6 способов стать лучшим руководителем проектов

Руководители проектов выполняют много ролей: фасилитаторы, кризис-менеджеры и даже переводчики (переводят бизнес-потребности в реальные планы для команд и выравнивают ресурсы). Они должны преодолевать ограничения, составлять карты навыков и устанавливать временные рамки для достижения положительных результатов для бизнеса. В эпоху цифровых технологий, когда господствует принцип «делай больше с меньшими затратами» руководители проектов играют решающую роль в успехе бизнеса, особенно в быстро меняющемся мире ИТ и программного обеспечения.

Авторы исследования поговорили с восьмьюдесятью руководителями проектов из компаний разного размера и разных отраслей, чтобы узнать у них лучшие приемы повышения навыков управления проектами.  Восемьдесят один профессионал ответили на вопросы, помогая улучшить работу PM в пяти областях:

• коммуникации,
• управление временем и производительность,
• построение сообщества,
• структура, рабочий процесс и планирование проекта,
• лидерство и сотрудничество,
• инструменты управления.

Ниже приведены лучшие советы их этих интервью.

Коммуникации

Это один из самых важных навыков в арсенале руководителя проектов: ему необходимо выстраивать общение с топ-менеджментом, членами исполнительской команды проекта, финансовым отделом, персоналом и внешними заказчиками. Без частых, открытых и откровенных бесед о целях, препятствиях, обходных решениях и ожиданиях у проектов намного больше шансов закончится неудачей.

Приоритеты и планы проектов могут меняться. Дедлайны могут быть пропущены. Масштаб проекта может измениться. Но коммуникации должны оставаться последовательными. Электронные письма, совещания, отчеты о статусах и планы проектов – это все инструменты, облегчающие общение – говорит Лиз Хелбок, старший директор по управлению программами Events.com. «Мы, как руководители проектов, должны работать над тем, чтобы все эти линии коммуникаций были открыты того, что у нас были все детали для отчетности перед руководством и заказчиками проекта» – говорит она.

Тайм-менеджмент и продуктивность

В своей работе мы сталкиваемся с бесконечными отвлекающими вещами, и руководители проектов должны обладать навыками, позволяющими держать команды и проекты в рамках сроков и согласованных действий. Эффективное управление временем и производительность – важнейшие навыки. Стратег по вопросам карьеры и малого бизнеса Майк МакРичи предлагает вам отметить задачи, которые должны выполняться в неукоснительном порядке это «критический путь» проекта, чтобы жестко управлять этими активностями. Это такие места, в которых замедление проекта может вылиться в сорванные дедлайны проекта.

«Каждому проекту нужна четкая конечная цель. В чем потребность этого продукта / проекта? Какую проблему мы пытаемся решить? Когда вы определяете проблему, вы также должны четко определить, в чем заключается ее решение. Определение метрик успеха означает измеримые цели и четкую финишную черту» - говорит Синди Кальвин, руководитель маркетинговых проектов в компании Veterans United Home Loans.

Руководители проектов должны также отслеживать время своей команды. Отслеживая время, потраченное вашей командой на проект, вы получите достоверную оценку сроков выполнения определенных задач. Вы узнаете, сколько времени проекты заняли в прошлом, и вы сможете использовать эту информацию для оценки средней скорости каждого члена команды для каждого проекта. Это важно при принятии решения о том, сколько времени будет выделяться для каждого члена команды в будущем.

Формирование вашего сообщества

В основе работы команды проекта лежит доверие, взаимное уважение и ответственность, поэтому очень важно убедиться, что вы создаете среду, в которой все члены команды чувствуют себя услышанными, а их усилия и вклад ценится.

По словам Пола Найбура, директора по развитию бизнеса в Parallel Project Training, поддержка высшего руководства, заказчиков и вовлеченность проектных команд имеет решающее значение для успеха проектов. «Проект – это очень динамичная вещь, и поэтому поддержка всех ключевых людей в организации действительно важна для того, чтобы двигаться дальше. Это особенно актуально, когда дела идут плохо» – говорит он.

