Внедрение системы
Назад к списку статей

10 типичных ошибок при внедрении проектного управления. Часть 1

Илья Едигарьев, руководитель Департамента внедрения компании «Адванта Консалтинг»

Как это всегда бывает при внедрении новых инструментов и подходов, совместные с заказчиками проекты не проходят полностью гладко – все сталкиваются с трудностями и непредвиденными препятствиями, все совершают ошибки.

Задача отдела внедрения, который я возглавляю, состоит как раз в том, чтобы «показать, где лежат грабли», то есть уберечь заказчика от типичных ошибок, которые мы уже научились не совершать, и, тем самым, привести максимально коротким путем к нужному результату. 

В этой статье я попробую перечислить часто встречающиеся ошибки при внедрении систем управления проектами: завышенные ожидания; ложные предпосылки; распространенные, но неверные мнения. Сразу оговорюсь, что под системой управления я буду подразумевать как программный продукт, так и комплексную систему, включающую методологию и обученный персонал.

1. Приобретая систему управления проектами – точнее, заплатив за нее деньги, заказчик уверен, что жизнь теперь наладится. При этом она станет лучше не только у тех сотрудников и подразделений, что напрямую связаны с управлением проектами, но и у всех остальных. Все процессы компании сами собой перестроятся и станут оптимальными, прибыль потечет рекой, сотрудники станут исполнительными и компетентными, а у лысых вырастут волосы.

А почему нет?

  • Для начала сформулируйте, какие именно проблемы вы хотите решить. Что исправить? Действительно ли вопрос в управлении вашими проектами и задачами? Убедитесь – с нашей помощью или самостоятельно – что приобретаемый продукт на самом деле вам подходит, что он способен решить ваш круг проблем. Не стоит покупать систему только потому, что у вашего конкурента или партнера она уже есть (и у него, условно, все хорошо).
  • Никакая информационная система в ближайшем будущем не заменит компетентного руководителя – она будет только предоставлять данные для принятия решений, а принимать решения предстоит вам, и никому другому. Увы, нужно признать, что иная картина пока остается в области научной фантастики.
  • Если вы все это осознаете, важно принять еще один факт: момент приобретения системы – только начало большого пути. Даже если вы сотрудничаете с нами (или другими консультантами – ну, это навряд ли), не стоит забывать, что это только ваша компания и ваши процессы. А если уж совсем честно – то это ваше внедрение. Консультант ведь потому так и называется, что только помогает и советует. Успех зависит только от вас.

2. Техническое задание на систему превращается в свод знаний автора об управлении проектами. Одни переписывают туда PMBoK, едва ли не дословно. Другие описывают столь же подробно систему, с которой работали когда-то раньше и которую хорошо знают.

Часто автор составляет требования к системе, основываясь не на реально работающем процессе в своей компании, а на некоем идеальном представлении о нем. Кажется, так и должно быть? Идея верная, но у вас есть шанс получить список требований, под который вы не сможете найти продукт.

Как же быть?

  • Для начала сверьтесь со списком целей и проблем, который мы с вами подготовили в первом пункте. Все требования должны быть нацелены на решение этих проблем. Что не нацелено – отметайте.
  • Без крайней необходимости не закладывайте ничего на перспективу: сейчас функция не нужна, но вдруг что-то поменяется? Давайте отметем это «вдруг» и будем помнить, что жизненный цикл любой автоматизированной системы управления в компании редко превышает 5 лет. Как бы это ни было грустно для производителей.
  • Аккумулируйте лучшие практики, но берите из них только необходимый минимум. Помните, что тот же самый PMBoK – это свод знаний, а не буквальное руководство к действию. Блеснуть знаниями у вас, наверняка, еще будет повод.
  • Постарайтесь спроектировать такую систему, которую вы сможете запустить в реальные короткие сроки. Снова вспомним предыдущий пункт: внедрять – вам.

3. Объять необъятное: заказчик хочет всего и сразу. В знаниях об управлении проектами несколько областей: управление сроками, стоимостью, качеством и так далее. Точно также любая внедряемая система имеет модули или функциональные блоки, близкие по смыслу. С чего начать? Заказчик знакомится с возможностями системы, ему нравится все, ограничить рамки крайне трудно.

Как расставить приоритеты?

  • Обязательно двигайтесь поступательно: определите пилотную зону и очередность внедрения функциональных блоков. Не пренебрегайте этапами тестирования и опытной эксплуатации, даже если внедряете простые функции.
  • Начните с максимально упрощенного процесса – так будет легче работать с пользователями. Ведь даже при их высокой лояльности избежать сопротивления не удастся.
  • При внедрении системы Advanta мы выделяем так называемые «Базовые процессы УП»: это управление проектами по контрольным точкам с отдельными функциями управления коммуникациями и проектным документооборотом. Только после того, как эти процессы у заказчика настроены и запущены, мы считаем возможным расширять контур: управлять бюджетом проекта, усложнять сетевые графики, детально планировать ресурсы и т.п.

