Путь воина – управление бизнесом через проекты

Вы умеете управлять бизнесом; умеете сделать из сырья готовый продукт; лучше всех на рынке разбираетесь в своей сфере; Ваша цель всегда достижима и реальна; каждый знает, что Вы - лучший  в постановке и контроле задач.

В бизнесе можно придумать 100 различных путей повышения эффективности и следить за каждым шагом выполнения работ, но так и не добиться ожидаемого результата от внедрения, из-за плохой согласованности отделов, вовремя не доставленной информации, расхождения графиков или банальной лени подчиненных, которую никак не проконтролировать.

Как управлять собственным предприятиям и заниматься управлением развитием организации, не имея «пульта управления»? Любой проект должен быть спланирован, задокументирован, проконтролирован и исполнен. Каждый участник должен знать свою роль и работать максимально эффективно. Любые действия должны быть «прозрачны» и контролируемы руководством.

Достичь этих целей и подготовить свой бизнес к ускоренному развитию можно, имея в руках «пульт управления» – Систему управления бизнесом. Тогда Ваш бизнес встанет на новый этап развития, умножатся в несколько раз скорость выполнения проектов и рост самой компании.

Есть множество программ для автоматизации бизнес-процессов и управления портфелями проектов или единичными пакетами заданий.
 

MS Outlook	Megaplan	MS Project	Адванта

А вот «пульт»  должен быть подходящий под Ваши цели и эффективный в использовании.

Простой софт – для офисного работника.

Для примера можно привести MS Outlook. Почему именно этот почтовый клиент? Потому что, в составе этого программного обеспечения наиболее яркий, простой и известный всем Таск-менеджер. Он прост в использовании, наделен достаточным минимумом функций для создания задачи, отслеживания её во времени, закрытия задачи и при необходимости возвращения к ней, с последующим редактированием или удалением.
 

Рис. 1. MS Outlook. Главная

Визуальная составляющая проста и понятна. Достаточно провести в системе 10 минут, Вы уже создадите несколько задач и распланируете свой график на неделю вперед.
 

Рис. 2. MS Outlook. Рабочая неделя
 

Если Вы индивидуальный предприниматель, а в фирме работает 3 человека: бухгалтер, менеджер и директор - водитель по совместительству; такой системы для отображения задач в локальном режиме вполне достаточно. Можно отследить событие, дату исполнения, время; занести некоторые контакты в адресную книгу, поставить пометки к событиям и назначить напоминание с еженедельным повторением. Идеальный Ежедневник для малого бизнеса.

Удобный софт – для настоящего художника.

Как сам себя позиционирует Megaplan, — это система управления бизнесом. Но тут же в тексте, на странице одного из разработчиков написано: “Основную часть Megaplan составляет удобный инструмент для постановки и контроля выполнения задач — Таск-менеджер.” В общем, можно заключить, что Megaplan - это онлайн Таск-менеджер, в прямом смысле этого слова. Хотя в состав системы входит немало дополнительных удобных функций.

Рис. 3. Megaplan. Вкладка «Задачи»

На сегодняшний день Megaplan - хороший инструмент планирования задач для малого и среднего бизнеса. Основу составляют 3 компонента, вокруг которых построена система:

1. Пользователи. Гибкая настройка уровней доступа в систему. Разграничение прав по группам. Создание иерархии ответственности в проекте. Личное пространство, сообщения, иконка аватара и контактные данные.
2. Таск-Тенеджер. Хорошо отстроенный и гибкий Таск-менеджер,оОсновой которого является название задачи и ответственное лицо. Далее можно настроить различные уровни  фильтрации, задать начало и окончание. Имеется гибкая система приоритетности. Приятный дизайн и цветовая индикация сопровождают пользователя все время работы на сайте. Всплывающие баннеры, уведомления, рассылки внутри системы, не дадут пропустить важное событие и напомнят о встрече. Есть удобное отслеживание этапов развития проекта. Файловое хранилище. Интуитивно понятный интерфейс. Имеется подобие диаграммы Ганта.
3. Микро блоги. Все пользователи в системе общаются в онлайн режиме, посредством микро блогов. Блог можно создать в задаче, в проекте или под вехами развития. В дискуссии могут принимать участие только приглашенные сотрудники. Информация закрыта для незарегистрированных пользователей.

В платной версии нет ограничения на задачи, но большое их количество неминуемо ведет к информационному засорению, фильтров оказывается не так много, нет инструментов управления портфелями проектов. Проекты начинают путаться, теряться, многие задачи остаются незамеченными. В десятки раз увеличивается количество кликов, для получения нужной информации.

