождаются текстом или если есть всплывающие подсказки (при наведении на иконки курсора появляется поясняющий текст).
   
• Я отдаю предпочтение выпадающим меню. Это позволяет мне продвигаться по пунктам меню и узнавать, какие функции доступны.
   
• Коды "горячих" клавиш  могут снизить количество нажимаемых клавиш и движений мыши, но обычно я не могу запомнить эти коды.
   
• Некоторые программы могут вызвать особые функции только нажатием мыши в определенном месте экрана. Для вызова может потребоваться щелчок левой кнопкой мыши, правой кнопкой мыши или двойной щелчок. Иногда это немедленно запустит функцию, а иногда – откроет окно с набором функций. Эта возможность хороша, если доступна в дополнение к возможному доступу к этим функциям из строки меню. Но мне кажется недопустимым, когда такие функции доступны исключительно в таких "горячих точках", потому что в таком случае не существует способа узнать об их существовании, если Вы не знали о них ранее.

В эту категорию я бы включил и те функции, которые помогают мне ввести и просмотреть данные. А именно:

• Гибкая организация экранного пространства 
• Выпадающие или "флажковые" списки 
• Редактирование внутри ячейки 
• Пользовательские сохраняемые виды организации экранного пространства

Пользовательский интерфейс можно считать частью большей группы, называемой удобство пользования. К ней мы можем добавить следующее:

• Простота изучения
• Простота использования
• Макросы
• Контекстная справка
• Учебники и уроки 

Многопользовательский доступ и общение

Вот уже более сорока лет, как было разработано и компьютеризировано составление графиков методом критического пути. Начальные компьютерные системы предполагали, что отдельными проектами будет управлять совместная группа. В течение следующих двадцати лет компьютеры изменились и тогда разработчики признали, что участники проекта были разделены расстоянием. Сегодняшние системы позволяют вводить данные и анализировать их из различных мест.

Сначала при проектировании систем предпочтение отдавалось индивидуальному пользователю, работающему над отдельными проектами локально.. Но вскоре стало очевидно, что при работе над несколькими проектами база данных пользователей хранилась в различных местах. И технология снова дала ответ. Однако, она столкнулась с некоторыми затруднениями, поскольку технология была действительно не предназначена для оптимизации работы нескольких децентрализованных пользователей.

Первоначальные разработки были сосредоточены вокруг компьютерных сетей. Концепция систем клиент/сервер была ключевой основой новых конструкций для многопользовательского управления проектами. В конечном итоге это превратилось в многоуровневую модель систем клиент/сервер, которая максимально увеличила эффективность компьютерного оборудования, одновременно расширяя доступ пользователей и увеличивая уровень безопасности.

В течение последних десяти лет, весь мир многопользовательских вычислений был перевернут вверх дном сетевыми вычислениями. Интернет в корне изменил то, как мы используем компьютер, и чего мы можем достичь с его помощью. И если есть такие области применения, которые могут в полной мере воспользоваться этой новой технологией, то это и есть управление проектами. Улучшенный доступ и совместная работа, возможные благодаря интернет-технологиям, полностью изменили использование программ для управления проектами и повлияли на выбор параметров, которые следует учитывать при выборе такого ПО.

Для многих людей, участвующих в отборе программ управления проектами, web-поддержка переместилась в верхнюю часть списка ключевых критериев выбора. Опять же, я бы посоветовал быть осмотрительными. Web-поддержка должна обеспечиваться на высшем уровне планирования без пробелов. Не следует придавать web-поддержке такой весовой коэффициент, который позволит ей диктовать процесс отбора и заменить существенные возможности планирования и расчета.

В web-системах существует несколько конфигураций, к которым относятся:

• Web-сервисы – это web-сервис приложения, организованный внешним поставщиком. Пользователь оплачивает доступ к сервису.
• Собственная полная web-система. Пользователь владеет системой и размещает серверный софт на собственных аппаратные средствах.
• Гибридная система, использующая клиент/сервер и web-компоненты.
• Web-вывод (не совсем web-системы, а скорее, web-публикации).     

Сегодня можно ожидать, что все современные программы управления проектами в той или иной степени используют web-решения. По сравнению с более устоявшимися продуктами многие полностью перешедшие в web-сегмент рынка разработчики пожертвовали функциональностью планирования ради быстродействия. Исключением можно было бы назвать компании, уже имеющие прочные системы клиент/сервер, переходящие на систему web-доступа.

С каждой новой версией функциональность систем с web-доступом растет. Пока я пишу эту статью, я узнаю о новых web-продуктах и обновлениях продуктов с новыми web-возможностями. Если Вам важна web-функциональность, то необходимо определить уровень этой потребности и искать системы, которые удовлетворяют этим критериям. На сегодня доступна практически любая конфигурация продуктов. Мы ожидали, что по мере развития этой технологии часть производителей уйдет с рынка. На удивление, случилось противоположное. Мы наблюдаем рост количества поставщиков и программ, а также больше вариантов возможных предложений. Для Вас, выбирающего ПО, большой выбор позволит найти то, что Вы хотите, но сам выбор становится более сложным. 

Заключительные комментарии

Как пользователь, Вы должны рассмотреть в перспективе все преимущества и недостатки программ управления проектами и определить Ваши приоритеты по конкретным предпочтениям и потребностям. Другая область компромиссов – это репутация против новизны. В общем случае, новые продукты используют больше новых и передовых технологий. Вы должны взвесить их привлекательность относительно преимуществ продуктов с хорошей репутацией и проверенной временем работоспособностью. Еще одно предупреждение: часто новые технологии могут демонстрировать больше зрелищных, чем существенных функций. Обратите на это особое внимание.

А еще познакомьтесь с поставщиками, позвоните им. Кто-нибудь отвечает на телефонные звонки? И делают это в кратчайшие сроки? Знают ли они достаточно об управлении проектами? Некоторые новые продукты могут показаться интересными, но есть ли за этими продуктами реальный офис поставщика и квалифицированный персонал? Такая проверка – тоже часть процесса выбора программы для управления проектами. 

Реализация возможности программного управления проектами

И еще одно. Выбор программы для управления проектами – это лишь часть процесса разработки системы управления проектами. Есть пять основных этапов этого процесса:

• Определите свою методологию управления проектами
• Выберите свой инструмент для управления проектами
• Обучитесь управлению проектами
• Разработайте план реализации
• Проведите аудит реализации

Спасибо, Вы подписаны на рассылку!