Диалог без барьеров: лучшие практики взаимодействия с ADVANTA и развития проектного управления

Автор материала

Мария Тетюшина
Руководитель проектов ADVANTA
Эксперт по развитию проектного управления и внедрению ИСУП

• более 11 лет в управлении проектами; 
• руководитель международных проектов в ИТ, строительстве и консалтинге; 
• эксперт-методолог инвестиционного блока ГК «Росатом»; 
• сертифицированный специалист IPMA; 
• сертифицированный специалист по внедрению ISO 9001; 
• консультант по развитию проектных офисов, внедрению ИСУП и управлению изменениями.

Почему развитие проектного управления не заканчивается после внедрения ИСУП

Во многих компаниях внедрение информационной системы управления проектами воспринимается как финальная точка цифровой трансформации. На практике происходит наоборот: именно после запуска ИСУП начинается самый сложный этап — изменение управленческих привычек, развитие процессов и формирование новой культуры работы.

Одна из самых частых ошибок, которую я вижу на старте проекта внедрения ИСУП, — желание сначала выбрать систему, а уже потом разобраться с процессами. На практике такой подход почти всегда приводит к дополнительным доработкам и увеличению сроков внедрения.

Даже качественно внедренная система не сможет самостоятельно решить организационные проблемы. Если отсутствуют единые правила управления проектами, роли распределены формально, сотрудники по-разному понимают процессы, а руководители принимают решения на основе субъективной информации, цифровой инструмент лишь сделает эти ограничения более заметными.

Именно поэтому зрелые организации рассматривают развитие проектного управления как непрерывный процесс, в котором технологии идут вместе с методологией, обучением и экспертной поддержкой.

Этой теме была посвящена одна из встреч закрытого Клиентского клуба ADVANTA.

Что такое Клиентский клуб ADVANTA

Клиентский клуб — это закрытое профессиональное сообщество стратегических клиентов ADVANTA.

Здесь обсуждаются реальные задачи развития проектных офисов, изменения в подходах к управлению проектами, новые возможности платформы и практики компаний, которые уже прошли путь цифровой трансформации.

Формат клуба отличается от классических конференций. Участники не слушают рекламные презентации, а совместно обсуждают реальные кейсы, задают вопросы экспертам, делятся опытом и получают возможность влиять на дальнейшее развитие решений ADVANTA.

Какие проблемы чаще всего тормозят развитие проектного управления

Во время встречи обсуждались ситуации, которые повторяются практически в каждой компании независимо от отрасли.

1. Руководство видит последствия, но не причины

Проекты регулярно выходят за сроки, ресурсы перегружены, появляются конфликты между подразделениями.

Чаще всего руководство начинает искать проблему внутри конкретного проекта.

Однако практика показывает, что причина обычно лежит гораздо глубже — в организации процессов управления.

Без диагностики зрелости проектного управления компания начинает устранять симптомы вместо настоящих ограничений.

2. У каждого подразделения свои правила работы

Даже если существует положение о проектной деятельности, разные подразделения постепенно начинают адаптировать процессы "под себя".

В результате:

• проекты планируются по-разному; 
• статусы считаются по разным правилам; 
• отчеты невозможно сравнивать; 
• проектный офис превращается в центр ручной консолидации информации. 

Единая методология становится необходимым условием масштабирования проектной деятельности.

3. Любые изменения встречают сопротивление

Новая система, обновленные регламенты или изменение процессов практически всегда вызывают сопротивление.

Причина далеко не всегда связана с нежеланием сотрудников работать.

Гораздо чаще люди просто не понимают:

• зачем происходят изменения; 
• какие задачи они решают; 
• как изменится их собственная работа. 

Поэтому работа с изменениями становится отдельным направлением развития проектного управления.

4. Руководители проектов перегружены операционной работой

По мере роста количества проектов увеличивается объем согласований, отчетности и ручного контроля.

Вместо управления проектами руководители начинают заниматься сбором информации.

Если этот процесс не оптимизировать, производительность команды постепенно снижается.

5. Цифровые инструменты используются не полностью

Даже после внедрения ИСУП многие компании продолжают параллельно вести Excel-таблицы, локальные файлы и переписки в мессенджерах.

Это снижает ценность системы и возвращает организацию к ручному управлению.

Если в компании отсутствуют единые правила управления проектами, информационная система не сможет решить эту проблему самостоятельно. Она лишь сделает существующие противоречия более заметными.

Почему одного внедрения ИСУП недостаточно

Я обратила внимание на важную закономерность.

Большинство организаций рассматривают внедрение системы как отдельный проект с понятной датой завершения.

Однако развитие проектного управления устроено иначе.

После запуска ИСУП появляются новые задачи:

• совершенствование процессов; 
• повышение зрелости проектного офиса; 
• обучение новых сотрудников; 
• развитие аналитики; 
• адаптация системы под изменения бизнеса; 
• регулярный аудит эффективности. 

По сути, внедрение становится отправной точкой дальнейшего развития.

Какие форматы помогают развивать проектное управление

За 11 лет работы я убедилась, что универсального сценария развития проектного управления не существует. Даже компании из одной отрасли сталкиваются с разными задачами: одним необходимо выстроить базовые процессы, другим — повысить зрелость проектного офиса, третьим — научиться управлять портфелем проектов или внедрить гибкие подходы. Именно поэтому в ADVANTA мы сформировали несколько консультационных пакетов, которые можно комбинировать в зависимости от целей и текущего уровня развития компании.