4. Нанимая команду консультантов, заказчик снимает с себя ответственность за проект. В нашей практике было, увы, немало примеров, когда команда консультантов, работающая на проекте внедрения, оказывалась у заказчика в полном вакууме. Руководитель проекта (РП) со стороны заказчика хоть и выделен, но перегружен текущими делами; персона заказчика вроде бы тоже известна, но к нему запись за два месяца. Все, что у нас на руках – неработающее положение о проектной деятельности пятилетней давности и наше личное представление о прекрасном. «Вы эксперты – говорит нам заказчик, когда мы все же к нему попадаем. – Вам и карты в руки. Как внедрите – позовете». Стоит ли рассказывать, чем заканчивались такие проекты?

А как должно быть?

  • Снова обратимся к выводам в нашем первом пункте. Дорогие заказчики! Это ваша компания и ваше внедрение. Несмотря на юридически закрепленные обязательства и самые добрые намерения консультантов – мы уйдем, а вы останетесь.
  • Мало написать устав и приказ о начале проекта внедрения и назначить в нем роли – нужно всерьез озаботиться тем, чтобы назначенные на эти роли сотрудники (заказчик, РП, аналитики, администраторы, эксперты) смогли участвовать в проекте и считали эту деятельность хотя бы не менее важной, чем привычная операционная.
  • Подумайте о мотивации. Любой сотрудник должен понимать, за что он отвечает в проекте, и что – негативное лично для него – произойдет в том случае, если результат не будет достигнут.

5. Неизвестно, чего ждет от проекта реальный заказчик, как он будет оценивать результаты. На проекте нас встречает РП клиента, часто он же инициатор и эксперт в проектном управлении. На просьбу встретиться с директором по развитию или генеральным РП отвечает нам: «Все вопросы – ко мне. Я здесь отвечаю за проекты, и Петр Семенович во всем меня поддержит. Не будем его беспокоить, человек занятой». Проходят месяцы внедрения, на этапе финальной приемки неожиданно появляется Петр Семенович и говорит: «Э, ребята, что-то не то».

Как же так вышло?

  • Вполне возможно, что неопрошенный вами топ – действительно не эксперт, и именно в этом проблема. Но вы должны узнать об этом на старте проекта, а не при его завершении. Совсем необязательно безропотно следовать его указаниям: вы всегда можете скорректировать ожидания и договориться о критериях приемки, которые устроят всех. Главное – явно это озвучить и закрепить на старте.
  • Очень важно услышать требования, проговоренные самим заказчиком. Даже если у вас подписана тысяча документов, а двух трактовок требований может не быть. Свойство многих руководителей – не принимать никаких результатов без критики. А критиковать свои собственные решения будет уже сложнее.
  • Еще одна важная роль высокопоставленного заказчика – поддержка проекта авторитетом. Только он может встать на стартовом совещании и решительно сказать: проекту быть. Пресечь возражения. Регулярно интересоваться результатами проекта. Требовать от сотрудников выполнения обновленных регламентов и процессов даже тогда, когда они не очень значительно влияют на его работу и его решения. Для всего этого заказчик также нужен вам лично. Чем более высокую должность при этом он будет занимать, тем лучше.

Продолжение  во второй части публикации

 

 

 

Получать статьи регулярно

Рекомендуем присоединиться к 16 000 подписчиков нашей аналитической рассылки по проектному управлению. Письма приходят не чаще 1 раза в неделю и не содержат рекламы. Вы можете отписаться в любое время.

Комментарии

Так же будет интересно:

21 января 2009

Целью проекта было создание корпоративной информационной системы управления бизнесом.

2 октября 2012

НТЗМК присвоили второй класс зрелости по модели IPMA Delta после структурирования проектной деятельности в системе Адванта.

Демоверсия продукта


Для отправки ссылки на демоверсию системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить демоверсию».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор


Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и предоставить демоверсию системы.



Запросить консультацию


Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и проконсультировать по работе системы.

Скачать книгу

Для получения книги  «С чего начать внедрение

проектного управления?»  заполните форму

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Для заказа презентации системы Адванта, просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Получить презентацию системы».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Для каждой компании мы подбираем решение индивидуально. Пожалуйста, заполните форму, чтобы мы могли связаться с Вами и провести презентацию системы Адванта.

Заявка на партнерство

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Общее количество сотрудников в Вашей компании

Заявка на просмотр вебинара

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку «Отправить».

Количество сотрудников в Вашей компании

Общее количество сотрудников в Вашей компании

b-quote__ava-1.png

Дмитрий Мазеин


Генеральный директор

Подписка

Для отправки заявки просим Вас заполнить короткую анкету и нажать кнопку "Отправить".
Спасибо!
Мы свяжемся с вами в ближайшее время
Ошибка!
Попробуйте позже.