Подходы к мотивации, которые мотивируют. Часть 2

Елена Филипова, руководитель корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»:

В прошлой публикации мы уже начали обсуждать тему мотивации и рассмотрели основные факторы, влияющие на выбор методов мотивации в проектном управлении. На этот раз поговорим о денежном премировании проектных команд, подходах к его расчету и конфликтах при распределении премиального фонда. Также мы рассмотрим простые и эффективные приемы нематериальной мотивации, которые работают на практике.

Денежное премирование, подходы к расчету премиального фонда

Строго говоря, материальная мотивация предполагает не только денежное поощрение. Есть мотивация при помощи других ценностей: путевки, подарки, сертификаты и т.п. Но большинство вопросов такой мотивации все же сводится к денежному варианту. Поэтому сначала поговорим о наболевшем.

Даже если решение о выделении премиального фонда при выполнении проекта принято, важно правильно установить его размер и распределить выплату. Напомню, что в деле построения мотивации участвует и руководство, и участники проектных команд, поэтому основные установки для определения проектной премии такие:

• Соответствие премиального фонда целям компании. То есть ваше поощрение должно направлять на достижение определенных целей.
• Удовлетворение премированием участника команды. Это означает, что сотрудники должны быть действительно довольны вознаграждением. Согласитесь, что, получив за сложную работу, которую вы делали в течение месяца, тысячу рублей, вы вряд ли будете мотивированы. Специалисты в сфере управления персоналом считают, что нужно руководствоваться таким ориентиром: месячное денежное вознаграждение участника проекта не должно быть менее 15% от его ежемесячного дохода.
• Несложный метод расчета. Определить сумму для премирования должен уметь любой член команды.

Для определения размера премиального фонда используют несколько подходов со сложными формулами, множеством условий и параметров. Для зрелой в области проектного управления компании система мотивации, несомненно, будет учитывать в этом расчете особенности ее проектов, варианты распределения и учет затраченного времени. Но если речь идет о старте, хочется использовать наиболее простые подходы. Мы остановимся на некоторых популярных вариантах.

1. Доля от бюджета проекта. Это простой подход, который позволяет использовать для определения премии «чужие знания». Если вы делаете ваш проект с участием подрядной организации, то, как правило, она уже рассчитала стоимость работ, и вам остается только установить долю от вклада команды с вашей стороны. Например, бюджет вашего проекта составляет 1 миллион рублей. Если вы решите, что вклад ваших сотрудников составляет 10% от работ по контракту, то для мотивации команды необходимо выделить 100 тысяч рублей. Для применения этого варианта нужно учитывать некоторые нюансы. Во-первых, в бюджет проекта не стоит включать стоимость закупок, ведь тогда, по сути, оценивается не работа команды, а стоимость применяемых в проекте материалов и оборудования. Во-вторых, экспертиза и опыт подрядных организаций могут быть существенно выше знаний внутренней команды, поэтому необходимо каждый раз пересматривать долю премирования, а не использовать единую ставку для всех проектов. Кроме того, при этом подходе не учитывается размер команды, вознаграждение может получиться или слишком затратным для организации или минимальным и неинтересным для команды.

2. Доля от фонда оплаты труда. Например, в проекте продолжительностью 3 месяца участвуют 10 человек с ежемесячным окладом в 50 тысяч рублей. Значит, базой для расчета премиального фонда является сумма в 1,5 миллиона. Если вы определите долю премирования в 12%, тогда премиальный фонд составит 180 тыс. рублей. Такой подход также содержит недостатки. Например, он предполагает полную загрузку участников на проекте. На деле так происходит редко. Сотрудник может быть задействован в нескольких проектах или делить проектную работу со своими функциональными обязанностями. В любом случае, нужно уметь рассчитывать долю от той части работ, которая отдана конкретному проекту. Для этого перед началом проекта можно предварительно распределить загрузку вручную, согласовав ее с командой, или использовать установленные в компании единые нормы. Далее процент загрузки умножается на фонд оплаты труда каждого участника, а общая сумма ежемесячного премирования на продолжительность проекта в месяцах.