Рис. 4. Megaplan. Вкладка «Задачи», Все актуальные проекты и задачи

Имея малое или среднее предприятие, Вы приятно удивитесь, насколько Megaplan может разгрузить вас по управлению проектной документацией и ведению учета. При небольшом количестве проектов, одного или двух, и имея команду из 2 – 25 человек, можно смело работать в данной системе, автоматизировав свой бизнес и всегда находясь в курсе последних событий и изменений.

Сложный софт – для ИТ-специалиста.

Помимо сервисов и программ – Таск-менеджеров, существуют гиганты рынка, у которых Таск-менеджер – один из многих инструментов при работе с проектами. Про функциональность Ms. Project можно написать книгу. Возможности данного программного обеспечения очень велики, и при его использовании вряд ли сможет пригодиться такое количество функций одновременно. Это делает его практически универсальным инструментом для любых целей.

Рис. 5. MS Project. Вкладка «Проекты»

Навигация по MS Project осуществляется через ленту-меню, на которой находятся следующие вкладки: «Задача», «Ресурс», «Проект», «Вид», «Формат»,«Файл».

Рис. 6. MS Project. функции и возможности вкладки «Проекты»

• «Файл» - Вкладка, отвечающая за загрузку файлов и содержащая ссылки на настройки системы.
• «Задача» - Данная вкладка служит для добавления задач в систему, при этом можно сразу назначить процент завершения или изменить уже существующие.
• «Ресурс» - Вкладка, отвечающая за распределение ресурсов в проекте. Ресурсы могут учитывать не только финансовые, но и трудовые затраты.
• Вкладка «Проект» содержит сами проекты или их портфели. Помимо проектов, здесь расположены диаграммы, графики и полосы времени. Можно добавить задачу, назначить ей начало и окончание. На диаграмме Ганта схематически провести зависимости между задачами.
• Очень интересна вкладка «Формат»: здесь можно посмотреть, что бы было с проектом, если бы он шел не по тому пути, который был выбран, и отследить все изменения за прошедшее время. На вкладке есть возможность изменения стилей оформления диаграммы Ганта и вставки дополнительных столбцов, расширяющих информативность задач и проектов.
• «Вид» - Вкладка, позволяющая настроить отображение проекта.

Рис. 7. MS Project. Вставка объекта

Разработчики Ms. Project улучшают свое детище от версии к версии. В результате продукт становится настолько гибким и настраиваемым, что можно изменить любую деталь в своем проекте. И не просто настроить, а полностью поменять представление, назначение и права.  Множество фильтров дадут возможность модифицировать способы отображения информации и выделить основные моменты.

Рис. 8. MS Project. Диаграмма Ганта для задач проекта

Для кого разработано данное ПО? Чтобы разобраться с MS.Project на действительно хорошем уровне, уже недостаточно просто «попробовать». Нужно специальное обучение, методические и практические курсы. В результате, данный продукт достаточно популярен у профессионалов и ИТ-специалистов, но для начинающих, а также для руководящего звена продукт остается достаточно сложным.

Еще одним весомым недостатком данного продукта, является его локальное использование. Ваши проекты будут работать только в Ms. Project.

И отдалившись от рабочего места, Вы уже не сможете ни проконтролировать, ни изменить свои проекты. Менеджеры останутся без необходимой постоянной обратной связи, а горящие вопросы, будут «висеть» ожидая Вашего приезда.

Рис. 9. MS Project. Организация доступа к Microsoft Office Project Server

Решить данную проблему призван Microsoft Project WebAccess, но он дает возможности только для просмотра отчетности о выполнении задач, а также обзора портфелей проектов. MS.Project не сможет уйти от своей первоначальной сути, все проекты выполняются локально и не могут выйти за рамки программного обеспечения. Большой плюс  тяжелого софта, с его настраиваемостью, гибкостью, удобством использования, перекрывается минусом локального ведения проектов.

Управленческая платформа – для руководителей и директоров.

Давайте представим систему, которая будет обладать необходимым для ежедневной работы большой команды функционалом. Быть независимой от местоположения её работников и гибко настраиваемой, под любые запросы и сферы деятельности. Сочетать в себе все достоинства Ms. Project, Megaplan, Ms. Outlook и многих подобных программ и платформ. И самое главное, не иметь минусов вышеперечисленных решений.

Рис. 10. Система Адванта. Управление торговым холдингом

Пожалуй, такая система на Российском рынке только одна. И имя ей – Система Адванта. Если углубляться в детали, можно сказать, что это - конструктор, состоящий из множества модулей и дополнений.

