Управление проектами
Назад к списку статей

Что первично: методология или информационная система управления проектами (ИСУП)? Часть 2

 

В первой части публикации речь шла о выгодах внедроения корпоративной системы управления проектами, основные риски при ее внедрении и роль ИТ-решения в постановке процессов проектного управления. Во второй части материала мы расскажем о функциях и возможностях системы на старте и комплексном подходе Advanta к внедрению ИСУП.

 

Часть 2. Последовательность внедрения элементов КСУП

Функции и возможности ИСУП на старте

Прежде всего, система автоматизации процессов проектного управления должна уметь выявлять отклонения в проекте: осуществлять хранение и мониторинг ограничений проекта – сроки, ресурсы, бюджет, их расход относительно плана. Также для отслеживания принятых решений всеми участниками системы система должна уметь хранить документы и ссылки на них. Если говорить о возможностях системы, важен автоматизированный сбор отчетности для ускорения получения информации. Если подытожить, нужна гибкая, быстрая, легко настраиваемая, желательно без привлечения программистов, система. Необходимо, чтобы ИСУП могла сосуществовать с другими системами, которые, как правило, уже используются в компаниях. То есть она должна быть гибкой в адаптации для снижения риска потери времени и данных.

Обычно для внедрения КСУП предлагается определенная последовательность – «стандартный план», состоящий из 5 этапов:

  1. Определение зрелости компании, запроса и процессов, которые необходимо внедрить, анализ проектной деятельности.
  2. Разработка методологии – определение процессов, которые подлежат автоматизации.
  3. Создание Проектного офиса.
  4. Внедрение ИСУП.
  5. Пилотирование проекта

Но как показывает практика, определенные моменты этого плана все же приводят к неудачам.

Разработка методологии, вынесенная в плане в отдельный этап, в реальности никогда не заканчивается. Методология будет дополняться столько, сколько будет развиваться компания. После разработки методологии и создания Проектного офиса, внедрение ИТ-инструмента неизбежно будет менять процессы в компании. По своей структуре и природе ИТ-инструмент имеет свои особенности, которые на практике позволяют что-то сделать по-другому и эффективнее. И это в свою очередь, ведет к изменению методологии (переписка инструкций, отказ от неудобных или ненужных процессов, реакция персонала на изменение, экспертиза консультанта по внедрению ИТ- системы). При запуске пилотов методология меняется еще сильнее – глобальное внедрение «теории» провоцирует большое число переделок на практике, что также является инструментом для доработки существующего видения компании в соответствии с меняющимися бизнес-реалиями.

Таким образом, ключевой оказывается гибкость в подходе к управлению проектом внедрения КСУП. Создание Проектного офиса лучше всего делать параллельно с внедрением ИТ-инструмента. Внедрение ИСУП тоже не может быть закончено до того момента, пока компания не поймет, насколько система помогает выполнению проектов. Ясность, как правило, приходит с запуском и пилотированием нескольких реальных проектов.

Выгоды гибкого подхода становятся понятны: совмещение инструмента, правил и реальных проектов компании приводит к выработке эффективной методологии, сокращению сроков внедрения ИТ-инструмента за счет синхронизации процессов внедрения. Заказчик быстрее получает те результаты и эффекты, ради которых был инициирован проект внедрения КСУП. Заинтересованные стороны включаются раньше, чтобы при необходимости поменять методологию или существующие в компании подходы, отказаться от ненужных процессов. Тем самым, цели достигаются быстрее за счет не теоретического, а практического подхода к вопросу.

Подход к внедрению ИСУП от Advanta

Фаз по внедрению проекта ИСУП может быть несколько, в зависимости от того, сколько компании нужно времени, чтобы опробовать методологию и настроить ИТ-инструменты. Компания «Адванта» предлагает модель работы по результатам, которая направлена на получение быстрых и эффективных результатов регулярно. Благодаря большому опыту внедрений, были выявлены наиболее эффективные процессы, которые должны поддерживаться системой и которыми было бы удобно пользоваться. К этим процессам относятся процессы фиксации документов, договоренностей, согласования, обсуждения, разработка планов и их хранение, автоматический сбор отчетности и анализ отклонений от этих планов. А еще это – оценка прогресса выполнения и принятие решений на основе системы, приемка и сохранение результата и данных о том, кем и когда он был принят.

Таким образом, модель работы по результатам, предлагаемая компанией «Адванта Консалтинг», основывается на организационной структуре с четким распределением ролей и ответственности на всех уровнях управления, системе правил и программном решении для организации необходимых процессов с возможностью перестройки и перенастройки согласно стратегическим целям.

 

И в завершении, отвечая на поставленный в начале публикации вопрос – что первично: методология или ИСУП? – еще раз акцентирую внимание на том, что эти процессы нужно запускать параллельно. Одновременно внедрять ИТ-инструмент, разрабатывать первичную методологию и создавать четкую оргструктуру бизнеса. Проверку методологии лучше начать с пилотных проектов, постепенно переводя в систему все проекты компании.

Таким образом, руководствуясь этими принципами, вы сможете внедрить работающую ИСУП, которая позволит эффективно управлять сроками, финансами и рисками в проектах, распределять ресурсы, координировать действия проектных команд. А это значит, что управляемость и прозрачность бизнеса возрастет, ускорится его рост и увеличится прибыльность. А не об этом ли мечтает каждый собственник и топ-менеджер?

 

 

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Комментарии

Так же будет интересно:

16 февраля 2012

Если в двадцатом веке проектное управление было сначало секретной технологией, потом ноу-хау, инновацией, то в двадцать первом оно стало жизненно необходимой компетенцией для любой компании.

8 ноября 2008

В этой статье мы рассказываем об эффективной модели решения проблем проектов, основанной на групповой динамике виртуальных рабочих групп.

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать книгу

Для получения книги  «С чего начать внедрение

проектного управления?»  заполните форму

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".
Спасибо!
Мы свяжемся с вами в ближайшее время
Ошибка!
Попробуйте позже.