Если вы теряете контроль над проектами, поможет КСУП

КСУП

Если вы теряете контроль над проектами, поможет КСУП

Назад к списку статей

Многие руководители бизнесов воспринимают идею корпоративной системы управления проектами (сокращенно КСУП от англ. CPMS Corporate Project Management System) как аналог очередного дашборда, некоей интерактивной панели сведенных воедино отчетов. Однако это не так. КСУП больше чем дашборд.

Представьте, что дорога это путь компании, на пути есть много точек, в которые нужно заглянуть, чтобы встретиться с партнерами, забрать важный груз и т.п. Сделать все это быстро, качественно и не тратить большое число ресурсов сложная задача, особенно если точек все больше и больше. В какой-то момент ресурсов требуется слишком много и топ-менеджмент больше не может управлять этим. Так вот, внедренная в компании КСУП это автомобиль, который едет в ту точку, которую укажет руководитель, и с той скоростью, которая нужна. Тогда топ-менеджеру можно перестать быть рабом на галерах, решающим вопросы в режиме ручного контроля, и превратиться в истинного хозяина положения того, кто выбирает, куда и к какому сроку ему надо приехать.

Есть машина, нужен обученный шофер

Продолжая аналогию, можно сказать, что автомобиль просто так не поедет. Им нужно рулить. И от того, насколько это удобно, зависит и скорость, и надежность движения. Дашбордом авто, панелью приборов, в нашем случае будет как раз информационная система управления проектами, единый, постоянно обновляющийся, четко структурированный массив данных – неотъемлемая часть КСУП.

Здесь надо понимать, что одна, сама по себе информационная система управления, без должной методологии не послужит во благо никакой компании, замечает руководитель Центра контроля управления проектами и процессами ПАО «Татфондбанк» Елена Филипова. Она принесет эффективность, только если будет включена в комплекс с остальными элементами КСУП: проектным офисом набором структур, отвечающих за управление внутри организации, то есть колесами и всей механикой нашего автомобиля, и методологией едиными правилами. Последний элемент крайне важен. Потому что если вы построите условный болид, а за руль сядет 18-летний парень, недавно научившийся водить машину с механической коробкой передач, то далеко он не уедет.

Чтобы все четко работало, систему надо обкатать

Важно учесть, что КСУП это не чудодейственный способ, не какой-то «допинг», модная управленческая «фишка», способная повысить результативность сразу же, как только руководитель решил: «все, завтра работаем по-новому». КСУП необходимо внедрять, а процесс этот не быстрый. В среднем, он занимает около двух лет. Это связано с тем, что людям необходимо время, чтобы привыкнуть и начать работать по единым правилам, освоить методологию, которая включает в себя набор процедур и шаблонов нормативных документов по управлению проектами. Причём нет какой-то единой методологии, которая одинаково хорошо подходила бы всем. Во время внедрения для каждой организации, в зависимости от ее структуры и задач, нужно прописывать свои правила.

Нельзя верить ни консультантам, никаким рекламам, которые обещают, что вам за месяц-два полностью внедрят систему. Ни один консультант не знает, что делать именно с вами. Он может знать основные приемы, или то, что в 80% компаний какие-то принципы сработали, но сходу сформировать правила именно для вас никто не может, - поясняет Елена Филипова. Можно, конечно, за месяц-два прочитать умную книжку с чьими-то правилами, однако они, сто процентов, к вашей компании не подойдут. Есть безусловно PMBoK свод лучших мировых практик, но ни одна компания не сможет их применить на первых этапах внедрения КСУП, если не приложит огромных усилий для собственного изменения. Так что внедрить КСУП быстро не получится. Почему срок внедрения составляет именно два года? Потому что в большинстве своем цикл среднего проекта составляет более трех-четырех месяцев. Для того, чтобы вы систему опробовали (а система никогда не будет вашей, если вы не попробуете ее именно в вашем проекте, с вашими людьми), нужно пройти два-три цикла. И вот тогда система заработает. Именно этим объясняются долгие сроки.

Например, внедрение КСУП в ПАО «Татфондбанк» заняло 1 год. За это время удалось подобрать и обучить команду проектного офиса, внедрить и настроить информационную систему, определить базовые документы и описать регламент. А в течение следующего года после внедрения топ-менеджмент получил первые результаты: регулярную отчетность, итоги проектов в обозначенные сроки, отслеживание степени достижения цели. Причём, во время внедрения КСУП над задачей не трудились консультанты на постоянной основе. Дополнительные специалисты, сопровождающие весь процесс от начала до конца, не потребовались. Зато была поддержка от коллег - участников конференций, с которыми обменивались опытом, примерами документов. Кроме того, в построении методологии принимали участие члены Совета директоров, которые являются опытными консультантами и работают в областях финансов, аудита и проектного управления.

