Проектный офис
Назад к списку статей

Роль коммуникаций с командой в системе проектного управления

 

Елена Филипова, сертифицированный специалист Project Managment Institute, квалификация Project Managment Professional (PMP), руководитель корпоративного Проектного офиса «Адванта Консалтинг»

Проведение совещаний и планерок – неотъемлемая часть профессиональных коммуникаций руководителей проектов с командой. Однако для многих руководителей проектов, да и руководителей вообще, камнем преткновения является именно неумение проводить эффективные совещания. Эти мероприятия часто затягиваются, возникают незапланированные обсуждения, участники тратят свое драгоценное время впустую, а вопросы не решаются. Если в компании действительно есть проблема с культурой проведения совещаний, то это неизменно отражается на реализации проектов, и изменение в этой области управления становится задачей КСУП.

Для чего нужны совещания?

В ходе проекта, как правило, проводится множество совещаний. Они необходимы не только для понимания статуса выполнения задач и определения текущих проблем и рисков. Например, очень важно распространять нужную информацию среди участников для единого понимания положения проекта, знакомить участников с тем, что происходит в смежных работах. Немаловажно еще и развивать команду – создавать командную атмосферу (поздравлять людей с днем рождения или с выздоровлением после болезни, благодарить за своевременно или качественно выполненные задачи и т.п.). Жаль, что времени на все эти полезные коммуникации на фоне работ по проекту почти не остается ни у членов команды, ни у его руководителя. Если вспомнить проблемы организации таких совещаний, то пользы от них остается совсем немного. Как же эффективно совещаться и не тратить на это много времени? Может ли КСУП помочь в решении такой задачи?

Задачей КСУП, особенно на старте, является построение только необходимых регулярных коммуникаций, например, коротких совещаний с командой по статусу проекта. Такие совещания занимают не более 15 мин, но управление становится более организованным и грамотным.

Целью таких совещаний в проекте, как правило, являются:

  • Единое понимание командой проекта «Что сейчас происходит?»
  • Гарантированное донесение особо важной/срочной информации
  • Единое понимание следующих шагов
  • Возможность договориться о необходимых встречах и решениях
  • Сплотить команду, дать понимание проблем друг друга, подбодрить и т.п.

Уже много лет я использую такой формат коммуникаций на своих проектах, где сама выступаю руководителем. Кроме того, именно этот формат я внедрила в тех Проектных офисах, которые мне удалось построить. Результат использования таких коммуникаций, назовем их мини-митинги, действительно помогает выполнять проекты более успешно и удивительно влияет на построение КСУП.Роль мини-митингов в построении КСУП

Во-первых, такой вид коммуникаций является сервисом Проектного офиса, ведь именно сотрудник этой структуры может взять на себя организацию совещания, фиксацию протокола и даже контроль поручений. Это значительно усиливает позиции Проектного офиса, делает его функции понятными и полезными для проектного персонала. Кроме того, ответственность Проектного офиса за организацию снимает необходимость обучения таким коммуникациям, ведь их проведение основано на определенной технике.

Во-вторых, в ходе проведения мини-митинга уточняются данные о проекте в программном продукте, и качество информации, которую используют все участники проектной деятельности, становится выше. Немаловажно, что участие Проектного офиса в совещаниях с проектными командами дает возможность контролировать использование методологии, направлять управление проектами в нужное русло и вносить коррективы в неработающие процессы. В ходе таких мини-совещаний сотрудник Проектного офиса может помочь команде проекта и его руководителю вовремя эскалировать решение вопроса на Проектный комитет, помочь организовать встречу с Заказчиком или Спонсором, правильно передать Заказчику результаты и выполнить другие корпоративные практики. Тем самым, Проектный офис усиливает свои позиции как необходимого и полезного элемента КСУП, снимаются вопросы необходимости его существования, его функции становятся менее формальными.

Напоследок, качественно организованное и эффективное совещание влияет на построение проектной культуры, которая отразится на других совещаниях в других проектах и на работе компании, в целом.

Включение мини-митингов в КСУП

На технологию построения таких совещаний нужно посмотреть с двух сторон. С одной стороны, нужно понимать, как их правильно организовать, и это отдельная тема разговора. С другой стороны, необходимо знать, как внедрить эти коммуникации в систему (КСУП). Если по организации совещаний достаточно просто найти много полезных материалов, то по внедрению КСУП таких материалов гораздо меньше, и поэтому второй вопрос наиболее важен.