Если организация только начинает систематизировать проектную деятельность, я рекомендую начинать с базового пакета. Он включает аудит зрелости проектного управления, разработку ключевых регламентов, обучение сотрудников и настройку базовых процессов в ИСУП.

Когда фундамент уже сформирован, следующим шагом становится развитие проектного офиса. В рамках этого направления мы вместе с командой клиента выстраиваем процессы управления изменениями и рисками, совершенствуем механизмы контроля отклонений и повышаем прозрачность исполнения проектов.
Для компаний, одновременно реализующих десятки инициатив, наиболее востребован пакет по развитию портфельного управления. Он помогает выстроить единые принципы приоритизации проектов, управления ресурсами, формирования управленческой аналитики и отчетности для руководства.

Если компания переходит к гибким подходам, я помогаю адаптировать существующие процессы под Agile, обучить команды и интегрировать новые практики в уже действующую систему управления проектами.

Отдельное направление — экспертное сопровождение. Оно подходит компаниям, которые уже внедрили проектное управление или ИСУП, но хотят регулярно совершенствовать процессы, проводить аудит зрелости, получать консультации по сложным вопросам и развивать систему без потери управляемости.

Недавно мы добавили еще один формат работы — консультации по модели Time & Material. Он позволяет гибко привлекать меня как консультанта именно тогда, когда это необходимо: провести диагностику процессов, помочь с развитием проектного офиса, подготовить изменения в методологии, оценить эффективность внедрения ИСУП или сопровождать отдельные инициативы без запуска полноценного консалтингового проекта. На практике именно такой формат часто оказывается наиболее удобным для компаний, которым важно развиваться постепенно и получать экспертную поддержку по мере возникновения новых задач.

При этом я всегда рекомендую одновременно развивать процессы и автоматизировать их в ИСУП. Такой подход позволяет быстрее закрепить изменения в ежедневной работе и значительно повысить отдачу от внедрения.

Хотите обсудить развитие проектного управления в вашей компании?

Каждая компания приходит к развитию проектного управления со своими задачами. Кому-то необходимо выстроить базовые процессы и внедрить ИСУП, кому-то — повысить зрелость проектного офиса, наладить управление портфелем проектов или провести аудит существующей системы управления.

Если вы хотите понять, какие изменения дадут максимальный эффект именно в вашей ситуации, можно записаться на бесплатную ознакомительную встречу.

На встрече я помогу:

• оценить зрелость проектного управления;
• выявить основные ограничения и точки роста;
• понять, какие изменения дадут максимальный эффект именно для вашей компании;
• подобрать подходящий формат сопровождения — от базового пакета до портфельного управления, Agile или экспертного сопровождения.

Записаться на бесплатную встречу

На странице можно выбрать удобный формат консультации и ознакомиться с пакетами услуг по развитию проектного управления и ИСУП.

Как строится моя работа с компанией

Любой проект я начинаю с диагностики текущей ситуации. Для меня важно не просто увидеть существующие процессы, а понять, почему компания сталкивается с теми или иными сложностями, какие ограничения мешают развитию проектного управления и каких результатов руководство ожидает от изменений. Именно на этом этапе становится понятно, какие практики действительно принесут эффект, а какие пока будут преждевременными.

После диагностики мы совместно с командой заказчика формируем детальный план развития. В него входят изменения в процессах, рекомендации по развитию методологии, предложения по организационным изменениям и, при необходимости, концепция автоматизации или доработки ИСУП. Я всегда стараюсь, чтобы изменения были не теоретическими, а максимально применимыми к специфике конкретной компании.

Следующий этап — реализация. В зависимости от договоренностей я могу работать вместе с командой заказчика, сопровождать внутреннюю проектную группу в роли эксперта или полностью взять на себя методологическую часть внедрения. Независимо от выбранного формата моя задача — помочь компании не просто внедрить новые процессы, а сделать так, чтобы ими действительно начали пользоваться.

На этом работа не заканчивается. Через несколько месяцев после внедрения я обязательно возвращаюсь к проекту, чтобы оценить, насколько изменения прижились в компании. Мы анализируем результаты, выявляем новые точки роста, при необходимости корректируем процессы, методологию или настройки ИСУП. Именно такой цикл непрерывного развития позволяет не ограничиваться разовым внедрением, а постепенно повышать зрелость проектного управления и получать устойчивый эффект для бизнеса.

Почему постоянный диалог важнее разовых консультаций

Одной из ключевых мыслей встречи стала идея непрерывного взаимодействия.

Проектное управление развивается вместе с компанией. Появляются новые проекты, меняются приоритеты бизнеса, меняются требования руководства.

Поэтому разовое внедрение редко обеспечивает долгосрочный эффект.

Гораздо более устойчивые результаты достигаются тогда, когда между компанией и экспертами сохраняется постоянный профессиональный диалог. Именно для этого существуют Клиентский клуб, экспертные консультации, регулярные аудиты и программы сопровождения.

Такой подход позволяет не только решать возникающие задачи, но и заранее готовить процессы к новым изменениям.

Заключение

Опыт участников Клиентского клуба еще раз подтвердил: успех проектного управления определяется не количеством регламентов и не функциональностью ИСУП.

Наибольший эффект получают компании, которые рассматривают проектное управление как непрерывно развивающуюся систему и готовы регулярно совершенствовать процессы, обучать команды и адаптировать инструменты под новые задачи бизнеса.

Именно сочетание методологии, цифровой платформы, экспертной поддержки и постоянного профессионального диалога позволяет проектному офису не просто сопровождать проекты, а становиться одним из ключевых инструментов развития компании.