Рис. 11. Система Адванта. Мое окружение

Программная составляющая – это, стержень, вокруг которого наращивается функционал. Ваш бизнес состоит из множества процессов, для каждого из них подбирается необходимый модуль и встраивается в стержень. В итоге, получается идеально скомпонованная система, которая подобно  анатомическому скафандру надевается на бизнес и неустанно следит за его состоянием, оберегает от нежелательных падений, помогает с новой скоростью изучать и внедрять неизведанное, но так необходимое для развития.

Рис. 12. Система Адванта. Сайт компании Адванта Групп

Если web-базированные платформы, подобные Megaplan, ориентированы в основном для малого и среднего бизнеса, то Систему Адванта смело можно интегрировать в самые крупные предприятия. Если Вам необходимо запустить 100-500 проектов одновременно и разбить их по 10-20 портфелям, создав структурированное дерево из ответственных пользователей, назначить всем права доступа и уровни ответственности; чтобы филиалы имели полный доступ в систему и работали наравне с главным офисом, а руководители могли раздавать поручения из других городов и решать вопросы в режиме онлайн, такое может позволить только Адванта.

Рис. 13. Система Адванта. Иерархия дерева проекта

Основу платформы составляют несколько функциональных вкладок.

Рис. 13. Система Адванта. Страница проекта

• «Домашняя страница» - страница, отвечающая за отображение личного кабинета каждого пользователя. Здесь можно посмотреть последние события, входящие вопросы от других пользователей, актуальные проекты, отчеты и диаграммы по портфелю проектов. Домашнюю страницу пользователь может самостоятельно настроить под свои потребности.
   
• «Проекты» - основная страница портфелей проектов. На этой вкладке можно посмотреть не только количественную составляющую проектов всей компании, но и переместить проект из одного дерева в другое, изменить статус или применить гибко настраиваемый фильтр. У каждого проекта есть различные вариации отображения, можно посмотреть процентную шкалу выполнения или отсеять все «просроченные».
   
• «Календарь» - один из важных инструментов, для планирования деятельности каждого участника проекта. На этой вкладке, Вы сможете сформировать свое расписание, посмотреть предстоящие события и внести корректировки в календарный план. Это своеобразный Ms. Outlook с полным его набором функций в составе системы Адванта.
   
• «Карта» - географическая карта. При нанесении филиальной сети на карту, можно не только отслеживать географическое положение Ваших офисов заводов и торговых точек, но и просмотреть подробную информацию по каждому из них. Перейдя по ссылке филиала, отобразятся портфели проектов по данному направлению бизнеса.
   
• «Страница проекта» - страница выбранного Вами проекта, на которой можно просмотреть подробную информацию по проекту. Эта страница, в свою очередь, оснащена несколькими вкладками. На вкладке «Главная», можно посмотреть общую информацию по проекту, дату его начала и завершения, статус выполнения, исполнителя, результаты. «Гант» гибкая диаграмма Ганта, удобная в использовании и многофункциональная. «Дискуссии» - обсуждения по проекту, в которых могут участвовать любое количество собеседников. «Документы» - документооборот по проекту. «Участники» - группа пользователей участвующих и наблюдающих за ходом выполнения проекта. Кроме того, в зависимости от состава активированных модулей, могут присутствовать вкладки: «Бюджет», «Ресурсы», «Поставки», «Риски» и т.д.

Для того чтобы не перегружать пользователя функциями, как в Ms. Project, все лишнее скрыто, и может быть в любой момент активировано.

 Рис. 13. Система Адванта. Диаграмма Ганта

Количество различных способов создания проекта и его отображения, может порадовать любого изысканного менеджера проектов. Руководители отделов отсортируют по фильтрам любую информацию и получат необходимый ответ в несколько кликов.

 Путь воина

Система не будет работать сама по себе. Участники должны понимать, кому это нужно, а Вы должны понимать для чего это необходимо. Выбрав программу своего уровня, можно с головой нырнуть в омут проектной деятельности, не опасаясь, что система любого порядка может как-то навредить Вашему бизнесу.

Равновесие в проекте наступит только тогда, когда все слагаемые будут равны. Менеджеры будут регистрировать заявки от клиентов и заносить их контакты; руководители проектов – формировать проектные планы, сохранять в системе документацию, отражать статусы задач; руководители отделов – отслеживать действия подчиненных и вносить коррективы; директора – структурировать деятельность, разрабатывать стратегию и вести предприятие к цели.

Только так Вы сможете взглянуть на «целое» Вашего бизнеса и разделить его на «составляющие». И только после этого, сможете взять в руки «пульт» и нажать на последнюю кнопку управления«Autoplay».