3. Доля от обещанных выгод. Если проект предполагает получение дохода, то его можно также заложить как основу для мотивации. Например, вы согласовываете, что команда получит 20% от прибыли, заработанной в период тестового запуска продукта на рынок, и включаете этот этап как фазу проекта. Тогда, если прибыль за это время составит пять млн. рублей, то команда получит один миллион премиального фонда. Недостатком такого подхода является отсутствие мотивации по ходу проекта, когда работающих результатов еще нет, а период выполнения работ продолжителен. Кроме того, при слишком высоком уровне прибыли стоит предусмотреть ограничение сверху для суммы премиального фонда или премии на одного участника проекта.

Если размер премиального фонда определен, то стоит подумать и о том, как распределить выплаты по ходу проекта. Для этого также существует несколько вариантов:

1. Денежное вознаграждение по итогам проекта. Для коротких проектов продолжительностью от нескольких недель до полугода этот вариант наиболее предпочтителен. Ведь тогда все силы команды будут направлены на завершение проекта, передачу готовых результатов Заказчику.

2. Денежное премирование по контрольным точкам. Если в проекте есть несколько важных результатов, сроки получения которых критичны, тогда стоит предусмотреть премирование по итогам достижения каждого из них. Главное в этом случае – не переборщить с числом таких контрольных точек. Я помню, как однажды присутствовала при поощрении команды за создание инструкций к программному продукту. Премирование должно поддерживать движение проекта, продвигать ключевые результаты для Заказчика. К примеру, важной вехой в создании программного продукта является передача софта в опытную эксплуатацию, которая предполагает обучение пользователей, подготовку технической и пользовательской документации, обеспечение работы инфраструктуры. За такой результат действительно стоит предусмотреть бонус, поскольку его качество может повлиять на степень использования продукта. Кроме сказанного, при премировании по контрольным точкам необходимо, во-первых, распределять премию в зависимости от важности результата, а, во-вторых, не менее 30% премиального фонда выплачивать только по завершении проекта. Выделение приоритетов в результатах позволит сделать систему мотивации управляемой, а весомая доля бонусного вознаграждения в конце проекта обеспечит выполнение всех завершающих процедур и передачу целостного продукта.

3. Периодическая оценка. Такой вариант подходит для компаний, у которых уже есть привитая система периодического премирования, ежемесячного или ежеквартального. Основой распределения премий для таких организаций должна быть оценка Заказчика проекта. Коэффициент его удовлетворенности влияет на размер премий команды проекта. Минус этого варианта – проекты, в которых часть этапов являются технически сложными и непонятными для Заказчиков. Тогда сложность выполнения работ не может быть оценена справедливо из-за нехватки компетенций и понимания вклада этого результата в успех проекта. Кроме того, как и в предыдущем пункте, для такого распределения необходимо выделить существенную часть бонуса по итогам проекта.

Конфликты распределения премиального фонда среди участников проекта

Если проектная команда невелика, то можно обсудить размер бонуса со всеми участниками отдельно, а после передачи результата оценить вклад каждого и выплатить премию. Но если проектов много и команды многочисленны, то постоянно договариваться с каждым сотрудником сильно затянет и усложнит процесс старта. В таких случаях применяют коллективную форму поощрения, когда премия из фонда выделяется на всю команду, а после распределяется между участниками самостоятельно. Именно при разделе премии среди команды и возникает наибольшее число конфликтов.

Обычные вопросы для таких конфликтов это:

• Кто определяет размер премии для участника?
• Если премирование возложено на Руководителя проекта, то как он оценивает собственный вклад?
• Что определяет размер премирования: доля участия или должность и ранг участника?
• Если премия распределена некорректно, как восстановить справедливость?