Отмечу, что по ходу внедрения КСУП регламент регулярно пересматривался, рассказывает Елена Филипова. На место предполагаемых действий вставали обкатанные и проверенные в работе действия. На место общих методик мы размещали корректировки, которые работали именно у нас. Дорабатывались и совершенствовались все элементы КСУП обязанности проектного офиса, настройка функционала ИСУП, элементы методологии. Не все вырастало, некоторые элементы оказались избыточными, и мы их исключали. Это нормальный процесс живой системы совершенствоваться в условиях среды компании.

КСУП не нужна героям. Но те стоят дорого и не могут без подвигов

Вы спросите: интересно, если внедрять КСУП так долго, если это вовсе не «волшебная таблетка для эффективности», то зачем она нужна? И можно ли успешно работать без нее? Чтобы разобраться в этом, стоит вернуться к нашей метафоре, где КСУП автомобиль, который позволяет топ-менеджеру с комфортом достичь точки маршрута, как пассажиру, который лишь указывает направление, а машина уже везет сама. Так вот, если у компании немного проектов, например, два или три, то, внедрять КСУП, то есть покупать автомобиль, не нужно. Пассажир и так прекрасно справится. Сам. Дойдет пешком или доедет на велосипеде, поймает маршрутку, в конце концов. То есть, продолжая аналогию, если вы ездите в другой город раз в год, то не нужно для этого покупать автомобиль. А вот если у вас проектов (то есть маршрутов-путей, которые необходимо пройти) много, к тому же есть жесткие сроки, то пешком или на попутках эффективно осуществить все задуманное вряд ли получится. Вы просто не успеете или выдохнетесь. Поэтому комплекс КСУП необходим компании, у которой есть множество проектов, но нет возможности нанять большое число квалифицированных специалистов, которые сами могут ситуацию «вырулить».

Другой вариант, при котором КСУП не нужен, близок к идеальному. А именно без корпоративной системы управления можно обойтись, если у компании есть герои. Настоящая команда, которая настолько мотивирована, что они готовы ночами сидеть без какой-то системы тащить все проекты на зубах и в прямом контакте взаимодействовать с топ-менеджментом. Но так бывает не всегда и не у всех. К тому же герои стоят дорого, в современных условиях их нужно хорошо мотивировать, и не только медалями и вымпелами. Еще один их минус героям нужны подвиги. А что если у компании множество важных, но рутинных проектов?

Есть многие компании, которые обязаны регулярно выполнять массу небольших проектов. Например, открывать и закрывать точки продаж или регулярно обновлять используемое программное обеспечение, для выполнения требований закона или чтобы соответствовать уровню конкурентов, говорит Елена Филипова. В общем, если ваш бизнес активно растущий и у вас много проектов, то, так или иначе, вам придется нанимать людей, которые бы все это контролировали и строить какую-то свою единую систему. Или внедрить КСУП.

Переход компании на корпоративную систему управления проектами позволит руководителям получать «общую картину» со всех направлений деятельности, тщательно контролировать сроки и бюджет и главное планировать. То есть зная исходные данные на самом старте проекта (прошлое), актуальную информацию на данный момент (настоящее), можно не только прогнозировать изменения (будущее), пассивно ожидая результатов, но и управлять этим самым развитием.
 

Елена ФилиповаЕлена Филипова
ПАО «Татфондбанк», Руководитель Центра контроля управления проектами и процессами

  • Участвовала в проектах по миграции автоматизированной банковской системы
  • Награждена клубом клиентов Microsoft Dynamics CRM за самое эффективное внедрение CRM-системы
  • C 2013 года возглавляет Офис управления проектами ОАО «АИКБ «Татфондбанк»

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Комментарии

Так же будет интересно:

19 июня 2019

Программное решение для управления проектами не может подойти всем сразу, требуется долгий период адаптации, тестирования функций, проб и ошибок. С чего начать? Как определить требования к такой системе так, чтобы удовлетворить широкий круг пользователей и, вместе с тем, обеспечить базу для долговременного развития?

13 марта 2018

Основная идея метода состоит в том, что вместо контроля процесса исполнения проекта руководство компании концентрируется на контроле своевременной поставки ключевых результатов. Таким образом, в фокусе всегда остается требуемый результат, успешность выполнения оценивается на основании отклонения сроков его получения.

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать руководство

Для получения руководства «С чего начинается

системное управление проектами?» заполните форму

Заказать презентацию

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Заказ обратного звонка

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и ответить на Ваши вопросы.
Заказать услугу

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и рассказать об услуге подробнее.

Запросить расчет


Для запроса расчета стоимости просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить»

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить индивидуальный расчет стоимости.


Заказать внедрение
Для отправки запроса на внедрение системы ADVANTA, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать внедрение».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и обсудить внедрение системы ADVANTA в вашей компании.
Заказать услугу
Для отправки запроса на услугу консалтинга, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Заказать».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Цель нашей компании ‒ помогать руководителям воплощать стратегические замыслы и планы бизнеса в реальность. С помощью наших экспертов Вы сможете повысить эффективность управления проектами и получать гарантированные позитивные результаты. Заполните форму, чтобы мы смогли связаться с Вами и обсудить Ваши задачи более детально.

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".