Необходимо обеспечить, чтобы КСУП определяла формат совещаний, контролировала качество их проведения, сама наполнялась данными (информацией) по итогам совещаний и влияла на повышение корпоративной культуры. Выполнить все условия достаточно просто, если использовать всего несколько шагов:

  1. Определите проекты, в которых должны проводиться мини-митинги. На начальном этапе это могут быть только крупные проекты. Или наоборот, в качестве пилота взять только небольшие проекты. Непременно выпустите приказ за подписью Первого лица о применении мини-митингов.
  2. Зафиксируйте процесс выполнения мини-митингов и максимально снабдите его шаблонами. Как планируются совещания, как выполняются, как обрабатываются результаты, кто за что отвечает, и кто контролирует.
  3. Определите формат мини-митинга как стандарт и зафиксируйте его в методологии, например, в стандарте управления проектом. Минимум необходимо определить:
  • какие цели совещания, какие вопросы на нем обсуждаются, какие вопросы не должны обсуждаться
  • кто отвечает за организацию и ведение протокола (например, сотрудник Проектного офиса)
  • с какой периодичностью проводится (например, еженедельно)
  • какую технологию использует (телеконференции, веб-конференции, очные совещания и др.)
  • какой отчет используется для обсуждения, на основании каких данных (например, диаграмма Ганта проекта в системе Advanta)
  1. Наделите полномочиями Проектный офис эскалировать нарушения проведения мини-митингов. Считаю это наиболее сложным шагом, но вполне выполнимым.

Как это реализуется в реальности?

Приведу пример из моей практики, который описывает реализацию этого подхода. Уже на этапе внедрения мы определили проекты, которые находятся под контролем Проектного офиса: период выполнения, бюджет, размер проектной команды и т.п. Для всех этих проектов была разработана временная методология, которая описывала процессы управления проектами. Процесс планирования работ включал необходимость определить расписание мини-митингов с проектной командой, то есть уже при согласовании плана управления проектом Руководитель проекта должен был определить расписание коммуникаций и согласовать их с членами своей команды. Проектный офис обязан был контролировать наличие согласованного плана, что обеспечивало ознакомление с расписанием коммуникаций всех участников.

Более того, после согласования такие совещания оформлялись Проектным офисом как регулярные, и все участники заранее получали напоминание о совещании в специальном программном продукте. Центральным являлся процесс выполнения проектных работ, в котором ключевым звеном было еженедельное совещание с командой проекта. Формат совещания и правила его организации мы подробно описали в инструкции, которая стала настольной книгой для моих подчиненных, сотрудников Проектного офиса.

Именно сотрудники Проектного офиса были ответственными за организацию таких совещаний. Поскольку все данные по проектам фиксировались в системе управления проектами (Advanta), в ходе совещания команде демонстрировалась онлайн диаграмма Ганта, а по итогам совещания сотрудник Проектного офиса снова фиксировал в программном продукте (Advanta) необходимые поручения и итоговый статус проекта. Если статус по проекту не обновлялся в системе более двух недель, это влияло на уплату ежеквартальной премии Руководителю проекта.

Даже новый сотрудник довольно быстро знакомился с тем, как нужно организовать совещание, где что зафиксировать, какие вопросы задать, на что обратить внимание. Приложением к стандарту управления проектами была подробная инструкция с картинками: как создать совещание, куда нажать, как пригласить участников, куда написать итоговый отчет и т.д.  Само общение Проектного офиса с командой проекта было построено как шаблон с четким набором обязательных вопросов:

  • Какие задачи выполнены?
  • Какие не выполнены, какие прогнозы и риски по ним, нужна ли помощь?
  • Есть ли успехи? Как можем использовать?
  • Какие проблемы, когда сможем решить, кто нужен для решения?
  • Есть ли что-то для информирования команды проекта? Что стоит сообщить Заказчику или Куратору?

Такой стандарт совещаний понятен участникам проекта, не занимает много времени и прост во внедрении. На этапе внедрения КСУП мини-митинги могут проводятся только с основными участниками, лидерами работ, а не всей командой. Это дает возможность «обкатать» формат и научить людей такому виду взаимодействия. Когда практика приживется, то мини-митинги будут использоваться и для всего персонала.

 

Читайте также другие публикации на эту тему: 

Как Проектному офису стать полезным для Заказчиков проектов

Как выстроить эффективные коммуникации с руководством при внедрении корпоративной системы управлеия проектами (КСУП)

 

Комментарии

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Так же будет интересно:

15 мая 2012

КОМОС ГРУПП,  завершил проект создания корпоративной системы управления проектами.

20 июня 2014

Перед тем как согласовать финансирование на покупку системы управления проектами, ответьте на несколько простых вопросов.

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.


Скачать книгу

Для получения книги  «С чего начать внедрение

проектного управления?»  заполните форму

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".
Спасибо!
Мы свяжемся с вами в ближайшее время
Ошибка!
Попробуйте позже.