Что первично: методология или информационная система управления проектами (ИСУП)? Часть 2
В первой части публикации речь шла о выгодах внедроения корпоративной системы управления проектами, основные риски при ее внедрении и роль ИТ-решения в постановке процессов проектного управления. Во второй части материала мы расскажем о функциях и возможностях системы на старте и комплексном подходе Advanta к внедрению ИСУП.
Часть 2. Последовательность внедрения элементов КСУП
Функции и возможности ИСУП на старте
Прежде всего, система автоматизации процессов проектного управления должна уметь выявлять отклонения в проекте: осуществлять хранение и мониторинг ограничений проекта – сроки, ресурсы, бюджет, их расход относительно плана. Также для отслеживания принятых решений всеми участниками системы система должна уметь хранить документы и ссылки на них. Если говорить о возможностях системы, важен автоматизированный сбор отчетности для ускорения получения информации. Если подытожить, нужна гибкая, быстрая, легко настраиваемая, желательно без привлечения программистов, система. Необходимо, чтобы ИСУП могла сосуществовать с другими системами, которые, как правило, уже используются в компаниях. То есть она должна быть гибкой в адаптации для снижения риска потери времени и данных.
Обычно для внедрения КСУП предлагается определенная последовательность – «стандартный план», состоящий из 5 этапов:
- Определение зрелости компании, запроса и процессов, которые необходимо внедрить, анализ проектной деятельности.
- Разработка методологии – определение процессов, которые подлежат автоматизации.
- Создание Проектного офиса.
- Внедрение ИСУП.
- Пилотирование проекта
Но как показывает практика, определенные моменты этого плана все же приводят к неудачам.
Разработка методологии, вынесенная в плане в отдельный этап, в реальности никогда не заканчивается. Методология будет дополняться столько, сколько будет развиваться компания. После разработки методологии и создания Проектного офиса, внедрение ИТ-инструмента неизбежно будет менять процессы в компании. По своей структуре и природе ИТ-инструмент имеет свои особенности, которые на практике позволяют что-то сделать по-другому и эффективнее. И это в свою очередь, ведет к изменению методологии (переписка инструкций, отказ от неудобных или ненужных процессов, реакция персонала на изменение, экспертиза консультанта по внедрению ИТ- системы). При запуске пилотов методология меняется еще сильнее – глобальное внедрение «теории» провоцирует большое число переделок на практике, что также является инструментом для доработки существующего видения компании в соответствии с меняющимися бизнес-реалиями.
Таким образом, ключевой оказывается гибкость в подходе к управлению проектом внедрения КСУП. Создание Проектного офиса лучше всего делать параллельно с внедрением ИТ-инструмента. Внедрение ИСУП тоже не может быть закончено до того момента, пока компания не поймет, насколько система помогает выполнению проектов. Ясность, как правило, приходит с запуском и пилотированием нескольких реальных проектов.
Выгоды гибкого подхода становятся понятны: совмещение инструмента, правил и реальных проектов компании приводит к выработке эффективной методологии, сокращению сроков внедрения ИТ-инструмента за счет синхронизации процессов внедрения. Заказчик быстрее получает те результаты и эффекты, ради которых был инициирован проект внедрения КСУП. Заинтересованные стороны включаются раньше, чтобы при необходимости поменять методологию или существующие в компании подходы, отказаться от ненужных процессов. Тем самым, цели достигаются быстрее за счет не теоретического, а практического подхода к вопросу.
Подход к внедрению ИСУП от Advanta
Фаз по внедрению проекта ИСУП может быть несколько, в зависимости от того, сколько компании нужно времени, чтобы опробовать методологию и настроить ИТ-инструменты. Компания «Адванта» предлагает модель работы по результатам, которая направлена на получение быстрых и эффективных результатов регулярно. Благодаря большому опыту внедрений, были выявлены наиболее эффективные процессы, которые должны поддерживаться системой и которыми было бы удобно пользоваться. К этим процессам относятся процессы фиксации документов, договоренностей, согласования, обсуждения, разработка планов и их хранение, автоматический сбор отчетности и анализ отклонений от этих планов. А еще это – оценка прогресса выполнения и принятие решений на основе системы, приемка и сохранение результата и данных о том, кем и когда он был принят.
Таким образом, модель работы по результатам, предлагаемая компанией «Адванта Консалтинг», основывается на организационной структуре с четким распределением ролей и ответственности на всех уровнях управления, системе правил и программном решении для организации необходимых процессов с возможностью перестройки и перенастройки согласно стратегическим целям.
И в завершении, отвечая на поставленный в начале публикации вопрос – что первично: методология или ИСУП? – еще раз акцентирую внимание на том, что эти процессы нужно запускать параллельно. Одновременно внедрять ИТ-инструмент, разрабатывать первичную методологию и создавать четкую оргструктуру бизнеса. Проверку методологии лучше начать с пилотных проектов, постепенно переводя в систему все проекты компании.
Таким образом, руководствуясь этими принципами, вы сможете внедрить работающую ИСУП, которая позволит эффективно управлять сроками, финансами и рисками в проектах, распределять ресурсы, координировать действия проектных команд. А это значит, что управляемость и прозрачность бизнеса возрастет, ускорится его рост и увеличится прибыльность. А не об этом ли мечтает каждый собственник и топ-менеджер?
