Анализ ROI: Система управления проектами приносит результаты

Система управления проектами

В последнее время программному обеспечению по управлению проектами уделяется все больше внимания. Поэтому Gantry Group проанализировала ключевые показатели ROI от использования системы управления проектами.

Главные выводы анализа говорят о том, что система управления проектами «позволяет сэкономить до 6,5% среднего годового ИТ-бюджета к концу первого года использования и 14% чистого дисконтированного дохода спустя три года после внедрения».

Кроме того, было выявлено:

Резкое увеличение среднегодового показателя своевременного завершения проектов на 45,2%.
Сокращение времени, затрачиваемого менеджерами на подготовку отчетов о статусе проектов, на 43.2%. Это приблизительно 3,8 часов рабочего времени руководителя в неделю.
Снижение времени, затрачиваемого ИТ-руководителями на отчеты о потреблении рабочих ресурсов на 54,7%, сокращая временные затраты на 3,6 часов в расчете на один отчет.
Сокращение времени на получение финансового одобрения для новых проектов на 20,4% или 8,4 дня.

Исследование покрывает две широкие сферы: материальную - сокращение прямых расходов и нематериальные выгоды.

Измеримые преимущества имеют прямое финансовое выражение:

Снижение перерасходов ИТ-бюджетов. Лучшее понимание потребности в ресурсах и большая прозрачность статуса ИТ-проектов независимо от их сложности, позволяют ИТ-компаниям избегать часто возникающих ситуаций с перерасходом ИТ-бюджетов.
Сокращение расходов на нестратегические проекты. Неосознанно многие нестратегические проекты финансируются в ущерб стратегическим. Расходы на нестратегические проекты являются на сегодняшний день, пожалуй, самой распространенной и дорогостоящей проблемой для компаний. Нестратегические проекты расходуют как денежные ресурсы, так и ресурсы развития, зачастую вытесняя действительно стратегические проекты и бизнес-преимущества, которые они приносят.
Сокращение трудозатрат за счет сокращения количества запросов на изменения. Недостаток сведений о том, как реализация одного проекта взаимосвязана с реализацией других проектов портфеля, может привести к тому, что взаимосвязи портфеля проектов будут выявлены после завершения фазы проектирования. В таких ситуациях требуются постоянные корректировки проектной документации при помощи дорогостоящих запросов на изменения. В результате реализация проекта требует больше времени и больше ресурсов, чем было первоначально заложено.
Снижение затрат на человеческие ресурсы за счет улучшения загрузки персонала. Когда требования и взаимосвязи проекта выявлены на начальных стадиях, план проекта более стабилен и надежен. Компания улучшает эффективность труда и снижает трудозатраты, связанные с ненужными изменениями плана проекта. Полагая, что ресурсы не доступны для выполнения новой задачи проекта, компания иногда нанимает дополнительный персонал или держит подрядчиков для выполнения дополнительной работы, в которых она на самом деле не нуждается.
Снижение расходов на управление проектами. Эффективность управления проектами определяется тем, насколько просто руководители проектов могут уточнить график проекта и статусы, выявлять нерешенные вопросы и устранять влияние взаимозависимостей проектов на графики проектов. Точный статус проекта зачастую настолько сложно определить, что оценка состояния проекта осуществляется периодически, а не в режиме реального времени. В таких случаях вопросы и проблемы проекта остаются нерешенными до очередного момента оценки статуса проекта.

Приведенная ниже таблица показывает общий ROI на уровне 14% за 3-летний период, который был получен за счет использования респондентами систем управления проектами.

ROI систем управления проектами

Нематериальные выгоды от внедрения системы управления проектами нельзя непосредственно измерить с финансовой точки зрения или подвергнуть учету:

Улучшение системы запросов на изменения. Изменения в проекте возникают из-за слабого контроля межпроектных взаимосвязей и недостатка понимания проектных требований на этапе проектирования. Отсутствующую функциональность и дефекты проектирования зачастую обнаруживают уже после запуска разработки.
Увеличение количества проектов, завершаемых в срок. Когда требования проекта не полностью определены и не выявлены зависимости графика проекта, реализация проекта затрудняется. Сдвиги графика проекта, как правило, вызывают изменения в функциональности, требуют неожиданных обходных решений, становятся причиной позднего выявления проблем и зависимостей проекта, неточной оценки необходимых ресурсов.
Увеличение количества проектов, завершаемых в рамках бюджета. В условиях изменения содержания проекта сложно определить затраты на его реализацию, поэтому ИТ-бюджеты постоянно изменяются и/или являются не точными.
Сокращение времени, затрачиваемого руководством на отчеты о статусах проектов. Подготовка и обсуждение отчетов о статусе проекта – основная статья затрат времени для руководства ИТ-отделом. ИТ-отделы часто компенсируют отсутствие стандартизированного инструмента отслеживания хода проекта разработкой презентаций в Microsoft PowerPoint о состоянии каждого проекта.
Сокращение времени на разработку отчетов по фактическим трудозатратам. Большинство ИТ-команд обязаны представлять ежемесячные отчеты по фактическим трудозатратам в соответствующие финансовые отделы своих компаний. Используя ручные процессы управления проектами, проблематично и очень трудоемко определить, в каком объеме и в каком из проектов были задействованы ресурсы в отчетный период времени.
Повышение эффективности процесса принятия решения об инициации ИТ-проектов. Подготовка необходимой отчетности вручную делают процесс принятия решения крайне трудоемким и медленным.
Улучшение процесса выбора проектов для реализации. ИТ–организации, которые обладают формальным, но как правило ручным процессом выбора проектов для реализации, зачастую стремятся сделать этот процесс прозрачным для высшего руководства. При отсутствии контроля и критики со стороны руководства при отборе проектов для реализации часто выбираются необоснованные проекты без замечаний от кого-либо в компании.

Таблица ниже показывает нематериальные выгоды, возникающие от использования системы управления проектами, простирающиеся от наименее значимого (соответствие рамкам бюджета) до наиболее существенных (увеличение количества проектов, завершенных в срок):

Выгоды системы управления проектами

Анализ неудач проектов

Рассматривая данные такого типа, важно принимать во внимание качество исследования и то, насколько оно применимо к вашей конкретной ситуации.

Качество анализа

Дейл Троппито, управляющий партнер Gantry Group, сказал мне, что они использовали «консервативные» предположения, когда собирали и анализировали данные. Я доверяю как анализу, так и методологии. Дейл добавил, что исследование проводилось в течение 6-7 месяцев, что вполне обосновано, учитывая какая кропотливая работа требуется, чтобы собрать воедино данные о ROI реальных клиентов. В целом, я считаю, что результаты достоверны и точны.

Иллюстрация ниже демонстрирует подход к анализу:

Расчет ROI от внедрения системы управления проектами

Применимость результатов.

Конкретные результаты могут отличаться в зависимости от сильных и слабых сторон выбранного вами решения, а также от того, насколько завершен процесс внедрения системы управления проектами, и того, насколько система интегрирована в повседневные бизнес-процессы вашей компании.

Резюме.

Это хороший анализ, основанный на реальных данных клиентов. Он посвящен ключевым вопросам, имеющим отношение ко всей категории систем управления проектами. Исследование показывает, что системы управления проектами позволяют получить существенные и измеримые выгоды для ИТ-проектов.