Попробую ответить на них исходя из собственной практики.

1. На мой взгляд, распределением премии при внедрении КСУП должен заниматься именно Руководитель проекта. Почему? Да потому что при незрелости проектного управления его власть слаба и недостаточна для управления. Особенно в непроектной организации большинство персонала не понимает значение этой роли в проекте. Кроме того, не всегда для усиления позиции собственной власти на проекте такому сотруднику можно использовать собственную экспертизу (экспертная власть) или ссылаться в своих решениях на всеми уважаемых экспертов (ссылочная власть). Для поддержки этой важной функции необходимо, во-первых, наделить Руководителя проекта властью формальной, то есть выпустить значимый документ, например, приказ о его назначении с правом отдавать поручения и распределять время участников проекта. Во-вторых, дать ему право принимать решение о премировании. Власть материального стимулирования в рейтинге других видов полномочий стоит на первом месте, и участники проекта так или иначе быстро привыкают к новой роли. Поэтому такой выбор не только помогает в управлении конкретным проектом, но и служит на благо становления КСУП.
2. Реально оценивать себя и назначать себе же премию некорректно. Для решения этой задачи есть два работающих подхода. Первый – это принять решение о бонусной доле для всех руководителей проектов организации: например, установить, что =они всегда участвуют на 30%. Тогда слишком скромные представители этой роли не будут обделены, а остальные будут ограничены в собственной оценке. Другим способом определения премии для Руководителя проекта является оценка его работы другими участниками, к примеру, Заказчиком или командой. Команда, как правило, голосует анонимно, минимальные и максимальные оценки не учитываются, а на основе остальных можно вычислить среднее значение и использовать его в расчетах.
3. Размер премирования может определяться вкладом участия сотрудника, тогда на старте проекта все члены команды равны и бонус каждого зависит только от того, как он покажет себя в проекте, а не от его функционального положения (должности, ранга, уровня заработной платы). В этом случае даже новичок в компании, занимающий самый низкий уровень должности, может получить по итогам проекта большую премию, чем руководитель подразделения с более высоким доходом. С другой стороны, уровень заработной платы наиболее справедливо отражает ценность сотрудника для компании. Если он участвует в проекте, то можно считать, что Руководитель этого проекта нанимает его на тех же условиях, на каких он работает в организации. Выбор из двух вариантов зависит от конечного продукта проекта и соответствия проектных работ функциональным обязанностям. Например, если сотрудник, занимающий в компании должность юриста, в проекте выполняет роль эксперта по правовым вопросам, то, скорее, его работа и должна оцениваться на основании его оклада. Но в случае, когда этот же сотрудник в проекте выполняет работы, не связанные с юриспруденцией, он должен оцениваться по-другому. Самый простой вариант – определить уровень инновационности проекта, то есть насколько получаемые результаты незнакомы рынку. Тогда для неизвестных продуктов и сервисов будет использовано распределение только по вкладу участников, а для типовых результатов будет учитываться их уровень дохода.
4. Для процессов управления важно предусмотреть варианты, когда споры по корректности распределения премий можно эскалировать. Уровнем эскалации может быть либо Куратор проекта, либо даже Проектный комитет. Чтобы не увеличивать глубину конфликта, принятие таких решений может брать на себя Проектный офис. 

Нематериальная мотивация, простые и эффективные приемы

Уже давно доказано (например, в теории Герцберга и пирамиде Маслоу), что для людей значимы и признание, и ответственность, и успех, что никак не обеспечивается достойными денежными выплатами. Поэтому для становления системы управления проектами компании необходимо продумать подходящие инструменты. Какие же подходы из этой сферы оказались работающими в моей практике?

