10 ключевых метрик для определения успешности проектного офиса
Сегодня роль проектного офиса в поддержке стратегических бизнес-приоритетов стала как никогда важной. Когда проектный офис становится более успешным, ему также необходимо быть более ответственным и доказывать свою ценность. В этой статье мы выделим 10 метрик, которые на наш взгляд, помогут отслеживать производительность и соответствовать стратегии развития проектного офиса. И хотя проектный офис, скорее всего, не сможет начать соблюдать все эти метрики сразу же, при достижении им определенной зрелости, он должен отражать большинство из них в своих ежеквартальных отчетах.
Мы систематизировали 10 показателей для того, чтобы отслеживать 4 основных группы, оказывающих влияние на развитие организации: (1) соответствие стратегии, (2) эффективность работы, (3) реализация и (4) получение бизнес-ценностей.
Соответствие стратегии
1) Процент проектов, соответствующих стратегическим целям. Число проектов или средняя стоимость проектов, которые соответствовали, по крайней мере, одной стратегической цели компании в сравнении с общим числом проектов.
2) Цели для инвестирования (рассчитываются в денежном выражении). Устанавливаются инвестиционные цели для проектов разных типов (стартапы, развития, преобразования) и анализируются различия в затратах на эти проекты. Для ИТ простой альтернативой этому показателю будет отчетность по процентам работ/стоимости затраченных на поддержание инфраструктуры.
3) Инвестиционные цели для бизнес-единиц компании (рассчитываются в денежном выражении). Набор инвестиционных целей по затратам и работам для каждой бизнес-единицы компании и анализ различий между ними.
Операционная эффективность
4) Процент загруженности ресурсов. Процент времени, затраченного на производственную деятельность, такую как работа по проекту, обработка заявок и так далее.
5) Процент объема проектных работ. Для проектных офисов в ИТ-сфере это процент времени, затраченного на работы по проектам, в отличие от времени, потраченного на техническое обслуживание и обработку заявок. Этот показатель следует измерять в сравнении с его плановым значением, чтобы продемонстрировать реализацию новых технологических и бизнес инвестиций.
6) Процент оттока проектов. Число проектов, которые были приостановлены или отменены в сравнении с общим числом проектов за определенный период.
Реализация
7) Увеличение процента успешных проектов или снижение процента неудачных проектов. При этом успешный проект не только тот, который завершен в рамках бюджета и в запланированные сроки, но и тот, который соответствует бизнес-требованиям (определяется при помощи опроса стейкхолдеров по завершению проекта).
8) Процент отклонений бюджета. Экономия, выраженная в процентах сэкономленного бюджета. При этом предполагается, что стоимость проекта была точно определена на этапе планирования. Для измерения этого показателя можно также использовать метод освоенного объема. Для примера, вы можете рассматривать процент проектов с индексом выполнения стоимости превышающим 1.
Индекс выполнения стоимости = планируемая (сметная) стоимость выполненных работ (ПСВР) / фактическая стоимость выполненных работ.
Планируемая (сметная) стоимость выполненных работ – это освоенный объем (определение PMI). Проектному офису необходимо отслеживать Индекс выполнения стоимости на регулярной основе для каждого проекта.
Получение бизнес-ценностей
9) Удовлетворенность клиентов (%). Показатель удовлетворенности клиентов/стейкхолдеров результатами проекта. Определяется при помощи опроса по завершению проекта.
10) Получение бизнес-ценности. Компания получает бизнес-ценности, когда выбирает правильные проекты для реализации и реализует их в правильное время. Выбор правильных проектов включает в себя оценку добавочной стоимости проекта. Лучше всего, если этот показатель будет рассчитан исходя из реальных преимуществ полученных после завершения проекта, но, чаще всего, его проще рассчитать предварительно, беря в расчет дату завершения проекта. Этот показатель может выражаться в экономии средств, дополнительных доходах, повышении удовлетворенности клиентов и т.д. Стандартную модель оценки можно использовать для стандартизации различных выгод, и показатель бизнес-ценности используется для оценки полученных выгод.
Источник: itknowledgeexchange.techtarget.com