И не берегите похвалу и одобрение до тех моментов, когда дела будут идти хорошо.  Для повышения морального духа более важно признание тяжелой работы и усилий, когда дела идут не так, как планировалось. «Это, наверное, самая важная часть, которую часто упускают из виду. Многие люди чувствуют, что их не благодарят за их работу, и комплименты могут заставить человека чувствовать себя действительно хорошо. Измените себя и поблагодарите их. Оставьте положительный отзыв в их профиле LinkedIn. Расскажите их начальнику, какую большую работу они сделали» - говорит Томас Вулдридж, менеджер ИТ-проектов Relamark.com.

Структура, рабочий процесс и график проекта

Одна из самых важных вещей, которую может сделать руководитель проекта - устранить препятствия для своих команд. Это поможет поддерживать проекты в рамках согласованной структуры, сделать рабочий процесс более эффективным и следовать графику.

«Распределяйте задания так, чтобы они выполнялись в максимально эффективном порядке – чтобы предшествующие задачи были полностью завершены, перед переходом к следующим и устраните препятствия, мешающие членам команды выполнять свою работу» – говорит Бен Снайдер, генеральный директор Systemation.

Вы также должны предусмотреть дополнительное время перед каждым дедлайном в рамках проекта, чтобы быть уверенным, что есть время для решения неизбежных неожиданных проблем. «Оцените еженедельный план проекта и определите слабые места плана. Обратите внимание на объем, время, стоимость, к чему вы должны прийти, и как это соответствует вашим срокам и задачам проекта. Как только вы определите слабые места, предпримите необходимые действия, чтобы закрыть их. Не пропускайте время на рассмотрение «пробелов», иначе они могут стать слишком большими и непреодолимыми» - говорит Снайдер.

Лидерство и сотрудничество

Лидерство заключается в том, чтобы помогать командам проекта, преодолевать препятствия, выявлять и использовать их сильные стороны, и мотивировать на продолжение работы в тяжелых ситуациях, а не только в распределении ресурсов и действия согласно стандартам. Хотя это тоже, несомненно, является важным. 

«Проще сосредоточиться на управлении временем, бюджетом и масштабом проекта, кроме того, это наша работа! Но помимо всего этого, руководители проектов должны помогать людям. Мы помогаем и нашим командам и нашим клиентам оставаться в курсе событий, не допускаем их перегрузки и возникновения сложных ситуаций и проблем» - говорит Рози Браун, руководитель креативных проектов Sterling Communications.

Чтобы быть лучшим менеджером проектов, вы должны хорошо знать сильные и слабые стороны каждого члена команды. Дэвид Ривез, руководитель проектов Luxe Translation Services, выделяет время, чтобы ознакомиться с уникальными талантами и сильными сторонами каждого человека в своей команде, чтобы определить, насколько тот или иной человек подойдет для конкретной задачи. Это позволяет ему предполагать, какие проблемы могут возникнуть и как их преодолеть.

Инструменты управления

Наконец, используйте преимущества доступных технологий, чтобы эффективно выполнять свою работу. Рассмотрите все - от ПО для отслеживания проектов и сервисов совместного доступа к файлам до инструментов совместной работы, найдите решение, которое лучше всего пойдет для ваших команд, и заставьте его работать на вас.

С таким большим количеством программного обеспечения для отслеживания времени и проектов, легко следить за проектами, чтобы убедиться, что они находятся на правильном пути. Вы также можете принять несколько протоколов, чтобы вернуть хронически опоздавших членов команды в нужное русло, создав дополнительное время для согласований. Используйте разнообразные напоминания, например, те, что отправляются по электронной почте, включая напоминания о задачах в Outlook, или ставя короткие встречи в календаре участников проектов» - говорит Гвендолин Кестрел, цифровой аналитик Digital Advertising Works.

«Для заказчиков, которые обычно пропускают дедлайны, если они не являются ключевыми, используйте фразу: «Пожалуйста, просмотрите до конца следующего понедельника. Если я не получу от вас ответ к тому времени, я буду считать, что мы можем двигаться вперед». Если вам абсолютно необходимо их согласование, укажите, что поставлено на карту: «Пожалуйста, ознакомьтесь с этим до конца дня следующего понедельника. Если я не получу от вас ответ к тому времени, проект может выйти за согласованные сроки».