Во-первых, наряду с приемами нематериальной мотивации обязательно должна существовать система материального проектного премирования. Считаю, что в чистом виде мотивировать «бесплатно» невозможно. Хотя многие, говоря о нематериальном поощрении, имеют ввиду различные презенты: подарочные карты в рестораны и магазины, оплату фитнеса, выделение парковки и т.п. Но, по сути, это как раз премирование материальное, только не в денежной форме.

Во-вторых, подходы к такому варианту мотивации должны служить конкретной цели. Мотивировать нужно для того, чтобы приобретать конкретные выгоды, а не для того, чтобы это было просто красиво и приятно людям. Например, для КСУП такими выгодами являются:

• рост самостоятельности и ответственности проектных команд;
• повышение уровня компетенций;
• рост профессионализма в области управления проектами;
• улучшение показателей зрелости проектного управления и качества работы Проектного офиса.

То есть признание заслуг, переходящие кубки, знаки отличия и тому подобные инструменты должны использоваться для того, чтобы необходимые качества участников проектов могли проявляться чаще и чаще.

И, в-третьих, как ни банально это звучит, но нематериальная мотивация должна мотивировать. То есть ваши приемы должны быть ценными для ваших сотрудников.

Для старта КСУП я тоже использовала эти правила, и мне удалось выстроить простую, практически бесплатную систему. Что я делала:

1. Итоги проекта всегда озвучивались на самом высоком комитете организации. При этом его руководитель и наиболее отличившиеся члены команды получали признание и поздравление от Первого лица компании.
2. По итогам года проводилась церемония награждения руководителей проектов грамотами и переходящими знаками отличия, для которой определялось несколько номинаций, к примеру:

• «Лучший Руководитель проекта» – для сотрудника, получившего максимальные показатели управления по итогам проектов: сроки, бюджет, удовлетворение заказчиков, признание команды.
• «Крупнейшая экономия» – для того, кто закончил год с максимальной экономией бюджета.
• «Супер-скорость» – для руководителей проектов с минимальным отклонением по срокам.
• 3. Лучшие участники проектов, которые выявлялись по анонимному опросу после завершения проекта зачислялись в кадровый резерв компании. А кадровый резерв регулярно использовался для предложения должностей, новых участков и обязанностей.

Последним трендом нематериальной мотивации является геймификация, когда за выполнение проектов могут накапливаться баллы или выплачиваться внутренняя валюта организации. Эти баллы можно использовать в виртуальных магазинах и играх, обменивать или применять для покупки других привилегий. Этот интересный и модный прием есть смысл применять для нового поколения персонала при условии, что уровень оплаты труда достаточно высокий. Например, такие подходы часто используются в ИТ-компаниях, сотрудники которых имеют приличные доходы и при этом способны оценить такой вариант мотивации.

Методы нематериального стимулирования существуют очень давно, и, наверное, их уже бы забыли, если бы они никогда не работали. И для функций операционного цикла, и для проектных работ нужно предусмотреть подходы для мотивации без денег. И дело не только в экономии. Командный дух, сплоченность, вера в результат и прочие факторы взаимодействия людей ради общей цели не должны быть полностью подогнаны под коммерческую основу и оценены в рублевом эквиваленте. Используйте инструменты для создания команд, работающих не из-за премии, а для получения результатов и проявления своих лучших качеств.

Подводя краткий итог в разговоре о мотивации, можно выделить несколько ключевых пунктов.

• Мотивация должна мотивировать. Уж лучше пусть будет меньше проектов с привлекательным премиальным фондом, чем всем проектам выделить мизерные денежные премии.
• Премирование проектных команд служит не только для улучшения управляемости конкретного проекта, но и для поддержки всей системы проектного управления организации.
• В деле определения методов расчета премиального фонда необходимо плотно взаимодействовать с HR-службами, чтобы интегрировать мотивацию проектов с бонусами операционной деятельности.
• Нематериальная мотивация необходима только в сочетании с материальной или в случае, когда в компании высокий уровень ФОТ и денежная стимуляция не сильно влияет на сотрудников.